الأدوار الإدارية: التعريف والأنواع والتطبيق

الإدارة هي نشاط معقد يشمل الأشخاص والعمليات وحل المشكلات. في يوم واحد، قد تجد نفسك تخطط للربع القادم، وتخصيص المهام أو المواد، والتفاوض للحصول على ميزانية أكبر، والتعامل مع عميل مستاء أو عضو في الفريق.

لذا يحتاج المدير الفعال إلى تطوير مجموعة واسعة من المهارات. يمكن تقسيم تلك المهارات إلى فئات يُعرف بدور المدير.

في هذا الدليل، ستتعلم ما هو دور المدير وكيف يتم تصنيف أنواع المهام المختلفة. ستكتشف أيضًا كيفية استخدام تعريفات دور المدير هذه لتطوير مهارات الإدارة الخاصة بك وزيادة فرصك في الترقية.

ما هي الأدوار الإدارية ?

الأدوار الإدارية هي طريقة لتصنيف مختلف وظائف الإدارة. تم تطوير الأدوار من قبل أكاديمي كندي ومؤلف، الأستاذ هنري مينتزبرغ، ونُشرت في عام 1989 في كتابه “مينتزبرغ في الإدارة: داخل عالمنا الغريب للمؤسسات”.

تساعد أدوار الإدارة لمينتزبرغ في تحديد المهارات المطلوبة من قبل المديرين في مستويات مختلفة من هيكل المؤسسة.

سواء كنت بالفعل في منصب إداري أو تقدم للحصول على واحد، استخدم تعريفات الأدوار الإدارية هذه لتوضيح وصف وظيفتك وتحديد المجالات التي يمكن تحسينها لتعزيز مجموعة أدواتك المهنية.

شائع الأدوار الإدارية والمسؤوليات

نظرية إدارة مينتزبرغ تصف ثلاثة أنواع مختلفة من الأدوار الإدارية: الأدوار الشخصية، أدوار المعلومات، وأدوار الاتخاذ القرارات. يتم تقسيم كل فئة إلى عدة أدوار إدارية محددة.

نظرًا لطبيعة العمل الإداري، من المرجح أن تحتاج إلى الاعتماد على العديد، إن لم يكن جميع، من هذه المهارات في أوقات مختلفة من يوم عملك.

أدوار العلاقات الشخصية

في الأدوار الشخصية، يتحمل المدير مسؤولية تقديم الأفكار والمعلومات. يتفاعلون مع الأشخاص الآخرين لضمان إتمام الأمور وفقاً لأهداف المؤسسة. ويشمل ذلك التواصل داخل المنظمة وخارجها، على سبيل المثال، مع العملاء والأطراف الأخرى المعنية. الشخصيه الأدوار الإدارية : رئيس صوري وقائد ومنسق

الأدوار المعلوماتية

في هذه الفئة، يتحمل المدير مسؤولية توليد أو جمع البيانات، ثم معالجتها ومشاركتها مع الآخرين. يمكن جمع البيانات من داخل أو خارج الشركة ومهمة المدير هي تحليلها وضمان تسليمها لأولئك الذين يحتاجون إليها. اعلاميه الأدوار الإدارية : مراقب ، ناشر ، متحدث رسمي

أدوار اتخاذ القرار

في هذه الأدوار الإدارية، يستخدم المدير المعرفة التي تم جمعها، جنبًا إلى جنب مع اتخاذ القرارات والتواصل، لتحريك المؤسسة نحو أهدافها. اتخاذ القرار الأدوار الإدارية : رائد أعمال ، معالج اضطرابات ، مخصص للموارد ، ومفاوض

الأدوار الإدارية طبقًا لـ هنري مينتزبرغ

الآن بعد أن فهمت فئات الأدوار الإدارية لمنتزبرغ، دعنا نلقي نظرة على كل واحدة من تعريفات الأدوار الإدارية العشرة بمزيد من التفاصيل.

1. رأس صوري

دور رأس الشخصية المجسدة مرتبط بالإدارة العليا وعادة ما يتم منحه كمية كبيرة من السلطة والقوة، غالباً ما يكون ذلك بالتوازي مع المسؤوليات القانونية.

