يُعتبر مديرو المشاريع الأشخاص المختصين في إنجاز الأمور بكفاءة وفعالية. يضمنون أن تظل المشاريع على المسار الصحيح، وأن تبقى الفرق متنسقة، وتحقق الأهداف. لكن ما الذي يجعل مدير المشروع جيدًا؟
ينبغي لمدير المشروع الناجح أن يتمتع بمجموعة من المهارات التقنية والقيادية والتواصلية. فيما يلي 10 مهارات ينبغي أن يتمتع بها جميع مديرو المشاريع العظماء حتى ينجحوا:
1. يبسط الاتصال
المديرون المشروعين الجيّدون قادرون على التواصل بوضوح وفعالية حول ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به، بحيث يعرف كل شخص معني ما هو متوقع منهم. ويشمل ذلك إبقاء أعضاء الفريق على علم بأي تغييرات في المشروع وتقديم التغذية الراجعة والإرشاد.
تقول PMI إنه إذا استمرت هذه المستوى من التواصل، “هناك خطر فقدان المنتجات أو نتائج أخرى.”
أوش. هل يمكن أن يكون الكثير من التواصل سيئًا؟ نعم، عندما لا يتم تنظيمها أو توضيحها أو عندما يتكون “تواصلك” من بعض الرسائل البريدية غير المتصلة. إن القدرة على التواصل تُحدث فرقاً هائلًا في نجاح أو فشل المشروع.
ستظن أن المديرون المشروعين الفعّالين سيعرفون كيفية القيام بذلك باستخدام أدوات جيّدة لإدارة المشاريع. إن هذه القدرة هي مهارة الاتصال التي يُغفل عنها.
أداة قوية لإدارة المشاريع مثل ClickUp تساعدك على تبسيط التواصل، وتزويد الأطراف المعنية/الرعاة بالتحديثات وتوضيح متى يجب أن يتم القيام بالعمل والمهام.
2. إيجابي حول العمل
إذا شعر مدير المشروع بأن العمل غير معقول أو غير قابل للتحقيق، كيف سيشعر باقي أعضاء الفريق؟
يمتلك مدير المشروع العظيم القدرة على فهم أولويات المؤسسة، وترجمة تلك القيم إلى فريقه في المشروع، وربطها بكيفية تأثيرها على المشاريع والمهام الفردية. يعمل هؤلاء المديرون أيضًا مع الفريق على وضع استراتيجيات لتحقيق تلك الرؤية.
لتلبية المواعيد النهائية، وتواريخ الاستحقاق، وللحفاظ على سير المشروع حسب الجدول الزمني، يجب على مدير المشروع أن يكون إيجابيًا بشأن العمل القائم، لمساعدة الفريق بأكمله على التحقيق.
تحقيق التوازن بين التفاؤل والواقعية حول المخاطر والمشاكل يتطلب الإدراك والخبرة، مما يقودنا إلى النقطة التالية:
3. يحل المشاكل
قد يبدو هذا واضحًا، ولكن مدير المشروع الجيد يمكنه حل المشاكل. والأفضل من ذلك، أنهم مؤهلون لحل تحديات إدارة المشروع. سيشمل حل المشكلات الأساسية هذه الخمس خطوات.
- تحديد المشكلة
- تحديد الأسباب
- توليد الحلول
- تحليل الحلول
- اتخذ إجراء
هذه الخمس خطوات تبدو بسيطة، لكن غالبًا ما لا نأخذ الوقت الكافي لتنفيذها بشكل واضح. قد نعرف المشكلة، ولكن لا نقوم بتقييمها من كافة الزوايا أو توثيق أفكار الفريق حول ما يجب فعله بعد ذلك.
قد يعني هذا سحب القلم والورقة للتركيز حقًا والتفكير في ما حدث. اكتب كل خطوة من العملية وسجل الأفكار حول ما الذي عمل وما لم يعمل في كل مرحلة.
إليك مثال على استخدام قائمة فحص إدارة المشاريع هذه لحل مشكلة لدى الموظفين: الخطوة الأولى: تحديد المشكلة يواجه الموظف صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية. الخطوة الثانية: تحديد الأسباب لديهم الكثير من العمل على رفوفهم وليس لديهم الوقت الكافي لإكمال كل شيء. الخطوة الثالثة: توليد الحلول الحلول المحتملة قد تشمل تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين، وتحديد المواعيد الواقعية، أو استخدام أداة إدارة المشاريع لتحسين إدارة الأعباء العملية. الخطوة الرابعة: تحليل الحلول تحليل الحلول سيتضمن تقدير الإيجابيات والسلبيات لكل حل، وتحديد ما يعمل بشكل أفضل لكل عضو في الفريق. الخطوة الخامسة: اتخذ إجراء بمجرد أن تحددتم أفضل حلاً، حان الوقت لاتخاذ إجراء وتنفيذ خطة إدارة مشروع ناجحة.
