كيفية إنشاء خطة تحسين الأداء في عام 2024

خطة تحسين الأداء، أو PIP، هي وثيقة مكتوبة تحدد كيف يقَعُ الموظفون في عدم تحقيق التوقعات وما يجب فعله لتحسين الأداء (والبقاء في وظيفتهم). يمكن أن تشير خطة تحسين الأداء إلى المهارات الخاصة بالوظيفة التي تعد غير ملائمة أو “المهارات الناعمة”، مثل القيادة والاحترافية، حيث يقصر الموظف في ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام خطة تحسين الأداء أيضًا إذا كان الموظف يؤدي بشكل جيد ولكن يرغب في التقدم إلى وظيفة جديدة.

عادة ما يعد مشرف الموظف خطة تحسين الأداء ويقدمها إلى موارد البشر. يجب أن تتضمن موعدًا محددًا لتحقيق التوقعات المدرجة في خطة تحسين الأداء وعواقب أو الخطوات التالية إذا لم يفي الموظف بالمعايير.

يعزز ثقافة الشركة الإيجابية

يزدهر الموظفون عندما يعرفون توقعاتهم ويُطالبون بالمساءلة عن أدائهم. يمكن أن تعزز خطط تحسين الأداء ثقافة الشركة الإيجابية، حيث يعرف الموظفون أنهم سيحصلون على الدعم إذا كانوا يواجهون صعوبات أو يحتاجون إلى مزيد من الإرشاد للتقدم في حياتهم المهنية.

وعلاوة على ذلك، من خلال التركيز على الإيجابيات – ما يلزم للتحسين – بدلاً من انتقاد السلبيات، يمكن لخطة تحسين الأداء تخفيف مشاعر الدفاع.

يساعد الموظفين على الشعور بالاهتمام

عندما يأخذ المديرون وقتًا لإعداد خطة أداء محسنة وتحديد المجالات الخاصة التي يمكن تحسينها أو الخطوات التي يجب اتخاذها للتقدم، يشعر الموظفون بأنهم مُهتمون بهم ومدعومون. بالإضافة إلى ذلك، تظهر خطة الأداء المحسنة للموظفين أن المديرون على استعداد لتخصيص الوقت اللازم لتقديم الملاحظات المباشرة والإرشاد بدلاً من ترك الموظفين ياخذوا استنتاجاتهم بأنفسهم.

يوفر الوقت والموارد

تتطلب عملية التوظيف واستقطاب موظف جديد الكثير من الوقت والمال. لهذا السبب، قد يرغب أصحاب العمل في منح الموظفين الذين يعملون بشكل غير جيد فرصة لتحسين الأداء بدلاً من إنهاء علاقة العمل معهم. قد يكون ذلك صحيحًا بشكل خاص إذا كان الموظف لديه مهارات “ناعمة” قوية – مثل الودودية والصبر والسلوك الجيد – ولكنه يحتاج إلى مساعدة في مهارات العمل الخاصة، مثل تعلم استخدام التكنولوجيا الجديدة.

يجب أن تتضمن PIPs محادثات وقد تكون هذه المحادثات صعبة

كتابة خطة تحسين الأداء وتسليمها إلى الموظف ليس كافياً. يجب على المديرين مناقشة خطة تحسين الأداء مع الموظف، الإجابة على أي أسئلة ومعالجة أي مخاوف. للأسف، غالباً ما تكون محادثات خطط تحسين الأداء معقدة، وحتى عندما تأخذ خطط تحسين الأداء طابعًا إيجابيًا (الذي ينبغي أن يكون، قدر الإمكان)، يمكن أن يكون من الصعب تقديم التغذية الراجعة واستقبالها.

يمكن أن تستغرق خطط تحسين الأداء وقتا طويلا

يستغرق من المدير الوقت لإنشاء خطة تحسين الأداء ومناقشتها مع الموظف، وكذلك يتطلب التقييم والمناقشات التالية وقتًا أيضًا.

قد يساء تفسير PIP

حتى لو قام المدير بتوضيح الأسباب بوضوح لخطة تحسين الأداء – سواء لأن الموظف يواجه صعوبات أو يرغب في التقدم – هناك خطر أن يفسر الموظف خطة تحسين الأداء على أنها إشارة إلى اقتراب فترة الفصل.

