الفواتير جزء حيوي من إدارة الأعمال وتعلم كيفية إنشاء وإرسال فاتورة بالشكل الصحيح سيساعدك على زيادة الكفاءة والحصول على الدفع بشكل أسرع. للبدء، ستحتاج إلى إنشاء فاتورتك، مع اسمك ومعلومات الاتصال بك، اسم العميل ومعلومات الاتصال به، التواريخ، رقم الفاتورة، الخدمات المقدمة، السعر الإجمالي، وشروط وأحكام الدفع. عندما تكون جاهزاً، قم بإرسالها عبر البريد الإلكتروني، البريد العادي، أو برنامج الفوترة، واحصل على أجر عملك.

كيفية إرسال فاتورة خطوة بخطوة

بمجرد أن تكمل طلبًا – سواء كان ذلك منتجًا أو خدمة – حان الوقت لإنشاء فاتورة وإرسالها في أقرب وقت ممكن. بالطبع، هناك عدة خطوات بينهما، بدءًا من ما إذا كنت ستستخدم برنامج الفوترة واختيار كيفية إرسال الفاتورة إلى إرسال تذكيرات بالدفع أو إعداد دفعات مجدولة.

إليك نظرة عامة على كيفية إنشاء وإرسال فاتورة:

  • تشير في الجزء العلوي إلى أنها فاتورة
  • إضافة رقم فاتورة
  • أضف التاريخ الذي ترسل فيه الفاتورة
  • أضف اسمك وعنوانك وتفاصيل الاتصال بك
  • أضف اسم عميلك وعنوانه وتفاصيل الاتصال به
  • قم بتضمين وصف موجز للخدمات المقدمة
  • إضافة تاريخ تقديم الخدمات
  • أضف المبلغ الإجمالي (بما في ذلك أي رسوم أو ضرائب)
  • تضمين شروط وأحكام الدفع
  • اختر طريقة التسليم (مثل البريد الإلكتروني) وأرسل فاتورتك إلى عميلك
  • تتبع فاتورتك ، وقم بإعداد تذكيرات الدفع (إذا لزم الأمر) ، واحصل على الأموال

تذكر أنه بالإضافة إلى ما سبق يجب أن تكون لفاتورتك عناصر أساسية، قد تحتوي عملك على عناصر أساسية فريدة لذا يجب عليك تخصيص فاتورتك لتلبية احتياجاتك واحتياجات عملائك.

طرق إرسال فاتورة

قرار آخر يجب اتخاذه هو تحديد كيف ترغب في إرسال فواتيرك. بالنسبة لبعض الشركات، الإجابة على هذا السؤال سهلة، ولكن بالنسبة للبعض الآخر، الأمر ليس بهذه البساطة. في الواقع، في بعض الحالات، قد ترغب في استخدام مزيج من هذه الطرق لضمان استلام فاتورتك.

هنا ثلاث طرق شائعة لإرسال فاتورة:

  • بريد. إذا لم يستخدم عميلك البريد الإلكتروني أو فواتير الدفع عبر الإنترنت، فقم بطباعة فاتورتك وإرسالها عبر البريد. إنه عملية بطيئة ولكن يجب أن تكون قد تناولت هذا الأمر قبل بدء المشروع.
  • البريد الإلكتروني. هذه هي الطريقة الأكثر شهرة وسرعة لإرسال فاتورة. إذا كنت قد أنشأت الفاتورة في معالج نص أو برنامج تصميم، فقم بتحويلها إلى ملف PDF لتعزيز الأمان. ذكر أنك ترسل فاتورة في سطر الموضوع واكتب رسالة قصيرة في النص.
  • برامج الفواتير. هناك العديد من بُرامج الفوترة مثل PayPal التي يمكنك استخدامها لإعداد فاتورتك. ميزة استخدام برامج الفوترة هي وجود العديد من القوالب للاختيار من بينها والتمييز العلامي سهل للغاية. تحصل العملاء على وصول سهل إلى روابط الدفع، مما يجعلهم أكثر سهولة في دفع المبلغ لك.