يمكن أن يرتقي اتباع هذه القائمة البسيطة لحل المشاكل بمدير مشروع عادي إلى موثوق به.
4. يبقى هادئا
حسنًا، ليس على مستوى الطبيب الذي يعمل في غرف الطوارئ أو الشرطي. ولكن يجب على مدير المشروع موازنة احتياجات المشروع، جنبا إلى جنب مع أولويات المنظمة، وإخراج الفريق وأي مساهمات شخصية يجب عليهم أن يقدموها، أيضًا. ناهيك عن أي عوامل محبطة قد تكون خارجة عن سيطرة مدير المشروع، مثل الأنظمة أو سير العمل القديمة.
وهذا قد يؤدي إلى توتر.
ولكن يتمتع مدير المشروع الجيد بالقدرة على التراجع خطوة إلى الوراء، وتحليل الخيارات المقبلة واستخلاص الدروس حتى في وجود العقبات.
إن مدير المشروع هو الذي يجب عليه تنظيف الموقف والعودة للمشروع مرة أخرى—ربما من منظور مختلف. ولكن في هذه الحالة، يجب على مدير المشروع أن يعرف ما حدث من خطأ وألا يرتكب الخطأ نفسه مرة أخرى. يجب على مدير المشروع الجيد أن يكون قادراً على تحديد مكان الخطأ وتقديم حلول بديلة.
ابق على هدوئك وقيادة الجميع بشكل جيد. تعاون مع فريقك لإيجاد الحل المناسب للجميع.
5. المندوبين بشكل جيد
لماذا التفويض بشكل جيد مهم؟ يمكن لمدير المشروع تحقيق المزيد. قد تتمكن من الانزلاق إلى الدور والمساهمة لبضع لحظات، ولكن في النهاية، ستغمرك المطالب بوقتك.
في الواقع، ستحقق المزيد إذا قمت بتمكين الأشخاص بالطريقة الصحيحة.
“الحد العلوي لما هو ممكن سيزداد فقط مع كل شخص تمكينه من المساهمة بأفضل عمل لديه في أولوياتك المشتركة. على نفس النحو، تنخفض قوتك مع كل مبادرة تتمسك بها بشكل غير ضروري”، كما يشير جيسي سوسترين من PwC في مجلة هارفارد للأعمال.
وعلى هذا النحو، يفهم مديرو المشاريع الناجحون قواعد ونقاط ضعف الأشخاص الذين يديرونهم ثم يستخدمون وينقلون قواهم لزيادة الإنتاج.
يساعدك استخدام أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp في التفويض من خلال ميزات الشفافية والإبلاغ والتفاصيل والتعليق. وهي هرمية سهلة الاستخدام بما فيها من الصلابة الكافية للفرق عبر الوظائف، ولكن مع مشاركات الخصوصية التي يمكن تخصيصها للمديرين أو لمساهمين محددين فقط.
6. يعطي الأولوية للعمل
لا يمكن أن يكون كل عنصر أولوية الرقم واحد. بحسب تعريفه، يجب أن يتراجع شيء ما ليصبح رقم اثنين. سيفهم مدير المشروع الجيد كيفية تحديد أولويات العمل للفريق ومن ثم اتخاذ الخيار الصحيح.
المفتاح هنا؟ فهم الضروري مقابل الهام والتخلص من الضوضاء. ربما يصر أحد الرعاة أو أصحاب المصلحة في المشروع على ضرورة فعل ذلك بأسرع ما يمكن، ولكن مدير المشروع الجيد يبقى هادئًا ويعرف كيف يحدد ما هو الأكثر أهمية.
لماذا هذا مهم؟ لأن المهام الهامة تضيف قيمة. إنها قيمة مصفوفة إيزنهاور. مصفوفة إيزنهاور هي نظام يعتمد على رباعية حيث يتم فصل المهام حسب أهميتها وقيمتها.
بعد فهم الأهمية والقيمة لكل مهمة، سيقوم مدير المشروع الجيد بتقدير الوقت المستغرق لكل منها ثم يصنفها حسب الأهمية من هناك.
7. يتعاون ويستمع
التعاون هو كل شيء عن العمل معًا وللقيام بذلك بنجاح، الاستماع النشط ضروري. لا يمكنك التعاون بدون الاستماع والسعي للفهم.