في هذا المستوى، يمثل المديرون الشركة ويروجون لها خارجيًا في اجتماعات العملاء والإجراءات القانونية، أو الفعاليات الاجتماعية. لديهم أيضًا دور داخلي يجب أداؤه، حيث يكونون نموذجًا للمحتذي به ويلهمون أعضاء الفريق للحفاظ على التقدم نحو أهداف العمل.

2. زعيم

في دور القيادة، يشرف المديرون على أداء المنظمة أو القسم أو الفريق ويضمنون بقاء ديناميات الفريق إيجابية. يحددون الأهداف – مثل هدف المبيعات أو المشروع – ويواصلون تواصلها مع جميع أفراد الفريق.

يوفرون المهام، يتحققون من التقدم، ويقدمون الملاحظات والدعم والتحفيز في حال الحاجة إليها. قد يشمل دور القائد أيضًا بعض وظائف الموارد البشرية، مثل التوظيف والتدريب وتقييم الموظفين.

3. الاتصال

الدور الوسيط مسؤول عن تطوير والحفاظ على العلاقات الداخلية والخارجية. يعملون كجسر بين أعضاء الفريق في فرق مختلفة أو على مستويات مختلفة من سلسلة القيادة، ويتواصلون ويواصلون الأشخاص لإنجاز العمل.

قد يقوم الوسطاء أيضًا بالتنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين، مثل الاجتماع مع العملاء لفهم احتياجاتهم أو التواصل مع الشركاء والموردين لتحقيق أهداف الشركة.

4. مراقب

بصفتهم مديرين، يقومون بالبحث بنشاط عن المعلومات لتقييم فعالية العمل التجاري وتحديد المشاكل والفرص. على سبيل المثال، قد يقومون بجمع ملاحظات العملاء واكتشاف مشكلة متكررة تتطلب اتخاذ إجراء تصحيحي، أو يحصلون على إلهام لمنتجات جديدة.

ويقوم المراقبون أيضاً بمتابعة اتجاهات الصناعة للتأكد من بقاء العمل التجاري تنافسيًا والبقاء متماشيًا مع التغييرات التنظيمية.

5. الناشر

وظيفة هذا الدور الإداري هي جمع المعلومات الاستراتيجية والتقنية من مصادر مختلفة ونقلها إلى الأشخاص المناسبين. يمكن أن تتضمن المعلومات القضايا التي تم طرحها خلال الاجتماعات الفردية أو الفريقية أو الأفكار الخاصة بالمنتجات أو الخدمات الجديدة.

يمكن أيضا أن تكون المعلومات عبارة عن مقترحات لتحسين العمليات من خلال تنفيذ برامج إدارة العمليات الجديدة. قد تحتاج المبادرات إلى موافقة الإدارة العليا أو نشرها للموظفين. يمكن أن يكون ذلك عن طريق الكلام أو الكتابة، سواء مباشرة مع الشخص المعني أو فوق أو تحت سلسلة القيادة.

6. المتحدث الرسمي

في دور المتحدث الرسمي، يكون المدير وجه فريقه أو منظمته بأكملها. على سبيل المثال، قد يقدم نتائج الفريق وأهداف الأعمال للسنة القادمة لفريق الإدارة العليا.

وقد يشارك المتحدث الرسمي أيضًا نتائج الشركة في اجتماع مساهمين أو يلقي خطابًا في مؤتمر لزيادة سمعة الشركة لدى العملاء والمستثمرين الحاليين أو المحتملين.

7. المقاول

دور رواد الأعمال يخلق التغيير والابتكار داخل الشركة مع إدارة العمليات التجارية وحل المشاكل. إنهم يقترحون أفكار جديدة للحفاظ على تنافسية الأعمال، على سبيل المثال، قد يحاولون منتجات جديدة تحظى بشعبية.

يقرر مديرو الأعمال الريادية المبادرات الاستراتيجية، مثل استخدام قناة تسويق جديدة أو تشكيل شراكة تجارية. كما ينفذون أي تعديلات تنظيمية قد تكون ضرورية، مثل إعادة هيكلة إدارة معينة أو استحواذ على شركة أخرى أو توحيد العمليات.

8. معالج الاضطراب

في هذا الدور الإداري، يتعامل المدير مع التحديات التي تنشأ. يدير معالجوا الاضطرابات المشاكل ويصلحوا المشكلة للحفاظ على الإنتاجية وضمان سلامة سير العمليات.

