إلغاء الإلحاق بالعمل: التعريف وأفضل الممارسات

ما هو الإعداد:

• يسمح إلغاء الإلحاق للشركة بالانفصال بأمان عن الموظف السابق
• يجب أن تساعد العملية شركتك على النمو والتحسين
• تسهل استراتيجية إلغاء التأهيل الانتقال من موظف إلى آخر
• يمكن أيضًا لعملية الإنهاء النهائي للعمل حماية شركتك من الدعاوى القانونية، واستمرار الرواتب بشكل غير صحيح أو مشاكل أخرى قد تنشأ بعد رحيل الموظف.
• سيُعد الإنهاء التعليماتية لشركتك بمعلومات حول ما تبحث عنه عند توظيف موظفين جدد أو إعادة تصميم هيكل شركتك

ما هو غير قابل للتنفيذ:

• أثناء أحد الجزئيات الرئيسية في عملية إنهاء تدريجي هو إجراء مقابلة خروج، الهدف من عملية إنهاء التدريجي ليس هو مهاجمة أو انتقاد الموظف الذي يغادر.
• كما هو الحال مع الطلاق الناجح، يجب أن لا يكون الاستقالة محاولة لإقناع الموظف بالبقاء أو تمديد مغادرتهم، ولكن بدلاً من ذلك يجب أن تكون محاولة لجعل الانتقال سلسًا ووديًا مع ضمان حدوث الانفصال.
• الإنهاء ليس عن التعامل بلطف مع موظف يغادر (ومع ذلك، يجب أن يكون احتراميًا)، ولكن عن حماية شركتك من خلال التأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية وسعادة العملاء وعدم حدوث دعاوى إنهاء خاطئة.

أفضل الممارسات

أنشئ قائمة تدقيق لإنهاء خدمة الموظفين، أو خريطة تدفّق، أو دليل استراتيجي لمساعدة إدارة الموارد البشرية، والإدارة وبقية الموظفين على فهم ومتابعة الخطوات الرئيسية. على سبيل المثال، تدير الأرشيف الوطني، الذي يشرف على إدارة السجلات الحساسة والمعلومات السرية في الحكومة الفيدرالية، تقريرًا بطول 24 صفحة حول أفضل الممارسات وأكبر التحديات فيما يتعلق بإنهاء خدمة الموظفين.

بينما قائمة التدقيق الخاصة بشركتك ربما لا تحتاج إلى ذلك القدر من الإسهاب، تأكد من أن تتضمن القائمة بعض الخطوات الرئيسية مثل استكمال وتقديم جميع الأوراق، إنشاء خطة لنقل المعرفة، تنظيم إرجاع أي معدات تنتمي للشركة، إجراء مقابلة ختامية، الاتصال بالعملاء، إزالة الوصول إلى الحسابات الرقمية وسحبه، وإيقاف صرف الرواتب التلقائي. من المرجح أن يكون هذا التدفق العملي مختلفًا قليلا إذا كان الموظف قد استقال، أو يتقاعد، أو تمت إنهاء خدمته، ولكن العديد من الخطوات الرئيسية ستظل هي نفسها.

• تحسين أمان المعلومات الحساسة والبيانات من خلال ضمان تسليم اليد السليم وإلغاء وسحب إذن الوصول للموظفين
• سيضمن جمع المعدات المملوكة من قبل الشركة بشكل صحيح أيضًا عدم تبادل البيانات بطريقة خاطئة أو عرضية
• تخفيف التهديدات القانونية مثل دعاوى إنهاء الخدمة غير القانوني من خلال ضمان إغلاق عقود الموظفين بشكل صحيح و، في حالة الإنهاء، عدم شعور الموظفين السابقين بأي وعود ضمنية أو انتهاكات للإيمان الصالح
• الإنهاء الناجح سيساعد في تثقيف مديريك، وإدارة الموارد البشرية، وأنت على ما تقوم به الشركة بشكل جيد، أو لا تقوم به بشكل جيد، وسيمنحك المعلومات الضرورية عندما تبدأ في التوظيف أو نشر الوظائف لشغل الوظيفة الشاغرة
• يمكن للموظفين السابقين أن يظلوا عملاء وسفراء للعلامة التجارية. ترك الأمور في وضع جيد مع موظف سابق سيساعد في ضمان أنهم سيكونون سفراء لعلامتك التجارية وربما حتى موردًا لتوظيف المستقبل.

1. معاملة الموظفين المغادرين بإنصاف ولطف

عامل موظفيك الذين يغادرون بالعدل واللطف بغض النظر عن كيفية رحيلهم. اشكر الموظف الراحل على العمل الذي قدموه وكذلك على الوقت والطاقة التي استثمروها في عملهم وفي شركتك.

