أفضل 10 برامج وأنظمة لإدارة السجلات في عام 2024

الكاتب الشهير وعالم الحاسوب داميان كونواي قال مرةً واسع الشهرة: “الوثائق هي رسالة حب تكتبها لنفسك”.

بينما كانت تصريحات كونواي تشير إلى مبادئ البرمجة، الوثائق النظيفة والواضحة هي جزء غير مقدر وغالباً ما يتم تجاهله في تشغيل الأعمال، والذي يقدم العديد من الفوائد.

تحتوي شركة جارية على مستندات حرجة متنوعة تساعد في تسهيل العمليات. تعمل بجد لإنشاء مستندات حيوية، مثل العقود القانونية، ملفات الموظفين، إجراءات التشغيل القياسية، خطط الطوارئ، وغيرها.

ولكن ماذا يحدث عندما يحتاج شخص ما إلى الوصول إليها أو فحصها؟ تحويلها إلى الشكل الرقمي هو الخطوة الأولى.

ومع ذلك، عند محاولتك تحويل سجلاتك الورقية، كيف يمكنك منعها من الضياع أو التلف في أنظمة إدارة الوثائق غير المنظمة؟

كيف تضمن أن موظفيك يمكنهم العثور على السجلات التي يحتاجون إليها واستخدامها؟ وكيف تلتزم بالقوانين واللوائح المتغيرة باستمرار التي تحكم الحفاظ على السجلات؟

إذا كنت تعاني من هذه المشاكل أو ترغب في تحسين نظام إدارة السجلات الحالي لديك، فهذه المقالة مخصصة لك. لقد قمنا بتجميع قائمة بأفضل 10 برامج وأنظمة إدارة السجلات في عام 2024.

ستساعدك هذه الأدوات على تنظيم وإدارة وحماية سجلاتك مع جعلها متاحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. تابع القراءة لمعرفة المزيد!

ما هو برنامج إدارة السجلات؟

برنامج إدارة السجلات هو حلاً يستفيد منه الأعمال لتتبع وتخزين والوصول إلى ومشاركة وتنظيم وثائقها أو سجلاتها المتعلقة بالأعمال. يدير برنامج إدارة السجلات جميع السجلات منذ إنشائها حتى تتم التخلص من الوثائق. يعتبر برنامج إدارة السجلات ضروريًا لضمان تبادل المعرفة وتلبية متطلبات الامتثال التنظيمي وإدارة المخاطر.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة السجلات؟

إدارة السجلات الرقمية أمر أساسي لأي عمل يرغب في تخزين، الوصول إلى، وإدارة وثائقه بفعالية. يجب عليك أن تجد البرنامج المناسب الذي يتناسب مع احتياجاتك وأهدافك الخاصة.

إليك بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها عند اختيار برنامج إدارة السجلات:

• إمكانات الاستيراد والمسح الضوئي ترغب في برنامج يستورد بسهولة المستندات من مصادر متنوعة مثل البريد الإلكتروني وتخزين السحابة أو تطبيقات أخرى. يتيح لك ذلك توحيد مستنداتك ومشاركتها مع فريقك. إذا كان لديك سجلات ورقية لا تزال، تحتاج إلى برنامج يمكنه مسحها وتحويلها إلى ملفات رقمية
• التحكم في الوصول والأمن: ابحث عن برنامج يحمي البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به أو الانتهاكات. يجب أن تكون قادرًا على تعيين أذونات وأدوار لمستخدمين مختلفين أو مجموعات أو أقسام. تأكد من أن برنامج إدارة السجلات الذي اخترته يشفر بياناتك ويلتزم بالقوانين واللوائح ذات الصلة
• الأتمتة وسير العمل: اختر برنامجًا لتبسيط عمليات عملك وتوفير الوقت والجهد. يجب أن تكون قادرًا على إنشاء سير العمل وتنفيذ المهام تلقائيًا، مثل الموافقات والإشعارات والتذكيرات أو التقارير. يجب أيضًا أن تبحث عن برنامج يتكامل مع أدواتك الأخرى، مثل نظام إدارة علاقات العملاء، ونظام تخطيط موارد المؤسسة، أو برامج المحاسبة.
• التخصيص وقابلية التوسع: البرنامج الذي يتكيف مع احتياجاتك وتفضيلاتك المتغيرة من خلال السماح لك بتخصيص حقول البيانات الخاصة بك، والتسميات، والفئات، أو العروض هو الأمثل. اختر منتج برمجي يمكنه التوسع أو التكيف مع نمو أو تغيير عملك
• الموثوقية والجدارة بالثقة: أخيرًا ، تحتاج إلى برنامج إدارة السجلات الذي يمكنك الاعتماد عليه والثقة فيه. ابحث عن بحث عن برنامج له سمعة طيبة وتقييمات إيجابية وعملاء راضين. يجب عليك أيضًا البحث عن واحد يقدم الدعم الفني، والتحديثات، والنسخ الاحتياطيّة.