قد تشمل الاضطرابات مشاكل داخلية، مثل فقدان موظف قيم أو الحاجة إلى حل النزاع بين أعضاء الفريق. قد تكون المشكلة أيضًا خارجية، مثل التعامل مع عميل غير راضٍ أو انتهاك من قبل مورد لعقد.

9. مخصص الموارد

في دور موزع الموارد، يقرر المدير كيفية تخصيص الموارد التنظيمية بشكل أفضل للاستفادة القصوى من الوقت والميزانية المتاحة. أمثلة على الموارد تشمل أعضاء الفريق، المرافق، المواد، والمعدات.

قد يتطلب التخصيص جدولة الموارد وفقا لأعباء المشروع، تقسيم التمويل بين الإدارات استنادا إلى الميزانيات، أو تعيين المعدات حسب الحاجة.

10. المفاوض

دور المفاوض يتضمن التفاوض نيابة عن إدارة معينة أو العمل بأكمله لتحقيق أفضل نتيجة ممكنة لجميع الأطراف المعنية. على سبيل المثال، قد يحتاج المدير إلى التفاوض مع موظف بشأن راتبه، مع الإدارة بشأن ميزانية القسم، أو مع قسم آخر للحصول على فرصة الوصول إلى أعضاء الفريق ذوي المهارات الخاصة. أو قد يتعين عليهم التفاوض مع العملاء أو الموردين حول المنتجات أو المواعيد النهائية أو التكاليف.

الآن بعد أن فهمت الأدوار المختلفة للمدير وبعض مبادئ الإدارة، دعنا نستكشف كيف يمكنك استخدام هذه المعرفة لتعزيز مجموعة مهاراتك الخاصة.

تطبيق نموذج الأدوار الإدارية في مكان العمل

لتكون مديرًا متمكنًا وناجحًا حقًا ، يجب أن تكون قادرًا على الدخول في أي من الأدوار الإدارية حسب الحاجة. فكر في مدى استخدامك لكل دور في الوظيفة الحالية – أو قم بإجراء بعض الأبحاث لمعرفة الأدوار التي تنطبق على الوظيفة التي تطمح إليها.

وهذا لا يعني أنك بحاجة إلى أن تكون جيدًا بنفس القدر في كل شيء – فالقليل جدًا من الناس يتمتعون بهذه القدرة. ولكن من العقلاني تطوير المجالات التي يمكنك تحسينها.

طريقة واحدة للقيام بذلك هي الاستفادة من الأدوات التي يمكن أن تساعدك في تعزيز عمليات الإدارة الخاصة بك.

ClickUp هو أداة إدارة الإنتاجية والمشاريع متعددة الوظائف التي تعتبر مثالية لإدارة فريقك وتعزيز مهارات القيادة الخاصة بك وتبسيط أعباء العمل. استخدمها لتحديد أهدافك وتخطيط طريقك إلى الأمام وتتبع تقدمك – كل ذلك بينما توفر الوقت والجهد في كل منعطف.

الخطوة 1. تقييم مهاراتك الحالية

لكل تعريف لدور الإدارة، قيم مستوى مهارتك الحالي على مقياس من 1 إلى 10، حيث يكون 1 “غير ماهر” و10 “ماهر بشكل كبير”. يمكنك القيام بذلك بسهولة في وثيقة ClickUp حتى تتمكن من العودة إليها لاحقًا لمعرفة مدى تقدمك.

استخدم هذ التقييم لتقرر الأدوار التي ترغب في تحسينها. كن واضحًا في ما تحاول تحقيقه بالضبط وحدد أهداف ClickUp للعمل نحو تحقيقها.

الخطوة 2. خطط لتطويرك

استخدم أحد أدوات تخطيط العمليات في ClickUp – مثل لوحات العمل البيضاء في ClickUp أو الخرائط الذهنية في ClickUp – لتخطيط طريقك إلى الأمام. بالنسبة لكل دور ترغب في العمل عليه، قم برسم الخريطة للمهارات الخاصة التي تحتاج إلى تطويرها.

على سبيل المثال، إذا قررت أن تريد تحسين نفسك كقائد ووسيط، فإن العمل على تطوير ذكاءك العاطفي ومهارات الاتصال سيكون مكانًا رائعًا للبدء.

أو إذا كنت تركز على دور الناطق باسم الشركة، قد تحتاج إلى تعلم مهارات العرض. ومن ناحية أخرى، فإن مهارات التعامل مع المشكلات الخاصة بك ستكون على الأرجح تستفيد من تدريب حل المشكلات وحل النزاعات.

