15 فكرة لتنظيم مكتب العمل لزيادة الإنتاجية في عام 2024

تنظيم المكتب دائمًا ما كان أمرًا صعبًا بالنسبة للكثير منا الذين يعملون من المنزل أو في مكتب.

على سبيل المثال، عندما كنت صحفيًا، كنت أكوم برصف الصحف القديمة والصفحات المطبوعة وتصاميم الطباعة في جميع أنحاء مكتبي الكبير وطاولة الاجتماعات.

كانت طريقتي المفضلة هي رصف كافة الورق والنشرات والمذكرات القديمة في خزانة الملفات بجوار مكتبي ومن ثم لا انظر إليها لفترة طويلة حقا. حظًا سعيدًا في العثور على قائمة مهامي أو العثور على ملف في لحظة مهمة. ها هنا الخبر السار: هناك طريقة أفضل للحفاظ على تنظيم مكتبك (15 منها بدقة)!

إليكم 15 نصيحة وحيلة لتنظيم مكتبك ومساعدتك في البقاء على رأس العمل والعثور على أي شيء في لحظة.

لنبدأ.

15 فكرة ونصائح لتنظيم المكتب

1. احتفظ بمساحة مكتب مفتوحة

احفظ المنطقة المجاورة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك خالية من أي فوضى. بهذه الطريقة، يمكنك مراجعة الأوراق أو الوثائق على الفور دون الحاجة إلى تنظيف أي مكتب أو مساحة مكتبية.

ولا تبقى الأشياء هنا لفترة طويلة.

قم بمراجعتها، تحريرها، والموافقة عليها، ثم تحركها.

تشبه إلى حد ما سير عمل كانبان!

هذه مجال آخر حيث تعتبر تطبيقات التنظيم وبرامج إدارة المشاريع مصادر رائعة لديك. في العديد من الأدوات مثل ClickUp، يمكنك مراجعة الوثائق وربطها مباشرة هناك، مما يجعل مساحتك الرقمية منظمة أيضًا.

2. احتفظ بجهاز كمبيوتر سطح المكتب أمامك

الحفاظ على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول الخاص بك أمامك يساعدك على البقاء مركزاً.

ومع ذلك، يجب أيضًا أن تكون مريحًا، لذا تأكد من أن يكون الشاشة بطريقة تتمكن من الجلوس أمامها مع ظهرك مستقيمًا. امنح نفسك مساحة كافية، حوالي 1.5 قدم أمامك. وماذا عن أسلاك الكمبيوتر؟ احتفظ بتلك خلف مكتبك وجرب مشابك اسلاك الكمبيوتر للحفاظ على تلك الأسلاك والشواحن.

يمكنك دائمًا استخدام منظم مكتبي أيضًا إذا أردت.

3. ضع الأشياء التي تستخدمها بشكل أكبر بالقرب من يدك السائدة

توفير العناصر التي تستخدم بشكل متكرر بالقرب منك يمكن أن يساعد في منع الحركات الغير ضرورية التي قد تؤدي إلى عدم الراحة أو التعب. على سبيل المثال، الوصول المتكرر لعنصر عبر المكتب يمكن أن يسبب آلام الكتف والرقبة مع مرور الوقت، مما يؤدي إلى تقليل الإنتاجية والراحة. نصيحة سريعة استخدم مساحة الحائط الخاصة بك. إذا لم يكن لديك الكثير من مساحة التخزين في منطقة مكتبك أو مكتب صغير، قد تكون الحلقة الطافية هو الرف العائم. ومع ذلك، إذا لم تكن لديك أي مساحة حائطية فارغة، اشتري صينية مكتب قابلة للتراص.

4. احتفظ فقط بما تحتاجه على مكتبك

الاحتفاظ بما تحتاجه فقط على مكتبك هو وسيلة ممتازة للبقاء منظمًا وإنتاجيًا. يمكن أن يكون مساحة العمل المزدحمة ملهمة وتجعل من الصعب التركيز على المهمة التي تقوم بها. عن طريق الاحتفاظ بالعناصر الأساسية فقط داخل متناول يديك، ستقوم بإنشاء مساحة عمل أنظف وأكثر تيسيرًا تسمح لك بالتركيز بشكل أفضل.

5. لون رمز ملفاتك

نعم، احتفظ بالأشياء الضرورية والمهمة.