بهذه الميزات في الاعتبار، كن جاهزًا لاختيارك من قائمتنا المختارة من أفضل 10 برامج وأنظمة إدارة السجلات في عام 2024.

أفضل 10 برامج لإدارة السجلات لاستخدامها في عام 2024

1. كليك أب

يتيح برنامج إدارة السجلات القوي والمتعدد الاستخدامات من كليك اب لك تنظيم، إدارة ومشاركة البيانات الخاصة بك في مجال عملك. يمكنك إنشاء مساحات ومجلدات للأقسام أو المشاريع المختلفة وتعيين الأذونات والأدوار لكل منها.

يمكنك أيضًا إنشاء مستندات جديدة باستخدام ClickUp Docs التي يمكن مشاركتها والوصول إليها من قبل أعضاء آخرين في مساحة العمل الخاصة بك. باستخدام ClickUp، يمكنك تعيين مهام مثل مراجعة، فحص، أو تحديث المستندات أثناء وبعد الإنشاء لضمان عدم تفويت أي شيء.

يمكنك أيضًا استخدام ميزات أخرى تبسط تنظيم البيانات وتصورها، مثل حقول ClickUp المخصصة، وعروض ClickUp المخصصة، ولوحات ClickUp.

تساعد تسلسل المشاريع في ClickUp على إنشاء Workspaces على مواضيع فرعية مختلفة لمشاريع مختلفة قد يعمل عليها فريقك. على سبيل المثال، يمكنك ضمن Workspace “فريق الإبداع” إضافة تصنيفات فرعية لفرق ومشاريع مختلفة.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام قالب أعمال سجل ClickUp للحفاظ على سجلات الوثائق الأساسية لمؤسستك. يتيح لك الامتثال لتعليمات الاحتفاظ بالسجلات وتجميع جميع وثائقك الهامة في مكان واحد.

هذه الميزات تسمح لك بتخصيص هيكل بياناتك وعرضه وتحليله، مما يجعل ClickUp مثاليًا لإدارة البيانات والتعاون.

أفضل ميزات ClickUp:

• استخدام مستندات ClickUp لإنشاء المستندات وتحريرها بشكل تعاوني
• استفد من الحقول المخصصة لتخزين وعرض المعلومات مثل نوع المستند، الحالة، الأولوية، أو المالك.
• استخدام طرق العرض المخصصة لمراقبة المقاييس والمؤشرات الرئيسية
• تعيين الأذونات والتحكم في الوصول إلى المساحات والمجلدات والمزيد

قيود النقر:

• أبلغ بعض المستخدمين عن منحنى تعليمي أكثر حدة للميزات المتقدمة

تسعير كليك أب:

• مجاني للأبد
• مطلق : $ 7 / شهر لكل مستخدم
• مهنة : $ 12 / شهر لكل مستخدم
• مؤسسة الاتصال للحصول على التسعير:
• كليك أب الدماغ: متوفر في جميع الخطط المدفوعة مقابل 5 دولارات / عضو مساحة العمل / شهر

تقييمات ومراجعات ClickUp:

• G2: 4.7/5 (9,000+ تقييم)
• كابتيرا: 4.7/5 (4,000+ تقييم)

2. ملف هولد

يعد FileHold نظام إدارة وثائق قوي مصمم لتبسيط إدارة الوثائق.

