كيفية إدارة المخزون بشكل فعال في عام 2024

تعلم كيفية إدارة المخزون بكفاءة أمر حيوي لأي عمل تجاري يبيع السلع الفيزيائية. أي شيء يتعلق بمنتجاتك، من الطلبات في الوقت المناسب إلى الاستلام المناسب وتتبع وتخزين السلع، يعتبر جزءًا من إدارة المخزون. من الضروري أن تقوم بأشياء بشكل صحيح هنا لأن الأخطاء هنا تؤثر مباشرة على الأرباح الخاصة بك. من خلال تقليل البيع المفقود وتخزين السلع الخاطئ والطلب الزائد، تعزز إدارة المخزون أرباحك وحتى يمكن أن تقلل من ضرائبك.

ما هي إدارة المخزون ولماذا هي حيوية للنجاح

إدارة المخزون هي المصطلح العام للإجراءات والعمليات التي تؤثر على الطلب، الاستلام، التخزين، التتبع والمحاسبة لجميع السلع التي يبيعها العمل التجاري.

إدارة المخزون مقابل إدارة سلسلة التوريد

إدارة المخزون عنصر رئيسي في إدارة سلسلة التوريد، ولكن العبارات غير قابلة للتبديل. إدارة سلسلة التوريد تراقب تدفق المنتجات من المواد الخام ومصادر الإنتاج إلى التوزيع النهائي. إدارة المخزون تتعامل مع استلام المنتجات وتتبعها وتخزين المنتجات التي تمتلكها، بالإضافة إلى توفير البيانات للشراء المستند إليه.

بالنسبة للشركة الصغيرة أو الشركة الفردية، يمكن أن تندمج إجراءات سلسلة التوريد وإدارة المخزون بسهولة. ومع ذلك، من المهم معرفة الفروقات مع تزايد نطاق عملك وبدء تفويض مهام سلسلة التوريد وإدارة المخزون للموظفين أو المقاولين الخارجيين.

لماذا من الضروري معرفة كيفية إدارة المخزون

أي عمل تجاري يبيع منتجات يجب أن يدير السلع بشكل صحيح للبقاء. إذا لم يكن لديك السلع في المخزون للبيع، أو إذا لم تتمكن من العثور على العناصر لملء الطلبات، فليس لديك دخل. إنها تلك البساطة.

ومع ذلك، فإن نقص السلع هو مجرد العقبة الأولى التي تسببها إدارة المخزون السيئة – أو عدمها. من السهل جدًا طلب المزيد من المخزون عندما لا تتتبع المخزون عن كثب، مما يتركك بلا مال في المدى القصير. مع مرور الوقت، تؤدي التجاوزات في المخزون أيضًا إلى خسائر الأرباح بسبب السلع التي انتهت صلاحيتها والتي لم يعد بإمكان بيعها.

ولا ننسى الضرائب التجارية. وجود مخزون غير مباع كثير في نهاية العام يعني فواتير أعلى من ضريبة الممتلكات التجارية وضريبة الدخل. لحسن الحظ، يمكنك تجنب هذه العقبات من خلال تضمين إجراءات إدارة المخزون البسيطة والأدوات في خطة عملك.

كيفية إدارة المخزون في 7 خطوات

إذا وجدت أن المهام المتعلقة بالمخزون تشغل جزء كبير من كل يوم، فمن المحتمل أنه حان الوقت لإجراء مراجعة وإعادة التشغيل. إدارة المخزون الجيدة أكثر من زيادة دقة المخزون، فهي تجعل يومك أكثر كفاءة. بمجرد أن تضع عمليات وإجراءات جيدة، ستجد قريباً وقتاً أكثر لأنشطة بناء الأعمال.

إليك خطوات مرحلة السبع لإنشاء خطة إدارة المخزون مع إجراءات وضوابط وأدوات مصممة وفقاً لاحتياجات عملك الفريدة.

