قائمة مراجعة الإعداد لاستخدامها في عام 2024 – 12 خطوة رئيسية يجب اتباعها

أكمل جميع استمارات التوظيف الجديدة وأرسلها إلى قسم الموارد البشرية الخاص بك

على الرغم من أن الأوراق ليست مثيرة ، إلا أنها جزء ضروري من عملية التوظيف. في الأفضل ، يُفضل أن تطلب من الموظفين الجدد ملء نماذج التوظيف الخاصة بهم في وقت مبكر من العملية حتى يتمكنوا من التخلص منها. بمجرد أن يفعلوا ذلك ، أرسلهم إلى قسم الموارد البشرية الخاص بك. على الرغم من أن كل شركة لديها متطلبات مختلفة ، إليك بعض نماذج أوراق التوظيف الأكثر شيوعًا التي قد تطلبها:

• نماذج ضريبة الدولة الفيدرالية W-4 للموظفين ونماذج الضريبة الفيدرالية W-9 للمقاولين
• نماذج الاستقطاع الضريبي للدولة
• الإيداع المباشر أو نماذج إيداع ACH
• اتفاقيات عدم الإفصاح وعدم المنافسة
• اتفاقيات الأمن والسرية
• اتفاقيات الموافقة على اختبار الكحول و / أو المخدرات
• نماذج إقرار الكتيب

2. التواصل مع تفاصيل اليوم الأول مع الموظفين الجدد

قبل بدء العمال الجدد الخاصين بك، من الفكرة الجيدة أن ترسل لهم بريدًا إلكترونيًا لترحيبهم بحرارة في شركتك ومشاركتهم التفاصيل الهامة حول يومهم الأول القادم. يعد هذا خطوة بالقدم الصحيحة، ويشجع على تحسين علاقات الموظفين. يمكن أن يتضمن بريدك الإلكتروني بعضًا أو كلًا من ما يلي:

• تاريخ البدء والوقت والموقع
• تفاصيل قواعد اللباس
• رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني لنقطة الاتصال الرئيسية الخاصة بهم
• قائمة بالوثائق التي يجب عليهم إحضارها
• جدول مواعيد الفعاليات والأنشطة التي يمكنهم توقعها في يومهم الأول

حاول أن تجعل هذا البريد الإلكتروني مختصرًا ولطيفًا ومباشرًا. لا تريد أن ترهق الموظفين الجدد قبل بدء عملهم.

3. توفير حزمة تأجير جديدة

يمكن أن يكون حزمة التوظيف الجديد مفيدة للغاية للموظفين الجدد. يمكن أن تكون عبوة أو مجلد أو ظرف تحتوي على كل ما تعتقد أنه سيساعدهم على التعرف على شركتك ودورهم. فيما يلي بعض الاقتراحات للأشياء التي يجب تضمينها:

• رسالة ترحيب
• دليل الموظف
• المخططات التنظيمية
• معلومات التعويضات والمزايا
• مواد تدريبية
• دليل الشركات

مع حزمة التوظيف للموظفين الجدد، ستتمكن من تبسيط عملية الاستقبال والإجابة على أسئلة الموظفين الجدد الشائعة على الفور.

4. إعداد الوصول إلى الأجهزة والبرامج

قد تحتاج التوظيفات الجديدة الخاصة بك إلى الوصول إلى أجهزة وبرامج معينة لأداء وظائفهم بنجاح. من مسؤوليتك التواصل مع فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للتأكد من أن الموظفين الجدد جاهزون جميعًا لاستخدام جميع البرامج ذات الصلة.

تأكد من تشجيع أفضل الممارسات من حيث الأمان مثل المصادقة ثنائية العاملين، وكلمات المرور القوية وتغيير كلمات المرور بانتظام. كما يمكنك، إذا كان لديك أي برمجيات معقدة أو خاصة، إنشاء وثائق تدريبية أو برامج لتعليم التوظيفات الجديدة كيفية استخدامها.