ستجد معظم الشركات الصغيرة أن برامج الفوترة هي الخيار الأفضل. ليس فقط لأن هناك حلول برامج الفوترة مجانية وسهلة الاستخدام متاحة لتجعل إنشاء وإرسال الفواتير سهلًا، ولكنها عادة ما تشمل ميزات مفيدة أخرى، مثل القدرة على جدولة الفواتير وتذكير الدفعات تلقائيًا، وتمكينك من قبول الدفعات عبر الإنترنت بسهولة.

ما يجب تضمينه في الفاتورة

على الرغم من أن الفواتير يمكن أن تختلف بشكل كبير، هناك عدد من العناصر القياسية التي يجب تضمينها في كل فاتورة تقريبًا. تأكد من تضمين هذه العناصر لضمان أن تحتوي فاتورتك على المعلومات الصحيحة وتضعك على استعداد للحصول على الدفع.

هذا ما يجب أن تتضمنه كل فاتورة:

  • رقم الفاتورة
  • اسم النشاط التجاري ومعلومات الاتصال
  • اسم المستلم ومعلومات الاتصال
  • وصف الخدمات المقدمة (قائمة مفصلة بالخدمات اختيارية)
  • السعر الإجمالي (بما في ذلك أي رسوم إضافية، إن وجدت)
  • التواريخ الرئيسية (مثل: تاريخ تقديم الخدمات، تاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق)
  • شروط وأحكام الدفع

عادةً، سترغب في إنشاء قالب فاتورة مخصص خاص بك، الذي يمكنك استخدامه لإنشاء فواتير بسهولة في المستقبل. إذا كنت غير متأكد من كيفية البدء، فمن المفيد الرجوع إلى إحدى أفضل شركات برامج الفوترة، مثل Square Invoices أو Zoho Invoices، والتي تكون مجانية وتمكنك من إنشاء فواتير احترافية يمكنك بسهولة إرسالها إلى العملاء والحصول على الدفع عبر الإنترنت عن خدماتك.

نصائح للحصول على أموال بشكل أسرع

بالطبع، تريد الحصول على المبلغ المستحق في أسرع وقت ممكن. هناك خطوات يمكنك اتخاذها، مباشرة من البداية، والتي ستساعدك على الحصول على المبلغ بشكل أسرع:

  • ناقش الفواتير قبل الالتزام بتقديم المنتج أو الخدمة.
  • دائمًا اسأل ما إذا كانوا بحاجة إلى معلومات محددة على الفاتورة أو إذا كان لديهم قالب يستخدمونه لجميع مورديهم.
  • اسأل ما إذا كان لديهم أمر شراء للخدمة التي قدمتها. إذا كان لديهم واحد، قم بتضمينه في الفاتورة واستخدمه أيضًا لمتابعة الأمور إذا لزم الأمر.
  • إذا استخدمت برنامج الفوترة، يمكنك تضمين زر “الدفع الآن” والحصول على الدفع فورًا.
    قبول الدفع بعدة طرق (على سبيل المثال، نقدًا، شيك، بطاقة ائتمان)
  • أنشئ تذكيرات للدفع، بحيث يتم إرسال بريد إلكتروني للعملاء والعملاء يُخطرهم بالمهلة القادمة قبل استحقاق الدفع.

في الحالات التي تفشل في استلام الدفعة بحلول تاريخ الاستحقاق، ابدأ بإرسال فاتورة متابعة. قد تكون تجربة طريقة تسليم مختلفة (على سبيل المثال، البريد مقابل البريد الإلكتروني) ذات جدوى في حال لم يتم استلام الفاتورة الأصلية.

الخاتمة

مناقشة حول كيفية إرسال فاتورة لن تكتمل دون مناقشة الخطوات التالية. الحصول على الدفع ليس نهاية الأمور.

بعد استلام الدفع، قم بشكر العميل بغض النظر عما إذا كان الدفع لمرة واحدة أم متكررًا. إذا كان الدفع متكررًا، فمن المسلم أن تحافظ على علاقة جيدة مع العميل. ولكن حتى إذا كان الدفع لمرة واحدة، يجب أن تبدأ في بناء علاقة لتخلق فرصة للمستقبل.

اعتمادًا على المنتج أو الخدمة التي قدمتها، يمكنك أيضًا طلب تعليقات أو شهادات. يخبر العميل هذا أيضًا أنك مهتم بالاستمرار في العلاقة ويمكن أن يساهم بشكل كبير في بناء الوعي بالعلامة التجارية والولاء.

أسئلة مكررة