إتقان قيود الوقت في المشروع: الاستراتيجيات والأمثلة والأدوات

القيد هو قيد ، مجموعة من الحدود التي يجب أن تعمل ضمنها. سيرى معظم الناس القيود على أنها سلبية ، تحد مما يمكنك تحقيقه.

ضمن إدارة المشروع ، يمكن أن يكون العكس صحيحا. تخيل لو كان لديك وقت لا نهائي لتطوير ميزة. لن تكملها أبدا!

بدون قيود على نطاق المشروع ، سيتم دفعك وسحبك في جميع الاتجاهات ، مما يؤثر بشكل كبير على تركيزك. بدون قيود الموارد، قد لا يتم تحسين مهام سير العمل الخاصة بك لتحقيق الكفاءة أو الإنتاجية.

تتيح قيود المشروع الكفاءة والفعالية، مما يساعد الفرق على تقديم البرامج بزيادات صغيرة. أنواع مختلفة من القيود لها تأثيرات مختلفة على نتائج المشروع. دعونا ننظر إليهم واحدا تلو الآخر.

القيود الثلاثية لإدارة المشاريع

يمكن أن يواجه المشروع النموذجي ثلاثة أنواع من القيود: الوقت والتكلفة والنطاق. تعرف هذه عادة باسم القيود الثلاثية. تعرف أيضا باسم مثلث إدارة المشروع أو المثلث الحديدي أو مثلث المشروع.

قيود النطاق

يشير النطاق إلى ميزات المنتج أو وظائفه التي وافق الفريق على تقديمها أو المهام التي وافق فريق المشروع على إكمالها.

وهو يحدد ما يجب القيام به وبأي نوعية. يحدد نطاق المشروع عادة الوقت والتكلفة.

يمنح نطاق المشروع الجيد فرق التطوير الوضوح والحرية لبناء البرامج. واحد سيئ يسمح زحف النطاق ويلقي الفريق خارج المسار الصحيح.

قيود التكلفة

قيود التكلفة هي الميزانية ، مما يضع قيودا على الموارد المالية. يمكن أن يشمل ذلك عدة أشياء. على سبيل المثال ، يمكن أن يواجه فريق تطوير البرامج الرشيق قيودا على تكاليف المشروع التالية.

• رواتب الفريق
• معدات مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والخوادم وما إلى ذلك.
• البدلات ونفقات السفر
• أي برامج أو أدوات أتمتة مطلوبة لإكمال المشروع

تضمن قيود التكلفة الفعالة عائد الاستثمار (ROI) ونتائج الأعمال. واحد سيئ يترك الجميع محبطين وضبط النفس.

ضيق الوقت

حدود الوقت المطبقة على المشروع. بمعنى آخر ، المواعيد النهائية. يتم تطبيق القيد الزمني في شكل مواعيد نهائية لكل مهمة ومعلم والمشروع بأكمله.

يسمح القيد الزمني المعقول للفريق ببناء منتجات جيدة تلبي جميع معايير القبول. إن ضيق الوقت غير المعقول أو الموعد النهائي الضيق سيجبر الفريق على قطع الزوايا وبناء منتج منخفض الجودة ، مما يؤدي إلى تراكم الديون الفنية.

من بين ثلاثية القيود التي تبقي مدير المشروع مستيقظا في الليل ، نركز اليوم على قيود الوقت. نحن نرى سبب أهميتها وما يمكنك القيام به لمنعها من إخراج مشروعك عن مساره.

ما هي قيود الوقت؟

قيود الوقت هي قيود المدة المفروضة عليك من خلال مشروع الدورة التدريبية. حسب الوقت الذي يجب أن تنتهي فيه من المشروع ، ومتى يجب عليك دفع الميزات إلى الإنتاج ، وعدد ساعات العمل التي يمكنك إنفاقها على ميزة ما ، وما إلى ذلك.

غالبا ما يتم تصور قيود الوقت كجدول زمني. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة مشروع مع مواعيد نهائية لمرحلة التخطيط ، والتطوير ، والاختبار ، والمراجعة النهائية ، ودفع الإنتاج ، والتسليم.

قد يكون لأي تأخير في إحدى المراحل تأثير كرة الثلج ، مما يدفع المشروع بأكمله إلى الأسفل بضعة أيام / أسابيع. وتخلق هذه التأخيرات قيودا لا لزوم لها ومصطنعة على إنجاز المشاريع.

يسعى مدير المشروع جاهدا لتجنب القيود المصطنعة التي تنشأ في منتصف المشروع. فيما يلي بعض الطرق للقيام بذلك.

10 استراتيجيات لتجنب ضيق الوقت

تجنب قيود الوقت ليس نشاطا لمرة واحدة ولكنه عملية مستمرة. تضع فرق المشروع الهياكل والأنظمة لتجنب خلق ضغط على أنفسهم. تستخدم بعض أكثرها فاعلية أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp. إليك الطريقة.