1. تحديد مصادر المنتج وطرق التخزين

كيفية توفير وتخزين المنتجات المختلفة التي تبيعها تحدد كيفية إدارة مخزونك. إذا كنت تخزن جميع المنتجات في مرفقك الخاص، فإن عمليات تحكم المخزون الخاص بك يتم معالجتها داخليًا.

ومع ذلك، إذا قمت بتخزين البضائع خارجيًا في مراكز الامتثال أو مستودعات الموردين، أو إذا كنت تستخدم موردين يقومون بالشحن مباشرة، فيجب عليك ربط عمليات المخزون وأدوات البيانات بأنظمتهم.

2. قرر كيفية تتبع بيانات المخزون

سواء كنت تخزن البضائع بنفسك، أو تستخدم شريك تنفيذ أو تركز على بائعي الشحن المباشر، فإن الحفاظ على معلومات المخزون بشكل دقيق ضروري لإدارة المخزون. من أجل ذلك، تعتبر جداول البيانات وأنظمة إدارة المخزون أدوات لا غنى عنها.

نظام Square POS هو نظام مجاني يحتوي على مجموعة كاملة من أدوات المخزون التي تساعدك على تتبع جميع أنواع بيانات المنتجات.

تتضمن بيانات المخزون التي تريد تسجيلها وتتبعها بشكل عام ما يلي:

أرقام المنتجات الداخلية والموردين: أرقام المنتجات تسمى وحدات حفظ المخزون (SKUs) ويستخدم العديد من الموردين أيضًا رموز المنتجات العالمية (UPCs)
الكميات في متناول اليد (QOH): المبلغ الحالي للمخزون لكل عنصر في متجرك أو منشأتك
موقع تخزين المنتج: المناطق المخصصة حيث يتم تخزين العناصر أو عرضها
معلومات المورد: معلومات الاتصال والحد الأدنى للطلب وكميات الحالات وأوقات التسليم – تسمى المهل الزمنية
تكاليف المنتج: تكاليف الجملة لكل مورد وخصومات الكمية
تسعير التجزئة: أسعار البيع الحالية والترويجية للسلع

يمكنك استخدام جدول بيانات لتلبية احتياجات تتبع المخزون البسيطة، مثل لأقل من 100 عنصر. ومع ذلك، أنظمة إدارة المخزون المتكاملة مثل Square POS، Lightspeed أو Clover تكون فعّالة من الناحية التكلفة للغاية وتجعل من التعامل مع المخزون لشركة صغيرة أمرًا سهلاً منذ اليوم الأول.

تلك الأنظمة تقضي على تعقيد طلبات العملاء، تتبع المخزون، بيانات الموردين، أوامر الشراء وإيصالات المخزون ضمن نظام واحد. بالإضافة إلى ذلك، فإن معظمها يتصل بسهولة مع أنظمة نقاط البيع في التجزئة (POS)، وقنوات المبيعات عبر الإنترنت، ومراكز الوفاء وشركاء الشحن المباشر لتحديثات المخزون في الوقت الحقيقي.

3. إنشاء نظام SKU داخلي

إنشاء نظام SKU داخلي للمنتجات يساعد في تحديد وتتبع المنتجات بسرعة خلال الأنشطة اليومية. تستخدم SKUs عموماً مزيجًا من الحروف والأرقام التي ترتب لتقديم تفاصيل رئيسية حول عنصر ما بنظرة واحدة.

على سبيل المثال، BW066-3201_RASP هو SKU داخلي مشفر لتبادل معلومات محددة لشركة البضائع المنزلية.