يحمي الرحيل المدني الشركات من الانتقام والتهديدات القانونية أو انتهاكات البيانات، بينما يحافظ أيضًا على علاقة إيجابية ودائمة قد تحتفظ بالموظف السابق كزبون محتمل أو سفير للعلامة التجارية أو صلة صناعية.

2. تحديد سبب الخروج

قد يعتمد عملية إنهاء خدمات الموظف على الطبيعة والسبب وراء رحيل الموظف. قد يكون لدى الموظف الذي يتقاعد عملية إنهاء خدمات نسبياً مبسطة بينما يمكن الحصول على رؤى هامة حول شركتك من موظف يستقيل للعمل في مكان آخر. الموظفون المفصولون أو المفصولين أيضًا سيحتاجون إلى سلسلة مختلفة من الخطوات عند إتمام عملية إنهاء الخدمة.

3. التواصل بشأن المغادرة

على الرغم من أنه قد يكون غير مريح التواصل مع بقية شركتك حول رحيل أحد الموظفين، إلا أنه كلما قلت للمكتب كان أفضل. كلما انتظرت أكثر، زادت احتمالية ملء تفاصيل الرحيل من قبل الموظفين الآخرين. يمكن أن يجعل هذا الأمر الأمور أكثر عدم راحة أو يؤدي إلى تصور فحص داخلي يؤخذ على أنه فصل.

تجنب النميمة أو عدم التواصل الصحيح عندما تشارك في رحيل الموظفين و، في حالة التقاعد، من خلال تهنئة العامة وشكر الموظف على وقته وخدمته. بغض النظر عن السبب – سواء كان اختياريًا أو جبريًا – فمن الأفضل أن تكون صادقًا مع بقية فريق عملك بشأن سبب رحيل شخص ما. أعترف عندما تقوم الإدارة بارتكاب الأخطاء وأظهر خطوات لإصلاحها.

4. تأمين الملكية وإلغاء الوصول

أحد الجوانب أكثر البساطة من عملية إلغاء الاشتراك، وهي تبقى متماثلة سواء قمت بإلغاء الاشتراك للموظفين الذين يغادرون بشكل طوعي أو الذين يغادرون بشكل إجباري، تتضمن تأمين أصول الشركة، وإلغاء تصريحات الدخول للنظام التابعة للموظفين وضمان الامتثال لأي بروتوكولات أخرى للشركة.

تأكد من طلب من الموظف المغادر تسليم جميع معدات الشركة مثل المفاتيح، البطاقات، بطاقات الائتمان، الزي الرسمي، الهواتف، الكمبيوترات المحمولة، السيارات أو الوثائق. على الرغم من أن هذا قد يبدو واضحًا، إلا أنه يضمن عدم تسرب بيانات حساسة للشركة سواء بطريق الخطأ أو بشكل متعمد.

بالإضافة إلى ذلك، تأكد أيضًا من إلغاء تصريحات الدخول لجميع موظفيك إلى أنظمة الشركة عبر الإنترنت أو خارجها، وكذلك أي رموز للإنذار أو البوابات. يمكن أن تشمل هذه العملية البريد الإلكتروني، والمنصات الداخلية، وأنظمة إدارة العلاقات مع العملاء، وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي، وقواعد البيانات الخاصة بالمبيعات. في حالة الانفصال الودي، فمن اللطيف توجيه تحذير للموظف أو فترة رحمة لضمان أن لديه وقت كافٍ لإزالة أي بريد إلكتروني شخصي هام أو أي معلومات أخرى قد يحتاجها، أو تحديث أي جهات اتصال قد تحتاج إلى عنوان البريد الإلكتروني الجديد للموظف.

5. عقد مقابلة خروج لجمع الأفكار وجمع البيانات

أحد أهم أجزاء عملية الانسحاب هو المقابلة الختامية. بنفس الطريقة التي تجري فيها مقابلة مع المرشح الذي قد يكون محتملاً لرؤية ما يمكنه تقديمه لشركتك، تريد أن تقوم بإجراء مقابلة مع الموظف الذي يغادر لمعرفة كيف كانت تجربته في العمل بالشركة. تقدم المقابلة الختامية فرصة لك لجمع الأفكار والبيانات حول ما تقوم به شركتك بشكل جيد وما يمكنها تحسينه. يمكن أن تسلط ملاحظات الموظف الذي يغادر على حمل العمل، ثقافة الشركة، الإدارة والموظفين الآخرين الضوء على المجالات التي قد لا تستطيع رؤيتها بوضوح.

