مسك دفاتر الأعمال الصغيرة في عام 2024 – دليل بسيط

على الرغم من أنهما غالباً ما يتم الخلط بينهما، إلا أن هناك فروقات رئيسية بين الحسابات والمحاسبة. في جوهره، تتعلق المحاسبة بتسجيل البيانات المالية، بينما تتعلق الحسابات بتفسير البيانات المالية. لا يمكن حدوث المحاسبة بدون محاسبة جيدة. بدون محاسبة، لن يكون هناك بيانات لتحليلها.

بشكل عام، يساعد أصحاب الدفاتر في جمع وتنظيم البيانات وقد يكون لديهم شهادات معينة للقيام بذلك لعملك. من ناحية أخرى، يكون المحاسبون عادة مجهزين بدرجة محاسبة وربما يكونون حتى معتمدين من الولاية كمحاسبون قانونيون معتمدون. يمكنك توقع أن يحتفظ معظم أصحاب الدفاتر بالميزان العمومي والحسابات بينما يكون المحاسب هناك لإنشاء وتفسير تقارير مالية أكثر تعقيدًا.

سواء قمت بإدارة الحسابات بنفسك أو استأجرت شخص ما للقيام بذلك، هناك عناصر معينة أساسية للحفاظ على سلامة الكتب المالية. يتم القيام ببعض هذه العناصر بانتظام أكثر من غيرها لضمان أن تكون السجلات دائمًا محدثة. ويتم إكمال عناصر أخرى في فترات زمنية معينة حسب الحاجة لإكمال مهمة تجاريةً محددة.

تسجيل المعاملات

يستخدم أمناء الحسابات القيود اليومية لتسجيل الدائنين والمدينين. يجب أن تحتوي كل عملية مالية على بند في دفتر الأستاذ العام، الذي يتتبع كل شيء في مكان واحد. يقوم دفتر الأستاذ بتحديد رقم الحساب الذي يتم تطبيق الدائن أو المدين عليه. يقوم أفضل برنامج محاسبي بتوطين الكثير من العملية في القيود اليومية للدائنين والمدينين العاديين للمساعدة في القضاء على الأخطاء المحتملة في إدخال البيانات.

إرسال الفواتير

إذا لم يتم ذلك في وقت إجراء المعاملة، سيقوم أمين الصندوق بإنشاء وإرسال فواتير للأموال التي يجب جمعها من قبل الشركة. يقوم أمين الصندوق بإدخال البيانات ذات الصلة مثل التاريخ والسعر والكمية والضريبة على المبيعات (إذا كانت مطبقة). عندما يتم ذلك في برنامج المحاسبة، يتم إنشاء الفاتورة، ويتم إدخال قيد محاسبي، يقوم بتحصيل النقد أو حساب الحسابات المدينة مع تصديق حساب المبيعات.

إعداد القوائم المالية الأساسية

بما أن المعلومات التي يتم جمعها في الحفظ الدفتري يستخدمها المحاسبون وأصحاب الأعمال، فهي أساس جميع البيانات المالية الناتجة. تسمح معظم برامج المحاسبة بتشغيل تلقائي للتقارير المالية الشائعة مثل بيان الدخل والمصروفات، والميزانية وبيان التدفق النقدي. يمكن لأصحاب الأعمال أو المحاسبين استخدام هذه التقارير للحصول على رؤية دقيقة حول الوضع المالي للعمل.

استكمال كشوف المرتبات

في نهاية كل فترة دفع، سيقوم أمين الصندوق بتجميع تفاصيل دفع الموظفين التي تشمل ساعات العمل والأجور. من هناك، يتم تحديد المجموع الكلي للدفع بالضرائب والاستقطاعات المناسبة. يتم استكمال وإصدار شيكات الرواتب. في برنامج المحاسبة، إدخال اليومية الرئيسي للرواتب الإجمالية هو مدين لحساب التعويضات وائتمانات نقدية.

هناك نوعان من طرق المحاسبة يمكن اختيارهما: طريقة النقد وطريقة الاستحقاق. تود اختيار النوع الذي يساعدك على إدارة أموال عملك بشكل أفضل.