بوو: هو رمز المورد الداخلي للمورد BentleyWare
066: هو رمز الفئة الداخلية لطبق العشاء
3: هو رمز المادة الداخلية للبلاستيك لعرض مباشر والتعامل والتغليف
201: الروابط إلى الأربعة أرقام الأخيرة من كود المورد UPC للتحقق المتبادل من إعادة الطلبات وإيصالات المخزون
راسب: هو رمز اللون الداخلي ل Raspberry

لذا، من خلال نظرة سريعة على رقم SKU، يعرف الموظفون بالضبط ما هو العنصر وتفاصيل رئيسية أخرى مثل مكان تخزينه وكيفية عرضه أو شحنه.

4. تنظيم مناطق تخزين المخزون

وجود مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه يجعل جميع مهامك المتعلقة بالمخزون سريعة وفعالة. إذا كنت تدير المخزون في مرفقك الخاص أو متجرك، قم أولاً بتنظيم وتحديد مناطق التخزين، مثل الرفوف والأرفف والصناديق، ثم قم بتعيين كل منتج إلى منطقة محددة.

العناصر الصغيرة في المخزون يمكن ترتيبها وتخزينها حسب SKU في صناديق معلمة أو على أقسام من الرفوف، بينما يمكن تخزين المنتجات الكبيرة على المنصات.

ها هو المكان الذي تصبح فيه الرموز SKU الداخلية مفيدة للغاية. يمكنك بسهولة ربط بعض مناطق البيع بالتجزئة أو غرفة التخزين أو المستودع باستخدام رموز الموردين أو الفئات SKU الخاصة بك.

5. استخدام التنبؤ لطلب المخزون

التنبؤ هو التنبؤ بكمية الجرد التي ستحتاجها في المتناول لتلبية الطلب المقبل. بطبيعة الحال، ينطوي هذا على العديد من العوامل، مثل سرعة مبيعات المنتجات، والعروض الترويجية القادمة، واتجاهات السوق، والمواسم، ونمو الأعمال، لنذكر بعضها.

الهدف من التنبؤ هو وجود ما يكفي من الجرد في المتناول لتغطية المبيعات المتوقعة لفترة زمنية محددة، مثل 15 أو 30 أو 60 يومًا. فهم سرعة المبيعات للمنتجات أمر حاسم في التنبؤ، وتساعد أنظمة إدارة الجرد بشكل كبير من خلال الأدوات المدمجة للتنبؤ في أوامر الشراء.

كما يلعب فهم أوقات التسليم من المورّدين دورًا رئيسيًا في التنبؤ. المورّدون الموثوق بهم الذين يشحنون بسرعة يسمحون لك بإضافة عدد أقل من العناصر إلى المخزون وبالطلب بشكل أكثر تكرارًا، مما يساعد على أداء التدفق النقدي. مع الموردين الذين يشحنون ببطء أو عند الشراء في المواسم، ستكون لديك عمليات شراء أقل وأكبر، مما يربط المزيد من النقدية في المخزون.

6. إعداد إجراءات استلام المخزون

استلام شحنات المخزون في الوقت المناسب هو عنصر آخر مهم في تعلم كيفية إدارة المخزون. لا يمكنك بيع أو شحن المخزون الذي لم يتم فحصه ووضعه في المكان المناسب. لذلك، من الحكمة جعل استلام المخزون أولوية في خطتك لإدارة المخزون.

يجب أن يكون فحص المخزون دقيقًا أيضًا، لأن الأخطاء تؤثر بشكل مباشر على بيانات الكم الحالي للمنتجات وتؤدي إلى طلبات زائدة، وطلبات تأخيرية غير صحيحة ومخزون غير مباع. كل هذا يؤثر على الربحية.

أفضل الإجراءات هي استلام المخزون وفقًا لطلب الشراء، وفتح وفحص جميع الصناديق والحاويات للتأكد من الصحة. لا تعتمد على تسميات الصناديق وإيصالات التعبئة من المورد لأن موظفيهم يمكن أن يرتكبوا أخطاء أيضًا.

