الوصف الوظيفي للمساعد الإداري مع أمثلة

المساعدين الإداريين يتولون مهام المكتب العامة والواجبات الإدارية، مثل توجيه الاتصالات بين الزملاء والعملاء، تنظيم الجداول والفعاليات، إدخال البيانات، الحفاظ على سجلات المحاسبة، صيانة معدات المكتب وما إلى ذلك. يُمكن للمساعد الإداري الفعال أن يتيح للفرق التركيز على أهدافها والاستعداد لأي شيء قد يأتي في طريقها. إنها دور حيوي، خصوصاً للفرق والأفراد الذين يضعون الكثير من الأمور تحت رعايتهم في كل الأوقات.

المسمى الوظيفي: مساعد إداري ل [اسم الشركة] [اسم الشركة] هو أكثر من بائع لملابس الرياضة. إنها تستكشف الإمكانيات وتزيل الحواجز أمام حياة صحية ومريحة. تبحث الشركة عن شخص مستعد لتحسين تجربة العميل من خلال ضمان سلسلة رحلتهم في التمرين أو الاسترخاء من يوم إلى آخر.

تقدم [اسم الشركة] أجر بدء يبلغ 25.00 دولار في الساعة، إذ تبحث الشركة عن مساعد إداري بدوام جزئي ينمو مع الشركة ويتمتع بامتيازات مثل باقة مكافآت سخية، وخصم بنسبة 30% على المشتريات، وتأمين صحي. واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري

• رحب بالعملاء وشعرهم بالراحة، سواء كانوا في الشخص أو عبر الهاتف
• إدارة الجدول الزمني لفصول اللياقة البدنية وجلسات العلاج
• تقديم التوصيات وفقا لاحتياجات العملاء أو تفضيلاتهم
• تقديم التفاصيل الأساسية للعملاء المحتملين ، مثل أسعار الفئة أو العضوية
• الحفاظ على مكتب الاستقبال والتحقق من أن الطلبات يتم تقديمها حسب الحاجة لضمان توفر اللوازم اللازمة في جميع الأوقات
• توجيه العملاء إلى الأقسام المناسبة للفصول الدراسية أو العلاج أو التدريب الفردي
• تأكد من تحديث سجلات العميل
• تنبيه إدارة المشكلات الأمنية المحتملة

متطلبات التعليم والخبرة

• شهادة الثانوية العامة
• يفضل سنتين من العمل في القطاع الخدمي أو الإداري

المهارات المطلوبة

• دوافع ذاتية ومنظمة للغاية وموجهة نحو التفاصيل
• مهارات الاتصال اللفظي والكتابي
• المهارات الأساسية في الرياضيات والمحاسبة

المهارات المفضلة

• خبرة في تشغيل ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية (حسب الحاجة)
• التفكير النقدي والتقييم والمهارات التحليلية

إذا كنت تلبي المتطلبات أعلاه وترغب في الانضمام إلينا، يرجى تقديم طلبك.

ينتهي تقديم الطلبات بنهاية الشهر.

وصف وظيفة مساعد إداري يصف كل من جهة العمل والوظيفة، بالإضافة إلى تحديد مرشح مؤهل بشكل عالي. يجب أن يكون الوصف واضحًا ومفيدًا، ويُنتقى من خلاله المرشحون الذين يمكنهم ويرغبون في القيام بالوظيفة.

إذا كانت أقسام المسؤوليات والمؤهلات غير واضحة، فستجذب مرشحين غير مؤهلين وتثير الاشمئزاز لدى الأشخاص المثاليين. ويمكن أيضًا أن يؤدي وصف الوظيفة السيء إلى زيادة نسبة التحول، حيث سيغادرون الموظفون إذا بيع لهم وظيفة واحدة وحصلوا على شيء غير ما وصف.

يجب أن يتضمن وصف الوظيفة الخاص بك ملخصًا قصيرًا ومفيدًا للوظيفة، تليه قائمة وصفية بالمسؤوليات والمؤهلات (المطلوبة والمفضلة). وأخيرًا، لا تنسى إضافة أي لغة مطلوبة قانونيًا.

موجز الوظيفة

يوفر الملخص الوظيفي للباحثين عن عمل تفاصيل كبيرة عن الوظيفة، ونموذجاً من الواجبات والتوقعات المصاحبة لها. هنا حيث ستقوم بتسجيل عنوان الوظيفة، وإلى من يُقدم التقرير، المسؤوليات اليومية، المهارات والمؤهلات، الموقع (هجين، عن بُعد أو شخصيًا)، متطلبات السفر وتفاصيل فريدة أخرى حول الوظيفة.