يوفر مساحة تخزين آمنة لجميع أنواع السجلات وواجهة سهلة الاستخدام لتصفح سلس.

إذا كان تركيزك على أمان البيانات ، فقد يعمل FileHold بشكل جيد بالنسبة لك. يساعد FileHold المستخدمين على تنظيم وتأمين سجلاتهم بسهولة مع ضمان الامتثال للمعايير التنظيمية.

أفضل ميزات FileHold:

• الاستفادة من إدارة المستندات والسجلات على مستوى المؤسسة
• استخدام إمكانات متقدمة للمسح الضوئي للمستندات وتصويرها
• أتمتة مهام سير العمل لتبسيط العمليات
• تعيين التحكم في الوصول المستند إلى الدور لتحسين الأمان

قيود FileHold:

• عمليات تكامل محدودة لجهات خارجية مقارنة بالبدائل الأخرى
• قد لا يكون تصميم الواجهة حديثا أو بديهيا مثل الحلول الأخرى

تسعير FileHold:

• مؤسسة: $ 10 / شهر لكل مستخدم
• خادم سحابي / داخلي: $ 15 / شهر لكل مستخدم
• أبدى: $ 15 / شهر لخمسة مستخدمين
• Cloud (Microsoft Azure): $ 30 / شهر لكل مستخدم
• خطة مخصصة: اتصل للحصول على الأسعار

تقييمات ومراجعات FileHold:

• G2: 4.6/5 (30+ تقييم/تقييمات)
• كابتيرا: 4.7/5 (45+ تقييم/تقييمات)

3. دوكسافي

DocSavy هو برنامج إدارة سجلات مستندات يعتمد على السحابة يساعدك على تخزين وتنظيم والوصول بكفاءة إلى المستندات. يسمح لك بتحديد نوع مستنداتك ومكانها باستخدام العلامات والبيانات الوصفية والارتباطات.

تجعل خاصية البحث النصي الكامل والفلاتر الفعالة لـ DocSavy من السهل والسريع العثور على المستندات التي تحتاج إليها. في الوقت نفسه، تحمي ميزات الأمان المتقدمة البيانات الحساسة. تجعل ميزات DocSavy البسيطة وسهلة الاستخدام منه أداة إدارة سجلات ذكية حقًا.

أفضل ميزات DocSavy:

• تحميل مستنداتك أو مسحها ضوئيا أو إرسالها بالبريد الإلكتروني وتخزينها في السحابة
• تعيين علامات لسجلاتك، مثل نوع المستند، الفئة، الحالة، أو المالك
• البحث عن المستندات باستخدام الكلمات الأساسية أو العبارات أو عوامل التشغيل
• شارك مستنداتك مع أعضاء فريقك، العملاء، أو الشركاء، باستخدام البريد الإلكتروني، الروابط، أو التكاملات

قيود دوكسافي:

• عدم وجود ميزات أتمتة متقدمة مقارنة بالحلول الأكثر قوة.
• قابلية تطوير محدودة للمؤسسات الكبيرة ذات احتياجات إدارة المستندات المعقدة.

تسعير دوكسافي:

• خطة المبتدئين: $ 0.99 / شهر لكل مستخدم
• 20 خطة: $ 9.99 / شهر لثلاثة مستخدمين
• 50 خطة: $ 49.00 / شهر لسبعة مستخدمين
• خطة 100: $ 99 / شهر
• خطة 200: $ 149.99 / شهر
• خطة 300: $ 199.99 / شهر
• خطة مخصصة

تقييمات ومراجعات DocSavy:

• G2: لا توجد مراجعات كافية
• كابتيرا: لا توجد مراجعات كافية

4. قبو فيفا

فيفا فولت هو منصة سحابية مصممة خصيصًا للصناعات المنظمة بشكل كبير، مثل علوم الحياة والرعاية الصحية. إنها حلاً شاملاً وآمناً للغاية يتيح لك إدارة المحتوى والبيانات على منصة واحدة.