1. تخطيط المشروع

الخطة القوية تتجنب نصف القيود. قم بإنشاء خطة مشروع شاملة تحدد المهام والتسليمات والمواعيد النهائية. استخدم طريقة عرض “تقويم النقر” للاطلاع على كيفية تعيين المهام.

إيلاء اهتمام خاص للتبعيات. إذا كانت لديك مهمة تعتمد على مهمة أخرى ، فقد يؤدي دفع الأخير إلى إخراج المهمة الأولى عن مسارها. يمكن أن تساعد طريقة عرض مخطط جانت في تعقب المهام والتبعيات المتداخلة.

استخدم مرحلة المشروع هذه لتقييم الموارد المالية اللازمة لإكمالها في الوقت المناسب.

هل تخطط لمشروع لأول مرة؟ فيما يلي بعض قوالب تخطيط المشاريع الممتازة لتبدأ في القدم اليمنى.

2. تحديد أولويات المهام

هناك حد طبيعي لمقدار العمل الذي يمكنك إنجازه خلال فترة محددة. يعد تحديد أولويات المهام الصحيحة أمرا حيويا لإدارة الوقت بشكل فعال.

إذا قمت بتكديس الكثير ، فسوف تفوتك المواعيد النهائية. إذا قمت بجدولة القليل جدا ، فقد يكون لديك موارد غير مستخدمة ، وهو مضيعة للوقت. لذلك ، حدد الأولويات والجدول الزمني لتحسين النتائج.

استخدم قائمة أولويات لتوجيه قراراتك. جرب تسوية الموارد، وتخصيص المزيد من الموارد للمهام المعقدة، والسماح للفريق بالبقاء على المسار الصحيح.

3. تقدير الوقت واقعي

يتم إنشاء جدول زمني للمشروع استنادا إلى مقدار الوقت الذي يعتقد أعضاء الفريق أنه سيكون مطلوبا لإكمال كل مهمة. هذه العملية ، التي تسمى تقدير الوقت ، هي جزء مهم من إدارة وقت المشروع.

عادة ما يبني مديرو المشاريع وأعضاء الفريق تنبؤاتهم بمشروعهم على الأداء السابق. إذا استغرق الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) 20 ساعة في المرة الأخيرة ، فمن المحتمل أن يستغرق الأمر نفسه الآن.

ومع ذلك ، فإن التقديرات هي مجرد تخمينات محتملة. للتأكد من أن تقديراتك دقيقة قدر الإمكان ، قارنها بالقيم الفعلية. تم تصميم ميزات تقدير الوقت وتتبع الوقت في ClickUp لهذا الغرض بالذات.

4. تتبع الوقت

ساعات الساعة لكل مهمة على الجدول الزمني لمشروعك. هناك العديد من تطبيقات إدارة الوقت التي ستسمح لك بالقيام بذلك.

تم تضمين تتبع الوقت في ClickUp في النظام الأساسي لإدارة المشروع ، مما يسمح لك ببدء مؤقت وإيقافه أو إضافة أوقات يدوية لكل مهمة تعمل عليها. استخدم هذه المعلومات لجعل تقديراتك أكثر دقة.

بمرور الوقت ، ستتعزز قدرتك على التقدير والتخطيط ، مما يقلل من قيود الوقت.

إذا كنت تقوم بتجميع فريق جديد أو كنت تعتمد ClickUp حديثا ، فإليك عشرة قوالب لإدارة الوقت لمساعدتك في الاستفادة من تتبع الوقت لتجنب القيود المستقبلية.

5. مراقبة التقدم المنتظم

إذا قمت بتشغيل مشروع وتركته يعمل دون مراقبة ، فمن المحتمل أن تفاجأ عندما لا يتم إنجاز المهام في الوقت المحدد. لذا ، فإن إدارة قيود الوقت تحتاج إلى مراقبة منتظمة.

استخدم أي برنامج مخطط جانت مجاني لتتبع ما إذا كانت الجداول الزمنية كما هو مخطط لها. قم بتخصيص لوحات معلومات ClickUp للاطلاع على التقارير التي تحتاجها لتتبع تقدمك. استخدم مخططات الاحتراق والحرق لمعرفة كيف يمكن أن يسير المشروع. تحديد التأخيرات واتخاذ ترتيبات بديلة.

6. تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها

ما هو احتمال عدم الوفاء بالموعد النهائي؟ ما هي الأسباب المحتملة لذلك؟

ستساعدك الإجابة على هذين السؤالين على تحديد المخاطر التي تواجهها وقياس تأثيرها على المشروع. يمكن أن تكون هذه المخاطر مالية أو تشغيلية أو حتى سلوكية. قد يكون تأثيره أي شيء من تأخير يومين إلى عدم القدرة الكاملة على تسليم المشروع.