بالنسبة لأولئك الذين يقدمون عمل عن بُعد، يجب عليكم ذكر عدد أيام العمل المتوقعة للموظفين في المنزل مقابل العمل في المكتب.

المسؤوليات

يجب أن تقدم قسم مسؤوليات الوظيفة للمتقدمين قائمة شاملة من الواجبات التي يُتوقع منهم إكمالها. شيء بسيط مثل “توفير الدعم الإداري” يمكن تفسيره بعدة طرق. ولكن “توفير الدعم الإداري، مثل إدخال البيانات في نظام إدارة علاقات العملاء، نسخ العقود وحفظ ملاحظات الاجتماعات” لا تترك الكثير من المجال للتخيل. لا يجب على المرشحين التساؤل عما إذا كانت هذه الوظيفة مناسبة لهم.

وفيما يلي أمثلة على المسؤوليات الشائعة لمساعدي الإدارة:

• الحفاظ على تنظيم وترتيب لوازم المكتب العامة، بما في ذلك الورق، والأقلام، والحبر/الحبر الطباعي، وما إلى ذلك، لضمان توفير كل ما يحتاجه الفرق للنجاح
• استقبل وسجِّل الزوار، وأرشدهم إلى الموقع المناسب واجعلهم يشعرون بأنهم في بيتهم
• إدارة جدول الفريق وتنظيمه باستخدام تقويم Google
• حجز ترتيبات السفر للموظفين التنفيذيين
• الاحتفاظ بملاحظات مفصلة عن الاجتماع
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها

المهارات والمؤهلات

الهدف من أقسام مهاراتك ومؤهلاتك هو تصفية المرشحين الذين يمتلكون معظم، إن لم يكن جميع، المهارات والمؤهلات الضرورية لأداء العمل. يجب أن يكون ذلك شاملاً، مع قليل من المجال للتفسير؛ يجب على شخص ما أن يتمكن من تحديد ما إذا كان مؤهلاً للوظيفة بسرعة. يجب عليك تقييد هذا القسم فقط إلى المهارات والمؤهلات ذات الصلة بالوظيفة لأن قائمة طويلة يمكن أن تكون مركبة وتبعد المرشحين الجيدين.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
• رخصة قيادة وجواز سفر ساري المفعول
• سنوات من الخبرة كمساعد إداري على مستوى التنفيذي في صناعة [industry of choice]
• تجربة العمل مع طابعات متعددة الوظائف، بما في ذلك القدرة على مسح المستندات وإرسالها كمرفق بريد إلكتروني، تهيئة إعدادات النسخ وأداء مهام الصيانة الخفيفة مثل استبدال خراطيش الحبر
• تجربة مع مجموعات إنتاجية المكاتب مثل Microsoft 365 وGoogle Workspace
• خبرة مع منصات CRM مثل Salesforce
• مهارات قوية في تعدد المهام والمهارات التنظيمية

المؤهلات المفضلة

من المهم التمييز بين المهارات والمؤهلات التي يُطلب من المتقدمين أن يكونوا يتوفرون عليها، وتلك التي يكون من الجيد أن يكونوا يتوفرون عليها. إذا قمت بتجميعها معًا، فإن المتقدم المؤهل بالأساس قد يظن أنه غير مؤهل ويتخذ قرار بعدم تقديم طلبه.

• أنواع لا تقل عن 65 كلمة في الدقيقة
• درجة البكالوريوس في المالية أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها
• يفضل مرشحون متعددو اللغات
• الخبرة السابقة كمساعد إداري هي ميزة إضافية

العناصر الأخرى التي ترغب في تضمينها في وصف الوظيفة تشمل تفاصيل حول التعويضات والفوائد، وكيفية التقديم وأماكن التقديم والوثائق الداعمة التي يجب إرفاقها. يجب عليك أيضًا إضافة بعض التفاصيل حول الشركة. وتبعًا لموقعك الجغرافي، قد تحتاج إلى إضافة بيان منفصل لصالح فرص العمل المتساوية وتفاصيل قانونية أخرى مطلوبة من قبل الحكومات.

تتضمن أدوار المساعد الإداري العديد من المهام الصغيرة التي من المحتمل أن تنسى بعضها عندما تجلس لكتابة وصف وظيفتك الخاصة كمساعد إداري. يساعد بدء العملية عن طريق النظر في القوائم الحالية، خاصة تلك التي تأتي من الشركات التي تتماثل بحجمها أو تعمل في نفس المجال الخاص بك. فيما يلي بعض الأمثلة لتلهمك.