عملية إعداد خطة تحسين الأداء لا تحتاج إلى أن تكون معقدة. بشكل مختصر، يجب أولاً تحديد ما إذا كانت خطة تحسين الأداء هي أفضل خيار لموظفك ولعملك. إذا كان الأمر كذلك، قم بإعداد خطة والاجتماع مع الموظف لمشاركتها، ثم أعطِ الموظف الوقت لتحقيق التحسين على مدى فترة زمنية محددة، عادةً تتراوح بين 30 إلى 120 يومًا، اعتمادًا على الدور.

إليك كيفية إعداد خطة تحسين الأداء (PIP) في خمس خطوات:

1. تحديد ما إذا كان PIP مناسبا

الخطط الشخصية لتحسين الأداء مناسبة لكل حالة. على سبيل المثال، إذا كان موظف يخلق بيئة عمل سامة ويؤثر سلبا على الموظفين الآخرين، قد تكون الفصل ضروريًا. من ناحية أخرى، إذا كانت تحديات الموظفة طفيفة نسبيًا، فقد تكون المحادثة الغير رسمية أكثر مناسبة.

2. الخروج بخطة

قبل إنشاء خطة تحسين الأداء، يجب على المدير تطوير خطة. ما الذي يجب أن تتضمنه خطة تحسين الأداء الناجحة؟ كيف سيبدو النجاح للموظف؟ كيف سيفسر الموظف ويستجيب لخطة تحسين الأداء؟ يجب على المدير مراعاة هذه الأسئلة وتحديد ما إذا كانت الشركة قد استخدمت PIPs في الماضي ووضع خطة تنفيذ.

بمجرد أن يكون لدى المدير خطة، يجب مناقشة PIP مع قسم الموارد البشرية في الشركة، إذا كان هناك. قد يكون لدى قسم الموارد البشرية نماذج PIP تستطيع المدير استخدامها كقالب ويمكنهم توجيه المدير في إنشاء وتنفيذ PIP. سيحتفظ قسم الموارد البشرية أيضًا بنسخ من PIP وتتبع تقدم الموظف (أو عدمه).

3. مقابلة الموظف المعني

يشمل PIP الناجح محادثة بين المدير والموظف (وأحيانًا ممثل من قسم الموارد البشرية). بدون محادثة، يمكن للموظف تفسير خاطئ بسهولة لخطة تحسين الأداء أو جعل افتراضات خاطئة حول PIP. من خلال إجراء محادثة مع الموظف، يمكن للمدير توضيح السياق للتحسينات المحددة والإجابة على أي أسئلة قد يكون لدى الموظف.

4. مراقبة تقدم الموظف

خطة تحسين الأداء لا تكون جيدة إلا إذا كانت تحمل المسؤولية. إذا لم يتم اتباع التحسينات والعواقب المترتبة عن الخطة، فإن ذلك يقوض الهدف من الخطة ويخبر الموظفين بأنهم لا يحتاجون لأخذ خطط تحسين الأداء على محمل الجد.

عادةً ما يتم مراقبة خطط تحسين الأداء وتحديد معالم على فترات 30 و 60 و 90 يومًا. يتم توفير مدة معينة عادةً مرتبطة بالدور، ويجب أن توفر مدة زمنية واقعية للموظف لتحسين أدائه. عمومًا، تبحث الشركات عادة عن رؤية تحسين بحلول 90 إلى 120 يومًا، آخر ذلك، فإن أداء الموظف من غير المرجح أن يتحسن.

5. الوصول إلى الموظف الخاص بك

إذا فشل الموظف في تحقيق المعايير المدرجة في خطة تحسين الأداء، سيحتاج المدير إلى اتخاذ قرارات بخصوص الخطوات التالية. في الأفضلية، يجب أن تتضمن خطة تحسين الأداء مجموعة من العواقب، بحيث يكون هناك مستوى من المرونة. على الرغم من ذلك، في نهاية المطاف، سيحتاج المدير، ربما بالتعاون مع الموارد البشرية، إلى اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان يستحق الوقت والجهد للاستمرار في العمل مع الموظف.

يمكن أن تكون خطط تحسين الأداء أداة إدارية فعالة – إذا تم استخدامها بالطريقة الصحيحة وتحت الظروف الصحيحة. عادةً ما تستخدم الشركات هذه الخطط كأداة لمساعدة الموظفين على فهم أنهم لا يلبون توقعات الدور، ولتوفير لهم طريق للتحسين. بالنسبة لأصحاب العمل، فإنه يساعد على الاحتفاظ بالعمال، وبالنسبة للموظفين، فإنه يوفر فرصة لفهم والتغلب على نقاط الضعف ضمن الدور.