إذا كنت ترغب في معرفة كيفية إرسال فاكس، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. في هذا المقال، سنناقش لماذا لا يزال الناس يستخدمون الفاكس عندما تكون هناك أشكال أخرى عديدة من وسائل الاتصال السريعة والآمنة المتاحة. سنناقش أيضًا ثلاث طرق مختلفة لإرسال فاكس – من الكمبيوتر، من جهاز محمول وبالطبع باستخدام جهاز فاكس.
لماذا لا يزال الناس يستخدمون الفاكسات؟
الفاكس متوافق مع الإصدارات السابقة
تم اختراع أول آلة فاكس كما نعرفها اليوم في عام 1964. ومنذ ذلك الحين، هناك العديد من التطورات التكنولوجية، لكن جميعها كانت متوافقة مع الخلف.
ما يعنيه حقًا هو أنه إذا اشتريت آلة فاكس قبل 30 عامًا، يمكنك استخدامها لاستخدام أحدث بروتوكولات الفاكس للتواصل ومشاركة الوثائق. ليس لدى الشركات أي دافع للتخلي عن آلات الفاكس القديمة ، لذا فهي لا تزال قيد الاستخدام.
الفاكس آمن
لفهم كيف يكون الفاكس آمنًا للغاية، يجب أن تفهم كيف يعمل.
تتصل آلات الفاكس عبر خطوط الهاتف، والتي تكون أكثر صعوبة في التسويق الإلكتروني أو الاختراق من الإنترنت العام. عند إرسال فاكس، يتم إنشاء قناة اتصال مخصصة من الطرف إلى الطرف للاستخدام، والتي لا يمكن استخدامها من قبل أي شخص آخر. يجعل هذا الاتصال أكثر حماية من التلاعب من أي بروتوكول اتصال عبر الإنترنت أو الهاتف المحمول الآخر.
الفاكسات ملزمة قانونا
العقود أو الاتفاقيات القانونية الموقعة من خلال تواقيع عبر الفاكس هي قانونياً صالحة وقابلة للتنفيذ في معظم ولايات الولايات المتحدة.
أيضاً، عندما ترسل فاكس، ستحصل دائماً على إيصال توصيل. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا مع فاتورة أو مستند لإنهاء مشروع لعميلك، لا يمكنك حقاً إثبات أنهم استلموه. عن طريق الفاكس، لديك الإيصال لإظهاره.
الفاكس متوافق
البريد الإلكتروني هو الوسيلة الحديثة الافتراضية لمشاركة المعلومات. إذا كانت المعلومات سرية، فيجب استخدام مزود خدمة بريد إلكتروني مؤمن.
ومع ذلك، إذا كنت تعمل في صناعات مشددة وحساسة مثل البنوك والتمويل والرعاية الصحية، يجب أن يتميل قناة الاتصال للامتثال للمعايير الصناعية.
إذا كنت ترغب في مشاركة معلومات الرعاية الصحية الشخصية، قد يكون مزود خدمة البريد الإلكتروني لديك متوافقًا أو غير متوافقًا مع قانون الحماية الصحية وقابلية نقل التأمين الصحي (HIPAA). على سبيل المثال، غوغل ميل وأوتلوك غير متوافقين تلقائيًا مع HIPAA. ولكن الفاكس متوافق، وبالتالي يمكن استخدامه بأمان لمشاركة معلومات حساسة عن المرضى.
بالمثل، الامتثال التنظيمي أمر حاسم في القطاع المالي، حيث تكون قائمة القوانين التي تنطبق على التعامل مع وتخزين ونقل المستندات المالية طويلة. الفاكس هو وسيلة متوافقة لنقل معلومات مالية حساسة.
الخيار 1. كيفية إرسال فاكس من جهاز كمبيوتر
الخطوة 1. إعداد مودم الفاكس
تحتاج إلى مودم فاكس مخصص لإرسال الفاكسات؛ فالمودم العادي للإنترنت لا يعمل هنا. بعض الكمبيوترات تأتي مع مودم فاكس مدمج. إذا كان كمبيوترك لا يحتوي على واحد، فقم بتثبيت مودم فاكس خارجي.
الخطوة 2. تثبيت برنامج الفاكس
برنامج ونظام تشغيل مثل ويندوز يأتي مع برنامج فاكس مدمج – Windows Fax and Scan. ومع ذلك، إذا لم يكن لديك أي برامج فاكس مدمجة، يمكنك استخدام برامج فاكس من طرف ثالث، مثل FAX.PLUS وHelloFax وFaxZero.
الخطوه 3. تكوين برنامج الفاكس
المرة الأولى التي ترسل فيها فاكس باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، قد تحتاج إلى تكوين برنامج الفاكس. ستحتاج إلى إدخال تفاصيل مثل رقم الفاكس الخاص بك ورمز البلد وتفضيلات الفاكس. يعتمد هذا تمامًا على البرنامج الذي تستخدمه.
يجب أيضًا تكوين البرنامج لاستقبال تقرير تأكيد. ستعتمد الإعدادات على البرنامج الذي تستخدمه. بالنسبة لـ Windows 11 ، يمكنك تكوينه في الأدوات → الخيارات → الإيصالات التبويب.