ولكن يمكنك أن تأخذ خطوة إضافية وتفرق بينها في أقسام مختلفة مع حاملات ملفات ملونة، منظمات ملفات، أو فاصلات.

لنقل:

• الأحمر للتسويق
• الأخضر للمبيعات
• الأزرق للإبداع / التصميم
• الأصفر للتقارير ، وهلم جرا.

هكذا، ستتعرف بسرعة على اللون عندما تحتاج إلى عنصر معين.

حرِّك هذا المستوى نفسه من التنسيق في الألوان إلى المكتب الإفتراضي مع ClickUp! جرب استخدام قالب مصفوفة الأولويات في ClickUp لتنظيم مهامك بألوان وأولويات مختلفة.

6. تجميع العناصر المتشابهة معا

ما لم تكون فنانًا يستخدم الألوان الاكريليك والفرش والكثير من اللوازم الأخرى، يمكن أن تكون كل اللوازم المكتبية الخاصة بك قادرة على الاستوعاب في درج واحد.

احتفظ بدرج مكتب واحد فقط لللوازم المكتبية الخاصة بك التي تكون متعددة الاستخدامات.

ومن المقبول إذا دخلت مقصك هناك، جنبًا إلى جنب مع ملاحظاتك الملصقة، وأزرار الدفع، وشريط Washi المفضل لديك.

الآن، يمكنك استخدام أدراجك الأخرى لأشياء أخرى، مثل تلك الأسلاك التي نسيت أبدًا أن تتخلص منها، أو حتى درج مخصص للطعام السريع.

في ClickUp، يمكنك دمج المجموعات في ق (…) ظاهري مكتب استخدم تسلسل المشروع المنظم الخاص بنا لتجميع المهام ذات الصلة ووضع الأشياء في مكانها المناسب.

7. تخلص من الملاحظات اللاصقة

هل أنت الشخص الذي يبطن شاشته بالكامل ملاحظات لاصقة ثم يسمي كل شيء “مهم”؟ بالنسبة لأفكار تنظيم المكتب، ربما هذا ليس الطريق الأفضل لاتباعه.

ليس فقط يمكن أن تسقط إحدى تلك الملاحظات وتنتهي في سلة المهملات، وإنما أيضًا تعليق العديد من الملاحظات على شاشة الكمبيوتر يبدو سيئًا ومزدحمًا.

سيكون من الأفضل أن تحصل على إشعارات في منصة إدارة المشاريع أو الإنتاجية حيث يكونون بعيدين عن أخطار مكنسة المكتب.

احتفظ بتلك الملاحظات اللاصقة لأهم المهام أو تلك الأفكار الجنونية الأخيرة التي لا ترغب في نسيانها أثناء الغداء.

تذكر، إن الملاحظات اللاصقة مخصصة لتذكيرات الأمور العاجلة فقط. لا قائمة المهام.

8. الحد من الأغراض الشخصية

تقليل الأشياء الشخصية مثل الصور والتحف على مكتبك يمكن أن يكون مفيدًا للغاية للبقاء منظمًا وإنتاجيًا. بينما قد يكون من المغري تزيين مساحتك العملية بالأشياء الشخصية، يمكن للفوضى الزائدة أن تصبح بسرعة مشتتة، وتنزع من الوظائفية لمكتبك.

9. التحكم في إشعاراتك

ترجمة النص إلى العربية:
إعداد الإشعارات الزائدة أمر حقيقي. على الرغم من أنه قد يحدث رقميا فقط، إلا أنه يمكن أن يؤثر على عقليتك عند مكتبك.

إذا ضعت هاتفك الخلوي في درج أو جانبيًا في حامل هاتف، فلن تكون مشتتًا.

بدلاً من ذلك، اختر أدوات مثل ClickUp التي تتيح لك تخصيص إشعاراتك!

تسمح لك الإشعارات الذكية بتحديد نوع الإجراءات التي تُؤدي إلى إشعارات. سواء كان ذلك تعليقًا جديدًا أو مهمة جديدة أو تغيير في الحالة، يمكن لـ ClickUp إرسال إشعارات لما ترغب فيه.

10. احتفظ فقط بالمستندات ذات الصلة والعاجلة على مكتبك

تذكر كيف بدأت هذا المقال بالحديث عن كل تلك الوثائق؟

كم من ذلك كان ضروريا؟

كم منه كان ملحاً للغاية؟

ليس كلها، دون شك.