الخطوه 3. تحديد فرص التعلم

للعثور على الطريقة الأكثر فعالية لتطوير مهاراتك، ابدأ بالتساؤل إذا كان مكان عملك يقدم دورات داخلية حول أي من المهارات التي ترغب في تعلمها. إذا لم يكن كذلك، قد تحتاج إلى الاشتراك في برنامج خارجي. اسأل الزملاء الذين يجيدون بالفعل تلك المهارات عن الكتب الموصى بها، والبودكاست، والمدونات.

أثناء تعلمك، قم بتدوين الملاحظات في دفتر ملاحظات ClickUp. ثم استخدم الذكاء الاصطناعي في ClickUp لتلخيص وتنسيق ملاحظاتك حتى تتمكن من الرجوع إليها بسرعة عند الحاجة، دون الحاجة إلى البحث في مشاركاتك الأصلية.

الخطوة 4. جدولة مهام التطوير

عندما تخصص الوقت لشيء ما، فإنك أكثر احتمالاً بكثير للقيام به. استخرج المهام الخاصة من الخطة التي وضعتها في الخطوة السابقة وجدولها في تقويمك.

أنشئ مهام قابلة للتتبع في ClickUp مباشرة من أي مستند آخر في ClickUp وأضف جدولا زمنيا وتاريخًا نهائيًا. يمكنك حتى ربط هذه المهام بأهداف معينة في ClickUp.

أدرج الدورات التي تنوي حضورها في تقويمك واحجب وقت الدراسة للقراءة أو الاستماع إلى البودكاست. استخدم عرض التقويم في ClickUp لرؤية تمثيل بصري مفيد لخطتك.

الخطوة 5. الاستفادة من الأدوات عبر الإنترنت

جزء من اتقان الأدوار الإدارية هو إنجاز المهام الخاصة بك بكفاءة وفعالية قصوى. تقدم الأدوات عبر الإنترنت فرقاً هامة هنا، حيث توفر الوقت في إنجاز المهام المملة بحيث تكون لديك المزيد من الوقت لما يهم حقاً. ⏱️

تقنيات الإدارة الإلكترونية مثل برامج إدارة الموظفين وقوالب إدارة المشاريع تسهل سير العمل داخل الفريق مما يعزز الإنتاجية والكفاءة على نحو عام.

بالإضافة إلى القوالب مثل سجل مدير ClickUp، توفر لك جميع المعلومات التي تحتاجها لتصبح قائداً أفضل، مراقباً، موزعاً للموارد، ومعالجاً للمشاكل.

الخطوة 6. ابق على اتصال مع موظفيك

مهمة رئيسية عبر جميع تعاريف الأدوار الإدارية هي التواصل. يمكن أن يكون هذا التواصل مع فريقك الخاص، الإدارات الأخرى، الإدارة العليا، أو أصحاب المصلحة الخارجية مثل العملاء ومزودي الخدمات.

تجعل ClickUp الأمر سهلاً من خلال أدوات التواصل المتعددة. اترك تعليقات في وثائق ClickUp عن طريق وسم الأفراد أو الفرق باستخدام @mentions. أو قم بمراسلة أي شخص في فريقك في الوقت الحقيقي باستخدام ClickUp Chat View.

تكامل ClickUp أيضًا مع تطبيقات التواصل الشائعة مثل Zoom وMicrosoft Teams حتى تتمكن من بدء مكالمة مؤتمر عند النقرة على زر.

أحسن الأدوار الإدارية وعزز حياتك المهنية

إدارة فريق أو عمل تجاري يتطلب مجموعة واسعة من المهارات. صنف هنري مينتزبرج تلك المهارات إلى ثلاث فئات: العلاقات الشخصية والمعلوماتية والقرارية. وتقسم هذه الفئات بدورها إلى مجموع 10 أدوار إدارية يستخدمها المديرون بشكل واسع خلال يوم عملهم.

فهم الأدوار التي تلعبها يساعد في تحديد وظيفتك ويجعل من السهل تحديد حيث يمكنك تطوير مهاراتك بشكل أفضل. تقدم أدوات ClickUp عبر الإنترنت مجموعة كاملة من الأدوات التي تحتاجها لعملية التطوير هذه – ولكل جانب آخر من وظيفتك.