الخطوة 4. إنشاء رسالة فاكس جديدة
الآن بعد أن لديك جميع الأجهزة والبرامج في مكانها، لإرسال فاكس، افتح برنامج الفاكس وانقر على فاكس جديد الزر أو عنصر القائمة في لوحة التحكم. أدخل رقم فاكس المستلم، مع رمز المنطقة ورمز البلد، يتبعها بعلامة @ ل حقل.
على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم FAX.PLUS، تحتاج إلى إضافة @fax.plus، وبالنسبة لبرنامج eFax، تحتاج إلى إضافة @efaxsend.com.
الخطوة 5. إرفاق المستندات
أرفق أي وثيقة ترغب في إرسالها. إذا كانت الوثيقة مادية، ستحتاج إلى مسحها وإنشاء ملف PDF أولاً.
الخطوة 6. إضافة صفحة غلاف (اختياري)
يمكنك إضافة صفحة غلاف تحتوي على تفاصيل مثل اسمك، وسائل الاتصال بك، وتفاصيل الوثائق التي ترسلها. ومع ذلك، فإنه اختياري تمامًا ويعتمد على ما إذا كان برنامجك يسمح لك بإضافة صفحة غلاف. إذا كان بإمكانك ذلك، سترى زر صفحة غلاف على لوحة التحكم.
الخطوة 7. معاينة وإرسال
جميع البرمجيات تتيح لك معاينة رسالة الفاكس للتأكد من أن كل شيء صحيح. بعد أن تقوم بالمعاينة، اضغط على ارسل زر.
الخيار 2. كيفية إرسال فاكس من جهاز محمول
الخطوة 1. تثبيت تطبيق الفاكس المحمول
هناك العديد من تطبيقات الفاكس المجانية و”فريميوم” المتاحة على الهواتف المحمولة. اختر تطبيقًا يلبي متطلباتك وقم بتحميله من متجر التطبيقات.
الخطوة 2. إنشاء حساب
بناءً على التطبيق الذي قمت بتحميله، يمكنك التسجيل للحصول على حساب باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم الهاتف المحمول. قد تحتاج أيضًا إلى تقديم معلومات الدفع أثناء التسجيل أو الترقية إلى الطبقة المدفوعة فيما بعد.
تذكر أنه يمكنك إرسال فاكس من حساب مجاني ولكن لاستقبال فاكس، يجب أن يكون لديك حساب مدفوع.
الخطوه 3. إنشاء فاكس جديد
افتح التطبيق وأنشئ فاكس جديد. أدخل رقم فاكس المستلم مع كود المنطقة والبلد كامل. قم بإرفاق المستند الذي ترغب في إرساله. إذا كنت ترغب في إضافة صفحة غلاف، قم بذلك.
الخطوة 4. معاينة وإرسال
معاينة الفاكس لضمان توافر جميع التفاصيل والمرفقات بشكل صحيح ثم اضغط على زر الإرسال. ارسل زر.
الخطوة 5. تلقي تأكيد
سيظهر رسالة تأكيد على شاشتك عندما يتم استلام الفاكس بنجاح. يمكنك أيضًا ضبط البرنامج لاستقبال التأكيد في بريدك الإلكتروني.
الخيار 3. كيفية إرسال فاكس من جهاز فاكس
الخطوة 1. إعداد جهاز الفاكس
قبل أن تتمكن فعليًا من استخدام آلة الفاكس لإرسال فاكس، يجب عليك:
- قم بتوصيل سلك الطاقة
- قم بتوصيل خط الهاتف
- تحميل درج الورق
- تشغيل جهاز الفاكس
إذا كنت بحاجة لاستقبال فاكس، فيجب عليك التأكد من أن الجهاز لديه الحبر والورق الكافي لطباعة الوثيقة.
الخطوة 2. تحميل المستندات
جميع آلات الفاكس تحتوي على صينية تغذية المستندات، شبيهة بصينية الورق في الطابعة. يجب عليك وضع جميع المستندات التي تريد إرسالها عبر الفاكس في صينية التغذية. إذا كانت هناك صفحات متعددة في المستند، تحرص على ترتيبها بالتسلسل الصحيح حتى يتسلم المستلمون الصفحات في الترتيب الصحيح.
الخطوه 3. إرسال الفاكس
لإرسال فاكس، تحتاج إلى طباعة رقم الفاكس للمستلم. بمجرد أن تتلقى تأكيدًا بأن قناة الاتصال قد تم تأسيسها، سواء كان ذلك بشكل إشارة صوتية أو ضوء وامض، اضغط ارسل زر. سترى جميع الصفحات وهي تمر عبر الجهاز وتتجمع في صينية الأسفل.
الخطوة 4. تلقي تأكيد
كما تم مناقشته سابقًا، ستتلقى تأكيد تسليم. يتم عرضه عادة على شاشة الجهاز نفسه، ولكن يمكنك أيضًا اختيار الحصول على إيصال مطبوع.
الخطوة 5. إزالة المستندات الأصلية
نعم، لا تنسى جمع مستنداتك الأصلية بعد استلام إشعار تأكيد التسليم.
الخلاصة
الفاكس لا يزال وسيلة مطيعة وآمنة وسريعة للتواصل ومشاركة الوثائق عقود بعد عقود من إرسال أول فاكس. تطور التكنولوجيا أكد أنه بالإضافة إلى استخدام آلة الفاكس، يمكنك أيضًا إرسال فاكس باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الجهاز المحمول.
Leave a Reply