يمكنك بسهولة الانخراط في إدارة أنشطة عملك اليومية ونسيان تتبع جميع نفقات عملك. ومع ذلك، يعتبر تتبع عملك أمراً أساسياً حيث يساعدك على رؤية كيفية أداء عملك بالضبط. يمكنك تحليل أموالك لمعرفة ما يجب الاستثمار فيه ومتى يجب الانسحاب.

سنريك ما هي نفقات العمل، والتي يجب تتبعها، ولماذا يجب عليك تتبعها، وكيفية تتبع نفقات العمل.

ما هي نفقات العمل؟

تُعتبر نفقات العمل تكاليف تتكبدها عند تشغيل شركتك. تُعرف أيضًا باسم خصومات العمل، حيث يُخصم النفقات العملية العادية والضرورية من إيراداتك لحساب أرباحك وخسائرك والدخل الخاضع للضريبة. تشمل هذه النفقات تكاليف الإعلان والتسويق، رسوم البنوك والعمولات، البرمجيات والخدمات العامة، مستلزمات المكتب، الطباعة، البريد والتوصيل والميل السيارة.

عند تتبع نفقات العمل، يمكنك مراقبة الأرباح والخسائر واستكشاف اتجاهات العمل لمساعدتك في عمل توقعات. نظرًا لأنك تعرف كمية الأموال التي تملكها وأين تذهب أموالك، يمكنك أيضًا التخطيط لاستخدام مسؤول للأموال.

ستُخفض السلطة الضريبية الفدرالية “IRS” نفقات العمل عندما تقدم أدلة وثائقية. لذلك، فإن تتبع نفقات عملك سيقلل من دخل شركتك الخاضع للضريبة.

كيفية تتبع نفقات العمل في 5 خطوات

تتضمن تتبع مصروفات العمل اتخاذ عدة خطوات، تتراوح من فتح حساب منفصل لمعاملات عملك إلى دمج برنامج الحسابات الخاص بك مع المؤسسات المالية ومن ثم تقديم الإيصالات بانتظام ومراجعة السجلات من وقت لآخر. اتبع الخطوات أدناه لتتبع مصروفات العمل الخاصة بك بشكل صحيح.

الخطوة 1: افتح حساب أعمال

الخطوة الأولى لتتبع مصروفات العمل هي إنشاء حساب مالي خاص بالعمل خاص بالمعاملات الخاصة بعملك. ستحتاج إلى فتح حساب جاري للعمل، وحساب توفير للعمل، وحساب خدمات تجارية (لقبول معاملات البطاقات من العملاء). امتلاك حساب منفصل لعملك سيجعل من السهل التعامل مع أمورك المالية. ستكون مصروفات عملك منظمة في مكان واحد، مما يجعل من السهل المطالبة بالاستفادة من خصومات الضرائب.

يجب عليك الحصول على بطاقة منفصلة لمصروفات العمل حتى لا تحتاج إلى ترتيب الإيصالات. بالإضافة إلى ذلك، مع بطاقة ائتمان تجارية أو بطاقة مدينة مخصصة للعمل، يُنظم تاريخ الائتمان الخاص بك ويُصبح سهل الوصول إليه، مما يجعل من السهل الحصول على تمويل الأعمال والمكافآت، مثل النقد الردعي على المشتريات والحجوزات في الرحلات الجوية والفنادق.

الخطوة 2: اختر برنامج المحاسبة

الخطوة التالية لتتبع نفقات الأعمال هي اختيار برنامج محاسبة يمكنه أتمتة سجلات أعمالك وتتبع كل نفقة. مع برنامج المحاسبة، يصبح من السهل رصد وتنظيم نفقات عملك. يأتي أفضل برامج المحاسبة مع أدوات تقارير توفر مقارنات سنوية لنفقات عملك. لن تحتاج إلى إنفاق أكثر من ميزانيتك للحصول على سجلات دقيقة حيث إن هناك العديد من منصات برامج محاسبية مجانية متاحة للأعمال.

أثناء إعداد حسابك، اختر طريقة تقرير الدخل والنفقات المفضلة لديك، والتي يمكن أن تكون محاسبة نقدية أو تراكمية. تسجل المحاسبة النقدية المعاملات عند استلام المدفوعات بينما تسجل المحاسبة التراكمية كل فاتورة ودفعة تم استلامها.

الخطوة 3: ربط المؤسسات المالية الخاصة بك

لتبسيط تتبع مصاريف عملك، قم بربط برنامج المحاسبة الخاص بك بحساباتك المصرفية. سيمكنك ذلك من تنزيل تلقائي لجميع العمليات المصرفية وحتى تصنيف مصاريفك. يمكنك أيضًا دمج وظائف أخرى، بما في ذلك استيراد عملياتك اليومية وتنزيل كشوف حساب المصرف مما يجعل الوفاء بالبيانات سهلاً.

أيضًا، من خلال دمج حساباتك المصرفية مع نظام المحاسبة الخاص بك، يمكنك إكمال عمليات البنك على البرنامج الخاص بك دون تسجيل الدخول إلى حسابك المصرفي. تُمكّنك هذه المزامنة من قضاء وقت أقل في تتبع مصاريفك. أيضاً، يمكنك أن تضمن سجل دخل ومصروف دقيق حيث لن تفوت أي عملية.

الخطوة 4: قم بتقديم إيصالاتك

لتتبع دقيق لنفقات العمل، تأكد من تقديم الفواتير أثناء قيامك بعمليات عملك. يتطلب مكتب الضرائب الأمريكي منك الاحتفاظ بجميع الفواتير الورقية والوثائق الأخرى مثل كشوفات البنك لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. لذلك، استخدم مجلدات لتخزين الفواتير الورقية وتذكر أن تشير إلى الغرض من كل عملية شراء على الفواتير. يمكنك أيضًا تسمية وتنظيم المجلدات حسب تواريخها أو فئاتها.

أصبح من الأسهل تتبع نفقات العمل باستخدام تطبيقات الحسابات وتطبيقات تتبع نفقات العمل التي يمكنك دمجها مع برامج الحسابات الخاصة بك. تقوم هذه التطبيقات بتخزين الفواتير بشكل رقمي. يمكنك مسح الفواتير باستخدام كاميرا هاتفك وحتى تخزينها في السحابة. بالإضافة إلى ذلك، تتزامن الفواتير مع دفاتر حسابك، مما يجعل من السهل تتبع كل عملية تحويل.

تتبع جميع النفقات، بما في ذلك المسافات التي تقطعها، ونفقات الرحلات الجوية والوجبات، وتأكد من الاحتفاظ بالفواتير.

الخطوة 5: مراجعة نفقات عملك

للحصول على نتائج صحيحة من تتبع نفقات العمل، قم بمراجعة نفقاتك بين الحين والآخر. تفحص التقارير، وقم بتحليل الأرقام. لاحظ الاتجاهات لترى كم تنفق على المناطق المحددة وكيف تتراكم النفقات. كما يجب تصحيح الأخطاء والغيابات.

ستكشف المراجعة عن عملك الوضع المالي وتساعدك على اتخاذ القرارات ذات الصلة اللازمة لنمو عملك.

الخلاصة

معرفة كيفية تتبع مصروفات الأعمال ستمنحك تفاصيل حول صحتك المالية. لذلك، اتبع الخطوات اللازمة لضمان عدم تفويت أي مصروف. سجل المصروفات المنظم يسمح لك باتخاذ قرارات مالية أفضل والحصول على خصومات ضريبية ومساعدات مالية أخرى للأعمال.

الأسئلة المتكررة (FAQs)