بعد الاستلام، يجب وضع المخزون بسرعة في المكان المخصص له. أو إذا كان زائد الكمية أو بضاعة موسمية، يجب تسجيل المواقع المؤقتة في نظام إدارة المخزون الخاص بك لتتمكن من العثور عليه عند الحاجة.

عند وضع المخزون الجديد في الرفوف أو التخزين، يمكنك استخدام طرق مثل “الأخير داخل، الأول خارج” (LIFO) أو “الأول داخل، الأول خارج” (FIFO). عمومًا، من الذكاء استخدام طريقة FIFO، التي تضع البضائع الجديدة خلف البضائع القديمة، بحيث تبيع البضائع القديمة أولا. هذا مهم بشكل خاص مع المواد القابلة للفساد والبضائع ذات تواريخ انتهاء، مثل مستحضرات التجميل.

7. تتبع مستويات المخزون

معظم الشركات التي تعتمد على المخزون تجري جردا سنويًا، يُسمى تدقيقًا، لأغراض الضرائب. يقارن هذا الجرد الفعلي لجميع السلع الموجودة في المخزون بكمية المخزون الموجودة (QOH) كما هو موجود في سجلات البيانات. ومع ذلك، يكاد يكون من المستحيل تتبع الاختلافات التي تم العثور عليها في الجرد السنوي وحسابها لأنه قد يمر وقتًا طويلاً بعد حدوث الأخطاء.

الجرد الفعلي الذي يتطلب التدخل اليدوي يكتشف الأخطاء التي لا يمكن لأفضل التقنيات اكتشافها.

هذا هو المكان الذي تعوض فيه عد الفترة المؤقتة مثل عد الدورات والفحوصات الفورية الفجوة. تساعدك هذه الإجراءات في العثور على عدم دقة المخزون الصغيرة ومعالجتها قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة.

عدد الدورات: قسّم مخزونك الكامل إلى أقسام يتم عدّها وفق جدول دوري. يمكن تنفيذ عمليات العدون الدورية حسب المورّد، فئة السلعة، موقع التخزين، أو أي طريقة تناسب عملياتك.
الشيكات المفاجئة: العد الدوري لبعض المواد يساعد في اكتشاف الأخطاء العشوائية في التخزين، الطلبات، التخزين أو فقدان السرقة.

ببساطة، عندما تشعر بالشك – احسب. مراقبة المخزون عن كثب هي الأساس لتحسين تدفق النقد، ورصد السرقة أو مشاكل الخسارة الأخرى، وزيادة الربح الصافي.

أفضل الأدوات لإدارة المخزون

هناك العديد من أدوات إدارة المخزون الاقتصادية في السوق. بعضها حتى مجاني، مثل Square POS. معظم هذه الأنظمة تقدم كل ما تحتاجه لإدارة المخزون. بالإضافة إلى ذلك، تربط بسلاسة قنوات البيع ومصادر الوفاء ضمن نظام واحد، لتكون مستعدًا للنمو.

وفيما يلي بعض أدوات إدارة المخزون الرائدة التي يجب النظر فيها:

مربع نقاط البيع: نظام نقاط البيع الأساسي المجاني مع مجموعة كاملة من أدوات المخزون
أوردورو: نظام جرد متقدم مثالي لعمليات المستودعات المتعددة والإنتاج
Shopify نقاط البيع: نظام نقاط البيع الذي يلبي احتياجات Shopify البائعين عبر الإنترنت والتجزئة والقنوات المتعددة
سرعة الضوء: نظام نقاط البيع المتقدم للبائعين ذوي الحجم الكبير والمتاجر المتعددة
نفل: نظام نقاط البيع والمخزون عبر الإنترنت الذي يتكامل مع العديد من حلول التجارة الإلكترونية
النطاط: مصمم للمطاعم التي تتبع المخزون على مستوى المكونات
monday.com: خطوة للأعلى من جداول البيانات باستخدام أدوات المخزون وتنبيهات إعادة الطلب

الخلاصة

من السهل على الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة الانخراط في شراء المنتجات والبيع بدون خطة لإدارة المخزون. ومع ذلك، إذا تركت لفترة طويلة، فإن نقص إدارة المخزون سيصبح عبء سريعا يكلفك العملاء والأرباح. بوضع هذه العناصر السبع الأساسية في مكانها، ستكون على الطريق لتعلم كيفية إدارة المخزون و-الأفضل من ذلك- الإعداد لتحقيق أرباح من اليوم الأول.