يمكنك استخدام Veeva Vault لإنشاء، تخزين، الوصول، ومشاركة الوثائق، مثل التجارب السريرية، التقديمات التنظيمية، وثائق الجودة، وغيرها.

يضمن Veeva Vault سلامة البيانات المطلقة والامتثال التنظيمي. تتوافق إجراءات الأمان القوية لديه مع أعلى معايير الجودة والقابلية للتوسع والأداء.

أفضل ميزات Veeva:

• إدارة الدورة الحياة كاملة لمستنداتك، من إنشائها إلى الموافقة عليها، وتوزيعها، والأرشفة
• تأكد من أن مستنداتك تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة، مثل إدارة الغذاء والدواء الأمريكية، الوكالة الأوروبية للأدوية، أو المنظمة الدولية للتوحيد القياسي
• استخدم التوقيعات الإلكترونية لتفويض مستنداتك بأمان وكفاءة

قيود فيفا:

• يقوم المستخدمون بالإبلاغ بأن النسخة الشركية مرتفعة نسبياً سعراً مقارنة بأدوات أخرى
• قد تكون خيارات التخصيص محدودة لبعض المتطلبات الخاصة بالصناعة

تسعير فيفا:

• مجاني للأبد
• مؤسسة: التسعير المخصص

تقييمات ومراجعات Veeva:

• G2: 4.1/5 (40+ تقييم/تقييمات)
• كابتيرا: 4.5/5 (20+ تقييم/تقييمات)

5. شيربوينت

SharePoint هو منصة إدارة المستندات والتعاون التي طوّرتها شركة Microsoft. واسعة الشهرة بين الشركات من جميع الأحجام والصناعات، تتيح SharePoint لك مراقبة وإنشاء تقارير حول إدارة السجلات وفقًا للسياسات والعمليات المحددة.

SharePoint مثالي لإدارة السجل إذا كنت تستخدم مجموعة Microsoft، حيث يتكامل بسلاسة مع تطبيقات Office 365 مثل Word وExcel وPowerPoint وOneDrive.

يتيح لك الأداة تخزين المستندات بشكل آمن، وتنظيمها، ومشاركتها، مما يعزز التعاون والإنتاجية.

أفضل ميزات SharePoint:

• أنشئ مكتبات وثائق لتخزين وإدارة مستنداتك في موقع مركزي
• تعقب تغييرات المستند واستعادتها باستخدام محفوظات الإصدارات
• الوصول إلى المستندات وتحريرها باستخدام تطبيقات Office 365

قيود SharePoint:

• قيود مساحة البيانات لمكتبة المستندات
• تتطلب خيارات التخصيص خبرة فنية

تسعير SharePoint:

• SharePoint (الخطة 1): $ 5.00 / شهر لكل مستخدم
• مايكروسوفت 365 بيزنس ستاندرد: $ 12.50 / شهر لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات SharePoint:

• G2: 4/5 (8,000+ تقييم)
• كابتيرا: 4.3/5 (5,000+ تقييم)

6. الركود

يعتبر Fluix حلاً للبرمجة بدون كود يساعد الشركات على رقمنة الوثائق وتطوير المهام الروتينية، كل ذلك في مكان واحد. تم تصميمه لمساعدة الفرق على تبسيط عمليات الوثائق، وتحسين الكفاءة، وضمان الامتثال، حتى أثناء التنقل.

يعد Fluix مثاليًا للفرق النقالة، حيث يتيح لك توقيع الوثائق وإدارتها بسهولة على أجهزتك المحمولة. يمكنك أيضًا العمل دون اتصال بالإنترنت ومزامنة بياناتك عند الاتصال بالإنترنت.