المحاسبة القائمة على النقد

الطريقة الأولى للمحاسبة هي طريقة المحاسبة القائمة على النقد. تسجل هذه الطريقة المعاملات المالية عند تبادل النقود. وهذا يعني أنك لا تقوم بتسجيل فاتورة حتى يتم دفعها فعلياً. بالمثل، لا تقوم بتدوين الفواتير الغير المسددة حتى تدفعها فعلياً. توفر هذه الطريقة لقطة حقيقية لأصولك وديونك في أي وقت محدد.

المحاسبة على أساس الاستحقاق

نوع آخر من أساليب المحاسبة هو طريقة المحاسبة على أساس التراكم. تسجل هذه الطريقة كل من الفواتير والفواتير حتى لو لم يتم دفعها بعد. هذه الطريقة موصى بها بشدة لأنها تعكس الحالة المالية للشركة بناءً على الأموال الواردة والصادرة المعروفة. بما أن الأموال تمثل في الدفاتر المحاسبية، يمكنك استخدام البيانات لتحديد النمو.

لمزيد من المعلومات، تفضل بزيارة مقالتنا حول المحاسبة النقدية مقابل المحاسبة على أساس التراكم.

هناك أخبار جيدة لأصحاب الأعمال الذين يرغبون في تبسيط عملية إدارة حساباتهم. يمكن لأصحاب الأعمال الذين لا يرغبون في عبء إدخال البيانات استئجار خدمة محاسبة عبر الإنترنت. هذه الخدمات هي طريقة فعالة من حيث التكلفة للتعامل مع العمليات اليومية للمحاسبة بحيث يمكن لأصحاب الأعمال التركيز على ما يجيدونه أفضل، وهو تشغيل الأعمال التجارية. بالنسبة لأصحاب الأعمال الذين لا يمانعون القيام بإدخال البيانات، يساعد برنامج المحاسبة على تبسيط العملية. لم يعد عليك القلق بشأن إدخال البيانات المزدوجة في حسابين. يقوم البرنامج بذلك بالنيابة عنك.

عند قيامك بالمحاسبة، ستتبع عادة الخطوات الأربع التالية للتأكد من أن الدفاتر مُحدّثة ودقيقة. تذكر أنه يتم تعيين كل صفقة إلى حساب محدد يُنشر لاحقًا في دفتر الأستاذ العام. إن نشر الدائنين والمدينين في الحسابات الصحيحة يجعل التقارير أكثر دقة. تعرّف على الخطوات الأربع التالية لإدارة محاسبتك.

تعيين المعاملات لحسابات محددة

انظر إلى العنصر المعني وحدد إلى أي حساب ينتمي. على سبيل المثال، عندما يأتي المال من عملية بيع، سيتم احتساب حساب إيرادات المبيعات. التأكد من تعيين العمليات بشكل صحيح للحسابات يمنحك أفضل رؤية لعملك ويساعدك على استخراج التقارير الأكثر فائدة من برامج المحاسبة الخاصة بك.

إجراء قيود يومية على الحسابات المدينة والدائنة

عند القيام يدويًا بالمحاسبة، يتم العثور على السحوبات على الجانب الأيسر من دفتر الحسابات، ويتم العثور على الائتمانات على الجانب الأيمن. يجب أن تتساوى السحوبات والائتمانات دائمًا حتى تكون السجلات في توازن.

ترحيل الإدخالات إلى حساب دفتر الأستاذ

بمجرد تعيين القيود إلى الحسابات الصحيحة ، يمكنك نشرها إلى دفتر الأستاذ العام للحصول على رؤية شاملة لوضعك النقدي الحالي. معظم برامج المحاسبة تقوم بذلك بالنسبة لك ، لذا لا داعي للقلق بشأن خطوة إضافية.

ضبط القيود في نهاية كل فترة محاسبية

في نهاية فترة المحاسبة، خذ الوقت لإجراء تعديلات على إدخالاتك. تجعل التعديلات كتبك أكثر دقة. على سبيل المثال، قد تكون قد قدرت بعض الفواتير التي يتم تحديدها لاحقًا برقم فعلي. قم بتصحيح الإدخالات لعكس البيانات الدقيقة.

لست متأكدًا مما إذا كنت جاهزًا للمهمة؟ قم بالنظر في استخدام واحدة من أفضل خدمات المحاسبة لجعل إدارة كتبك سهلة.