نوصي بأن يجري مقابلة الخروج من قبل إدارة الموارد البشرية أو طرف “محايد” آخر في حال غادر الموظف بسبب الطريقة التي تمت معاملته بها من قبل المشرف المباشر. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أخذ جميع الملاحظات على محمل الجد. تذكر أن أي افتراض تحصل عليه من موظفك يعتبر قيمة ومهم، حتى لو لم يعجبك. ينبغي أن تتضمن بعض الأسئلة الرئيسية لطرحها:

• هل وفّق العمل توقعاتك؟ ما هي تلك التوقعات وكيف استجاب أو لم يستجب لها؟
• كيف كانت علاقتك مع مديرك؟ زملائك في العمل؟
• ما الذي لا نفعله ولا يجب أن نفعله؟
• من الذي تعجب به هنا؟
• ما هي بعض الطرق التي يمكننا تحسينها؟
• ما هو ممتع (وما هو غير ممتع) في العمل هنا؟

قد تجد أسئلة أخرى أو أسئلات أكثر تحديدًا تعمل بشكل أفضل لشركتك أو لنوع الإخراج الذي تقوم به. يمكن أن تساعدك الأسئلة المحددة في ضمان نقل المعرفة بنجاح أكبر وتساعدك في النمو كصاحب عمل.

6. ضمان نقل المعرفة بنجاح

سواء قمت بتوظيف خلف للعامل المغادر ليحل مكانه على الفور أو قمت بإعادة هيكلة المناصب الحالية لتغطية عبء عمل العامل المغادر، ترغب في الاحتفاظ بمعرفة العامل المغادر داخل شركتك. ستختلف التفاصيل بشكل كبير اعتمادًا على الوظيفة، ولكن بعض العناصر الرئيسية التي يجب عليك التفكير فيها تشمل:

• الحصول على فكرة واضحة عن الروتين اليومي للموظف
• التأكد من أن لديك الوصول إلى جميع الأنظمة والملفات التي يستخدمها الموظف وفهمها
• معرفة من تعمل موظف معه ومن يتبعه داخل وخارج شركتك
• فهم كيفية تحديد الموظف لأولوياته وإنجازه لجميع مهامه
• محاولة معرفة ما إذا كان أي من الأنظمة التي يستخدمونها سيتطلب تدريبا مكثفا قبل أن يمكن للبديل استخدامها

إذا كان رحيل الموظف وديًا، فطلب منهم إنشاء وثيقة أو فيديو يحتوي على المعلومات أعلاه بالإضافة إلى أي نصائح قد يقدموها لخليفتهم يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والمال.

7. حماية شركتك من فقدان الإنتاجية

رحيل موظف – سواء كان مفاجئًا أو مخططًا – قد يؤدي إلى تعليق العديد من مسؤولياتهم ومشاريعهم فجأة. في بعض الحالات، قد تُطلب من الموظفين الآخرين أن يتولوا مسؤوليات الشخص المغادر، مما يمكن أن يكون مرهقًا ومجهدًا لبيئة العمل.

كن شفافًا ومتفهمًا مع موظفيك بشأن كيفية تأثير رحيل الشخص على الفرق أو الموظفين المختلفين وكن مستعدًا للتغييرات في روتين العمل اليومي للجميع. قم بزيادة رواتب الموظفين المتبقيين لتحمل المسؤولية الإضافية، وقم بإعداد ومشاركة خطة للتعامل مع أي عبء عمل إضافي ضروري – ويعتبر الاعتراف بعدم الاستدامة في الحالة المؤقتة أمرًا مهمًا لنجاح استمرارية العملية. اعمل مع الموظف المغادر لضمان نجاح نقل المعرفة وتأكد من ربط جميع الطرفين المتاحة قبل مغادرة الموظف للحد من التأثير على الإنتاجية الناتجة عن رحيله.

8. ابق على اتصال

البقاء على اتصال قد لا يكون مرغوبًا لأي من الطرفين، ولكن إذا كان الموظف يغادر بشروط وديّة، فإن البقاء على اتصال هو وسيلة رائعة لإظهار اللطف والتقدير حتى وهو الموظف ينتقل من الشركة. يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل التواصل عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو اللقاء لتناول القهوة، أو حتى دعوة الموظف لحضور فعاليات الشركة، اعتمادًا على العلاقة. نظرًا لأن الموظفين قد ينتقلون للعمل لصالح مقاولين أو عملاء لشركتك، قد تعود العلاقة الودية المستمرة بالفائدة على الجميع.

وقد تحمي هذا الأمر أيضًا شركتك من الموظفين غير الراضين الذين يهددون باتخاذ إجراءات قانونية أو مضادة، ولكن يمكن أيضًا أن تساعد شركتك عبر السماح لهذا الموظف السابق بالتحدث بشكل جيد عنك وعن شركتك. قد يحتاج خليفة الموظف أيضًا إلى مساعدة في مهمة محددة، وقد تكون العلاقة الإيجابية مع الشخص الذي شغل هذا الدور من قبل مفيدة بشكل لا يصدق.