إذا كنت تعمل مع فريق مشروع تطوير والشيفرة تتعطل أو لا يمكن اجتياز ضمان الجودة، سترغب في تقييم الوضع قبل الانتقال إلى استنتاج. السؤال الأول أو الثاني قد لا يوصلك إلى الإجابة الدقيقة التي تحتاجها – بدلاً من ذلك، قد تضطر إلى استخدام أساليب مختلفة للعثور على الحل.
العمل معًا يساعدك على تجربة أشياء جديدة، وتجربة والعثور على حلاً للأمام.
سيشجع مدير المشروع الجيد هذا التعاون بين الفريق وإنشاء بيئة محفزة، بدلًا من عزل كل شخص في قالبه الخاص.
الأدوات الجيدة – مثل ClickUp وغيرها من أدوات التعاون عبر الإنترنت – يمكن أن تساعدك على إنجاز تلك الأعمال.
من خلال وجود مجموعة شفافة من المشاريع والمهام، يمكن لأفراد الفريق أن يرى ما يحتاجون إلى القيام به والتواريخ التي يجب أن يكونوا قد أنجزوها في نهاية المطاف. يجب أن تشجع أدوات التعاون الجيدة الإنتاجية، وليس التقليل منها.
8. يدير الوقت
واحد من الأدوار الرئيسية لمدير المشروع هو ضمان أن يلتقي الفريق بالمواعيد النهائية ويتبع الجدول الزمني للمشروع.
هذا لا يعني تتبع كل دقيقة تمضي في المهام أو التدخل في كل خطوة يقوموا بها (سيكون هذا كوابيس)، بل فهم ما يحتاج إلى القيام به ومتى يجب أن يتم الانتهاء منه.
كما يشمل إدارة الوقت متابعة ما يجري في الوقت الحالي وما هي الموارد المتاحة للمهام المختلفة. هنا حيث يتألق أداة إدارة المشروع مثل ClickUp، حيث يمكنك تقسيم العمل إلى قطع قابلة للإدارة تسهم في تحقيق أهداف فريقك الكبيرة.
9. التركيز على أصحاب المصلحة
الشخص أو الجهة ذات الاهتمام (stakeholder) هو أي شخص يؤثر أو يتأثر بمشروعك ومخرجاته.
هؤلاء الأشخاص لديهم اهتمام ملموس في ما تقوم به، لذلك يجب عليك التأكد من أنهم مطلعون على مستجدات الأمور. سيقوم مدير المشروع الجيد بإبقاء الأطراف المعنية على اطلاع بما يحدث، ولكنه سيوضح أيضًا ما يتطلب تحقيق ما يبحثون عنه.
هذا هو الدور الذي يقوم به مدير المشروع الجيد – حيث يبني علاقات مع الأطراف المعنية وأفراد الفريق. بهذه الطريقة، عندما تحدث تغييرات أو تحديات، يمكن لمدير المشروع أن يتخذ الخطوات اللازمة قبل أن يتحول الأمر إلى مشكلة كبيرة.
10. تحفيز
أخيرًا ، يجب على مدير المشروع الجيد أن يفهم ما هو ممكن وما هي الحدود.
عندما يواجهون تحديًا ، يجب أن يكونوا كافيين إبداعيًا بما يكفي لتصميم حلولهم الخاصة وطرق التعامل معه. يجب أيضًا عليهم التفكير خارج الصندوق عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروعات لمواكبة العصر. انظر ما الذي يمكن للتكنولوجيا الجديدة أن تفعله لجعل تقدم المشروع بشكل أسرع وأفضل.
المديرين المبتكرين والإبداعيين للمشاريع هم الذين يحركون المشاريع للأمام. يطرحون حلولًا لمشاكل لم يكون الناس يعرفون بوجودها ويجدون طرقًا لجعل ما كان مستحيلاً في وقتٍ ما، ممكنًا.
وستساعد هذه النصائح والتقنيات لإدارة الوقت:
- 9 استراتيجيات مذهلة لإدارة الوقت
- إدارة الوقت في ClickUp
كن مدير مشروع رائع لفريقك
المديرون المشروعيون الفعّالون يعرفون ما يلزم للارتقاء بمشروع عادي إلى مشروع ناجح حقاً. وهذا يتطلب مزيجاً من المهارات الشخصية الناعمة، والإدارة، والقيادة، جنبا إلى جنب مع مجموعة المهارات التقنية الصحيحة لتحديد أولويات العمل واتخاذ القرارات الصحيحة.
Leave a Reply