أفضل ميزات Fluix:

• الوصول إلى مستنداتك في أي وقت وفي أي مكان باستخدام أجهزة iOS أو Android
• إضافة تعليقات توضيحية إلى المستندات وتحريرها باستخدام التمييزات أو الملاحظات أو الطوابع أو الرسومات
• أتمتة مهام سير عمل المستندات وعملياتها، مثل الموافقات أو الإعلامات أو التذكيرات

قيود التدفق:

• تكامل محدود مع تطبيقات الطرف الثالث مقارنة بالأنظمة الأساسية الأخرى

تسعير فلويكس:

• فلويكس كور: $ 30 / شهر لكل مستخدم
• مؤسسة الاتصال بالمبيعات لمعرفة الأسعار:

تقييمات ومراجعات Fluix:

• G2: لا توجد مراجعات كافية
• كابتيرا: 4.8/5 (40+ تعليقات)

7. منصة في الهواء الطلق

ألفريسكو هو واجهة ويب مفتوحة المصدر ومؤمنة تساعد الشركات على إدارة وتأمين سجلاتها الورقية وتحويلها إلى رقمية في مكان واحد.

مع ألفريسكو ، ستحصل على حلاً لإدارة الحياة الدورية من البداية إلى النهاية بالإضافة إلى الحوكمة لجميع سجلاتك. الاستفادة منه أيضًا تضمن الامتثال للقوانين واللوائح.

يستحق ألفريسكو أن تنظر إليه إذا كنت تبحث عن حلاً مرنًا وقابلاً للتوسيع يمكن التكيف مع احتياجات وتفضيلات المؤسسات من جميع الأحجام.

أفضل ميزات منصة الهواء الطلق:

• نظم وقم بتخزين سجلاتك في مستودع مركزي باستخدام البيانات الوصفية والفئات والعلامات
• تبسيط العمليات ومهام سير العمل، مثل الموافقات أو المراجعات أو عمليات التدقيق
• تواصل وتعاون مع أعضاء فريقك باستخدام الدردشة أو الفيديو أو وسائل التواصل الاجتماعي

قيود منصة الهواء الطلق:

• يتطلب المساعدة في الإعداد والتخصيص، والذي قد يكون تحدياً للمؤسسات الصغيرة.
• قد لا تكون واجهة المستخدم بديهية مثل الحلول الأخرى

تسعير المنصة في الهواء الطلق:

• مجتمع في الهواء الطلق: خال
• الفريق الأساسي: $ 2 / شهر لكل مستخدم
• مؤسسة: $ 22 / شهر لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات منصة Alfresco:

• G2: 3.6/5 (40+ تقييم/تقييمات)
• كابتيرا: 4.1/5 (20+ تقييم/تقييمات)

8. النص المفتوح

تعتبر OpenText حلاً برامجيًا لإدارة السجلات متكاملة الميزات، قابلة للتوسع بشكل كبير، عالية المستوى، تساعد الشركات على تحسين الكفاءة والامتثال.

تتيح البيئة الأمنية والمنصة الواحدة في OpenText لك تنظيم ومشاركة المحتوى الالكتروني والمادي عبر الشركة.

إنها حلاً مثاليًا إذا كنت ترغب في استغلال قوة الذكاء الاصطناعي التحولي مع برامج إدارة المستندات.

أفضل ميزات OpenText:

• رقمنة مستنداتك الورقية باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• أرشفوا سجلاتكم للإبقاء طويل الأمد والامتثال باستخدام خيارات تخزين آمنة وفعّالة من حيث التكلفة
• تأكد من أن سجلاتك تتوافق مع القوانين والتشريعات ذات الصلة، مثل GDPR، HIPAA، أو SOX.
• استخدم OpenText Magellan ، وهو نظام أساسي مرن الذكاء الاصطناعي والتحليلات ، لأتمتة سير العمل

قيود النص المفتوح:

• أسعار أعلى من العديد من المنافسين، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة
• قد تتطلب الميزات المعقدة تدريبا إضافيا

تسعير النص المفتوح:

• التسعير المخصص

تقييمات ومراجعات OpenText:

• G2: 4.3/5 (20+ تقييم/تقييمات)
• كابتيرا: لا توجد مراجعات كافية

9. أديليك

أديميرو هو أداة إدارة مستندات مصممة لتبسيط تنظيم واسترجاع المستندات. يساعد في تبسيط عمليات المنظمات المتعلقة بالمستندات وتحسين الكفاءة العامة في الحفظ الدائم.