المثال 1. مساعد إداري للمبيعات في ديفيدسون

وصف الوظيفة يتعلق بجذب الانتباه وفرز المرشحين المرغوب فيهم. في هذه الحالة، يحقق قائمة دافيدسون هذين الهدفين من خلال سؤال واحد، حتى في بداية الوصف. السؤال جذاب ويشجع القراء الذين يمتلكون الصفات المطلوبة على الاستمرار في القراءة. أولئك الذين لا يهتمون بالتفاصيل غالبا ما لن يتقدموا لوظيفة تطلب اهتمامًا بالتفاصيل في الجملة الأولى.

وصف

هل لديك انتباه حاد للتفاصيل ورغبة في أن تكون جزءًا من صناعة سريعة النمو وديناميكية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فنحن نشجعك على استكشاف الانضمام إلى فريقنا حيث ستتلقى تعويضًا ممتازًا وحزمة فوائد شاملة. دافيدسونز هي شركة رائدة مبتكرة تبلغ من العمر 90 عامًا في مجال التوزيع والتي تتمتع بسمعة طيبة في مجال خدمة العملاء وتقديم المنتجات والاستقرار المالي.

نظرة عامة على وظيفة مساعد إداري للمبيعات

تبحث ديفيدسون حاليا عن وظيفة بدوام كامل داخل الشركة ، مساعد إداري مبيعات للانضمام إلى قسم إدارة المبيعات لدينا والفريق العامل بجد في بريسكوت، أريزونا أو تشابين، كارولاينا الجنوبية!

مسؤوليات مساعد إداري للمبيعات:

• تنسيق مدخلات الفريق بشأن المواعيد النهائية المختلفة لمشاريع محددة
• تدقيق وتتبع برامج الشركة المصنعة والعروض الترويجية
• إنشاء تقارير ومجموعات بيانات متنوعة وتشغيلها واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
• التعامل مع مكالمات خدمة العملاء وردود الملاحظات
• إجراءات التسجيل والتوثيق

المثال 2. مساعد إداري في سيتي بنك

أول شيء يقوم به سيتي بنك في هذا الوصف هو وصف الدور الذي يحاول شغله، والمهام على المستوى الأعلى التي سيكون عليه المرشح مسؤولا عنها. من الصعب على المتقدم أن يعتبر فوراً ما إذا كان هذا الوظيفة مناسبة له. شخص لا يهتم بإدارة التقويمات والمواعيد لن يسعى وراء هذه الوظيفة. أما الذين يهتمون، سوف يقرأون الى الأمام. بمعنى آخر، سيتم تقديم طلبات الوظيفة فقط من قبل الأشخاص الذين يمكنهم ويرغبون في القيام بالوظيفة.

وصف

يقدم مساعد الإداري دعمًا لفرد آخر أو مجموعة من الأفراد من خلال التعامل مع المراسلات، وإدارة التقويمات والمواعيد، وتنظيم المؤتمرات والمكالمات الهاتفية، وترتيب السفر، وتنفيذ مهام إدارية أخرى.

المثال 3. موظف استقبال / مساعد إداري في شركة ميركوري سيستمز

قسم المسؤوليات شامل ومعلوماتي يمكن أن يحدث فرقا كبيرا في معدلات الاحتفاظ بالموظفين الخاصة بك. تقوم شركة ميركوري سيستمز بعمل رائع في وصف كل مسؤولية بتفاصيلها. إنها لا تقول فقط إن المرشحين سيضطرون إلى إدارة اللوازم؛ بل تقدم شرحًا مفصلًا لما ينطوي عليه إدارة مخزون اللوازم المكتبية.

وصف

أنت مسؤول عن:

• الرد على مكالمات الهاتف وتوجيه المتصل إلى الشخص المناسب أو القسم المخصص أو البريد الصوتي لضمان معالجة جميع المكالمات
• استقبال الزائرين في الموقع، تحديد طبيعة العمل، وإعلام الزائرين بالموظفين المناسبين لضمان تقديم خدمة عملاء جيدة
• توفير المتصلين بمعلومات أساسية مثل عنوان الشركة، واتجاهات الوصول إلى موقع الشركة، وأرقام الفاكس الخاصة بالشركة، والموقع الإلكتروني للشركة، وغيرها من المعلومات ذات الصلة
• الحفاظ على مخزون إمدادات المكتب عن طريق التحقق من المخزون لتحديد مستوى المخزون، والتنبؤ بالإمدادات الضرورية، وتقديم الطلبات وتسريعها للحصول على الإمدادات، والتحقق من استلام الإمدادات لضمان توفرها وتنظيمها في جميع الأوقات
• صيانة معدات المكتب من خلال تحديد الأعطال، والاتصال وتسريع عمليات الإصلاح لضمان عمل المعدات.
• المساعدة في إعداد طلبات الشراء للمواد غير الإنتاجية لدعم متطلبات الهندسة والعمليات والمرافق