قبل أن تبدأ المشروع ، اجمع الفريق لمناقشة المخاطر. حدد هذه المخاطر وخففها لضمان عدم تفاقم قيود الوقت.

7. تبسيط التواصل

ما لا يعرفه أعضاء فريقك ، لا يمكنهم فعله. على سبيل المثال ، تخيل موقفا لا يتم فيه توصيل معايير القبول لميزة معينة بوضوح. قد يعتقد المطور أنه قدم الميزة ، بينما قد يختلف محلل الجودة. سيرسلون الميزة مرة أخرى إلى المطور ، مما يضيف وقت إعادة العمل غير الضروري.

تجنب ذلك عن طريق تبسيط جميع اتصالات المشروع.

• توثيق ملاحظات الاجتماع والمتطلبات والمحادثات الأخرى على مستندات ClickUp
• اكتب أوصافا مفصلة لكل ميزة / قصة مستخدم داخل المهمة
• السماح لأعضاء الفريق بتوضيح أي شيء يحتاجون إليه في سياق في قسم التعليقات في المهمة
• أضف قوائم تحقق / عناصر إجراءات لضمان أن تكون معايير القبول لكل ميزة مفيدة دائما
• بالإضافة إلى أولئك الذين يعملون على الميزات ، أضف “مراقبين” إلى مهام ClickUp حتى يتمكنوا من التدخل ، إذا لزم الأمر

8. إدارة المشاريع الرشيقة

في بعض الأحيان ، لا يسير المشروع كما هو مخطط له. قد يقوم صاحب المصلحة في الأعمال بإحداث تغييرات في المتطلبات. قد يمرض أعضاء الفريق ويحتاجون إلى أيام عطلة طويلة. قد تعاني المنظمات من نقص في السيولة. الأشياء تحدث. نتيجة لذلك ، قد تواجه حتما قيودا زمنية.

تم تصميم إدارة المشاريع الرشيقة لتلبية هذه الاحتمالات على وجه التحديد. من المتوقع أن يتنبأ مديرو المشاريع الرشيقة بالمشاكل المحتملة وأن يضعوا خطط طوارئ. أو ، على الأقل ، يجب عليهم تنبيه القيادة وإدارة التوقعات.

9. إدارة الاجتماعات

“كان من الممكن أن يكون هذا بريدا إلكترونيا” هو ميم إنترنت لسبب وجيه. واحدة من أكبر الأوقات السيئة لفريق التطوير هي الاجتماعات ، وكثير منها غير ضروري وغير فعال.

لمنع قيود الوقت غير المتوقعة باستمرار ، قم بإدارة الاجتماعات بشكل أفضل. راجع أدوات إدارة الوقت الخاصة بك لفهم مقدار الوقت المستغرق في الاجتماعات. بناء على ذلك ، قم بتحسين عملياتك.

عقد الاجتماعات فقط للأنشطة التي تتطلب مناقشة نشطة. ضع لهم الوقت وادفع نحو عناصر العمل. قم بتوثيق الرؤى والقرارات الرئيسية حتى لا تضطر إلى إعادة اختراع العجلة في الاجتماع التالي.

لكل شيء آخر ، استخدم أداة تعاون جيدة. تتيح التعليقات داخل مهام ClickUp المحادثات المتداخلة. يتيح لك عرض الدردشة في ClickUp رؤية جميع الرسائل في مكان واحد واتخاذ إجراء من هناك.

10. التحسين المستمر

فرق Agile كبيرة في التحسين المستمر ، لسبب وجيه. يمكن للفريق الذي يتحسن باستمرار تقديم كفاءة وقيمة أعلى على المدى الطويل. على سبيل المثال ، قمت بتحسين عملية الحاويات لكل ميزة من خلال التحسين المستمر.

يمكنك بعد ذلك أتمتة كامل أو أجزاء منه ، مما يوفر المزيد من الوقت والجهد. هذه طريقة حاسمة لتجنب قيود الوقت بشكل مستدام.

قهر قيود مشروعك مع ClickUp

القيود أمر لا مفر منه في كل مشروع. وسنذهب إلى حد القول بأن القيود ضرورية.

ومع ذلك ، يمكن للقيود غير المتوقعة وغير المعقولة أن تخرج المشروع عن مساره بالكامل. الإدارة الجيدة للمشروع يجب أن تمنع ذلك. تم تصميم ClickUp مع وضع ذلك في الاعتبار.

باستخدام ClickUp ، يمكنك اتباع أفضل الممارسات لتجنب قيود الوقت. تضمن مهام ClickUp والمهام الفرعية وقوائم الاختيار وضوح المتطلبات. تتيح طرق عرض التقويم ومخطط جانت عرض عين الطائر للعمل الجاري.