إذا كنت تستخدم Quickbooks لتشغيل الحسابات لعملك، فإن أديميرو سيكون خيارًا مثاليًا بتكامله القوي وتدفق العمليات الآلي.

أفضل ميزات Ademero:

• امسح مستنداتك الورقية ضوئيا باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• فهرسة مستنداتك باستخدام بيانات التعريف
• البحث عن مستنداتك باستخدام الكلمات الأساسية أو العبارات أو عوامل التشغيل

قيود أديميرو:

• عدد محدود من الميزات المتقدمة وواجهة مستخدم أقل تفهمًا مقارنة بحلول الشركات الأخرى

تسعير أديميرو:

• المعيار المستضاف: $ 35 / شهر لكل مستخدم
• بريميوم المستضافة: $ 70 / شهر لكل مستخدم

تقييمات ومراجعات Ademero:

• G2: لا توجد مراجعات كافية
• كابتيرا: 4.3/5 (41+ تقييم/تقييمات)

10. هايلاند

هايلاند هي منصة رائدة لإدارة محتوى المؤسسات تقدم إدارة المستندات وإدارة السجلات وأتمتة عمليات الأعمال.

تساعد هايلاند المؤسسات في كل صناعة على دمج محتواها وبياناتها وعملياتها بسلاسة لتوفير المعلومات الصحيحة للأشخاص المناسبين، في الوقت والمكان الصحيحين.

إنها خيار موثوق للمؤسسات التي لديها احتياجات متنوعة في إدارة السجلات.

أفضل ميزات هايلاند:

• مسح المستندات الورقية ضوئيا باستخدام الماسحات الضوئية أو الأجهزة المحمولة أو البريد الإلكتروني
• تسهيل عمليات وأنظمة العمل، مثل الموافقات والمراجعات والتدقيقات، باستخدام أدوات سحب وإفلات وقوالب
• تأكد من أن سجلاتك متوافقة مع القوانين واللوائح ذات الصلة مثلGDPR، HIPAA، أو SOX

قيود هايلاند:

• التنفيذ والتخصيص قد تحتاج إلى مساعدة من استشاريي Hyland ، والتي تأتي بتكلفة إضافية

تسعير هايلاند:

• الاتصال بالمبيعات لمعرفة الأسعار

تقييمات ومراجعات Hyland:

• G2: 4.3/5 (150+ تقييم/تقييمات)
• كابتيرا: لا توجد مراجعات كافية

اختر أفضل نظام لإدارة السجلات لعملك

تُعَد السجلات المُحافظ عليها بدقة العمودُ الفقري لأي عمل تجاري. إنها تحتوي على معلومات قيمة، مثل العقود، الفواتير، التقارير، وما إلى ذلك. يمكن لنظام إدارة السجلات القوي مساعدتك في تحسين الكفاءة والتعاون وضمان أمن الوثائق والامتثال.

كل برنامج في هذه القائمة يقدم ميزات وفوائد فريدة. أيًا كانت الخيار الذي تختاره، تأكد من أنه مصمم بما يتناسب مع متطلبات شركتك المتطورة ويحافظ على الأمان القانوني.

هنا، منصة إدارة المشاريع المتعددة الاستخدامات من ClickUp تبرز عن بقية البرامج. تتميز بميزاتها المتقدمة، التصميم الموجه للمستخدمين، والقدرة على توفير خيارات قابلة للتخصيص لإدارة السجلات بكفاءة، مما يجعلها حلاً مكتملًا تستطيع الوثوق به لمستنداتك وأعمالك.