أسئلة مكررة

ما الفرق بين إدارة المخزون وتتبع الأصول؟

إدارة المخزون تتتبع السلع التي تقوم الشركة بشرائها للبيع. المخزون ليس سوى أصل حتى يتم بيعه، ثم يصبح تكلفة مصاريف بيع السلع (COGS). تتبع الأصول يحتسب تكلفة واستهلاك المعدات واللوازم التي تقوم الشركة بشرائها للتشغيل.

ما هي قاعدة 80/20 للمخزون؟

قاعدة الإنتاجية 80/20 السائدة تقول إن 80% من أرباحك تأتي من 20% من جهودك. وعند تطبيقها على المخزون، فإن ذلك يعني أن 20% من خط منتجاتك العامة تمثل 80% من أرباحك.

ما هي صيغ المخزون؟

الصيغ الجردية هي معادلات تعطيك رؤية حول صحة وربحية جردك. الصيغ المفيدة لمعرفتها هي نسبة دوران الجرد، وهي تكلفة البضائع المباعة ÷ الجرد المتوسط، ومعدل التحويل إلى مبيعات، وهو عدد الوحدات المباعة ÷ عدد الوحدات المستلمة خلال فترة زمنية معينة.

ما هي أنواع المخزون المختلفة؟

هناك عدة أنواع من المخزون التي تتتبعها الأعمال التجارية. تتضمن المواد الخام المواد والأجزاء والمكونات المستخدمة لتصنيع أو إصلاح السلع النهائية. تكون وحدات التجميع السلع التي تتم صناعتها فقط عند الطلب. وحدات التقدم هي عناصر غير مكتملة. السلع الجاهزة هي المنتجات المكتملة والجاهزة للبيع. يمكن أيضًا تتبع مواد التعبئة والتغليف ومستلزمات الشحن كعناصر مخزونية.

كيف تعمل سلسلة التوريد للبيع بالتجزئة؟

تبدأ سلسلة التوريد في قطاع التجزئة مع الشركة المُصنِّعة التي تنشئ وتصنع المنتج. يمكن أن تتم هذه العملية من قبل فرد أو عن طريق العديد من الأشخاص في إعداد المصنع. من هناك، يسافر المنتج إلى الموردين أو الموزعين، الذين يقومون بشراء المنتجات من الشركة المُصنِّعة بنية توزيعها إما مباشرة للعميل، أو في كثير من الأحيان إلى التجار. عندما يكون التجار معنيين، يحصلون على المنتج من الموردين بقصد بيع المنتج للعملاء، الذين يشترون المنتجات من التجار. كما ذُكر، في بعض الأحيان يتم تخطي خطى التجار من العملية، ويمكن القضاء أيضًا حتى على الموزعين أو الموردين، وهو ما يُعرف بنموذج الأعمال المباشر للمستهلك.

ما هي أنواع برامج إدارة المخزون؟

هناك العديد من أنواع الشركات التي تعتمد على المخزون ولكلٍ منها احتياجات فريدة في تتبع المخزون. تتضمن البرمجيات المخصصة لإدارة المخزون أنظمة إدارة المخزون في التصنيع، وأنظمة المخزون عبر الإنترنت متعدد القنوات والتجارة الإلكترونية، وأنظمة محلات التجزئة مع ميزات نقاط البيع، وبرامج إدارة مخزون المطاعم وأنظمة تتبع الأصول لشركات الخدمات.