بمجرد مراجعتي للوثيقة، كان يجب علي تجاهلها أو تخزينها للحفاظ عليها لفترة أطول.

11. استخدم كتبك أو خذها إلى المنزل

في أحد الأماكن التي عملت بها، كان لدينا نادي كتاب حيث كان أعضاء الفريق يقرؤون كتبًا مختلفة كل شهر ثم يشاركونها.

كما كنا نتبادل الكتب بشكل متكرر، وحتى جلبت بعضها من المنزل.

كان هذا رائعًا في النظرية حتى بدأت في تراكمها عاليًا على الرف.

كنت أستخدمها فقط بين الحين والآخر كمرجع وليس بشكل متكرر بما يكفي للإبقاء عليها.

إذا كنت لا ترغب في التخلص من كتبك، احصل على رف للكتب أو وحدة رفوف لتنظيمها بدلاً من تشتيتها على مكتبك.

هل تشعر بالإبداع؟ جرب عمل حواجز الكتب بنفسك للحفاظ على الكتب حيث يجب أن تكون.

12. نظف قبل أن تذهب

واحدة من العادات الكبيرة هي تنظيف مساحة عملك قبل أن تنصرف.

حاول أن تنظف كل يوم، حتى تحصل على بداية جديدة في اليوم التالي. وقم بتنظيف المساحة كل أسبوع أو شهر.

أما بالنسبة لمساحة المكتب الافتراضية في ClickUp، فيمكنك أن تكون مثل الإنتاجية! تأكد من تفريغ إشعاراتك في صندوق الوارد قبل أن تخرج.

بهذه الطريقة، تحصل على بداية جديدة كل يوم!

13. إنشاء جدول زمني لإعادة التقييم

جدول زمني في يومك للتخلص من تلك الملاحظات اللاصقة التي أصبحت بلا معنى الآن والتفكير مرة أخرى في كيفية استخدامك فعليًا للنظام الخاص بك.

مهمة متكررة لتذكيرك بهذا مثالية لذلك!

يمكنك أيضًا استخدام قالب الجدول الزمني في ClickUp لجدولة الأحداث الخاصة بك وتتبع كل شيء.

14. نقل الفوضى إلى خزانة منظمة

المساحات العمل المتكدسة يمكن أن تؤدي إلى الانحراف والإجهاد والإنتاجية المنخفضة. من خلال نقل العناصر غير الضرورية من مكتبك ووضعها في خزانة أو مساحة تخزين، ستخلق مساحة عمل نظيفة ومركزة أكثر يمكن أن تساعدك على البقاء على المهمة وإنجاز المزيد.

قد تجد أن وجود مساحة مخصصة لتخزين العناصر يساعدك على الشعور بأقل قلق من التشتت، مما يؤدي إلى إحساس أكبر بالهدوء والسيطرة في بيئة عملك.

15. إخفاء الأسلاك الكهربائية

إخفاء الأسلاك الكهربائية هو استراتيجية مفيدة للبقاء منظمًا على مكتبك وزيادة إنتاجيتك. يمكن أن تخلق الأسلاك المكشوفة والأسلاك مساحة عمل فوضوية بصريًا مما يؤدي إلى الانشغال وشعور بعدم التنظيم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يشكل تشابك الأسلاك وتعرضها خطرًا على السلامة ، حيث يزيد من احتمالية الوقوع أو التشابك بها.

شاهد كيف يمكن للمؤسسة المكتبية زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد

يمكنك استخدام هذه الأفكار التنظيمية للبقاء منتبهاً وإنتاجياً وتجنب الفوضى على مكتبك وفي عقلك.

ولا ننسى أن تنظيم مكتبك يؤثر على قدرتك على المساهمة في العمل. بيئة العمل لديك تؤثر تأثيرًا غير مباشر على مشاريعك ومهامك وتعاون فريق العمل.

وعندما تكون حرًا من الفوضى، فأنت حرٌ للإبداع.

يساعدك في التخلص من الانحرافات وخلق بيئة كتابة رائعة، العمل على فكرة كبيرة بعد ذلك، أو بناء شيء جديد.

تنظيف مكتبك قد يكون أفضل ما تفعله على الإطلاق. سواء كنت طالبًا أو محترفًا، استخدم هذه النصائح لرفع مستوى أدائك.