5. تحديد مجالات العمل

بينما قد يكون بعض الموظفين الجدد بحاجة إلى مكاتب خاصة بهم، يمكن أن يكون آخرون أفضل أداءً في الأقسام الزجاجية. خصص الوقت الكافي لمعرفة المكان الذي سيؤدي فيه مهامهم موظفوك الجدد. ثم، تأكد من تجهيز محطات عملهم بأجهزة الكمبيوتر والمفكرات وأقلام الرصاص والأقلام وأي معدات أخرى قد يحتاجون إليها. إذا كنت ترغب في ترك انطباع رائع في بداية أدائهم للعمل، يمكنك دائمًا إضافة بعض الأغراض الترويجية للشركة مثل التيشيرتات أو القبعات بالقرب من مناطق عملهم.

6. الاستعداد لجولة في الموقع

جولة في الموقع هي وسيلة واحدة من أفضل الطرق للحد من المجهولات ومساعدة موظفيك على التعود على مكان عملك. قبل أن تعطي الجولة فعلياً، قم بإنشاء خريطة بحيث يكون لديك المتدربين مرجع لاستخدامه في أي وقت يشعرون فيه بالعدمية بكيفية الوصول إلى مكان ما. يجب أن تشمل الخريطة المكتب أو مكان العمل الذي سيعملون فيه، وغرف مديريهم أو مشرفيهم الذين يتبعون لهم، والمطاعم، والمقاهي، والحمامات، وغرف الإمداد، وغرف الاجتماعات والمؤتمرات. قم بترقيم الخريطة لتكون يمكن الوصول إليها بسهولة في أي وقت.

7. إنشاء خطة الثقافة الخاصة بك

التنسيق الاجتماعي أمر أساسي بما أنه يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب والحماس بالعمل في شركتك. قدمهم لفريقهم الجديد بالإضافة إلى القادة الكبار. إذا كان ذلك ممكنًا، قم بدعوتهم لتناول وجبة غداء أو عشاء ترحيبية. في حال عدم توفر ميزانيتك للغداء أو العشاء، كوّن فكرا وابحث عن خيارات بديلة مثل الوجبات الخفيفة، والمشروبات، والألعاب التي تساعد على فتح الباب للتواصل. يمكنك أيضًا إرسال إعلان عن الموظف الجديد عبر البريد الإلكتروني مع ذكر أسماء الموظفين الجدد ومواقع عملهم وخلفياتهم المهنية وهواياتهم.

8. تعيين الموجهين

قدم العاملين الجدد إلى “الأصدقاء” الذين يمكن أن يكونوا من يخدمون كأوساق لهم خلال أول أسابيع عمل لديهم. يجب أن يكون لدى هؤلاء الأواسق خبرة لا تقل عن بضع سنوات في شركتكم وأن يكونوا متاحين للإجابة على الأسئلة وتقديم التعارف ومساعدة في التدريب. من خلال برنامج الأوصال، ستكون لدى الموظفين الجدد نماذج إيجابية يمكنهم اللجوء إليها أثناء تفاعلهم مع مناصبهم وبيئة عملهم الجديدة.

9. ضع أهدافا ذكية

التكييف هو عملية مستمرة قد تستمر عبر سنوات موظفيك الأولى في شركتك. خلال الـ 60 إلى 90 يومًا الأولى، حدد أهدافًا لهم ليتحملوا المزيد من المسؤوليات في مناصبهم. تحقق معهم شهريًا للتأكد من أنهم على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافهم ومعالجة أي مخاوف قد تكون لديهم. يجب أن تكون الأهداف التي تقوم بإنشائها ذكية (محددة، قابلة للقياس، متحققة، ذات صلة وزمنيًا محددة).

10. ضع في اعتبارك الأسئلة التي قد تطرح عليك

سوف يواجه الموظفون الجدد العديد من الأسئلة. في النهاية، فهم يتكيفون مع مكان عمل جديد وثقافة جديدة وزملاء عمل جدد ومهام جديدة. ضع نفسك في أحذيةهم وفكر في بعض الأسئلة التي قد يطرحونها. ثم، قم بإنشاء وثيقة FAQ شاملة تجيب عن هذه الأسئلة. لن يوفر وجود وثيقة FAQ لهم مرجعًا رائعًا فحسب، بل سيطمئنهم أيضًا بأن أسئلتهم صحيحة وأن أشخاصًا آخرين كانوا في موقعهم من قبل.

11. تصميم موارد التدريب المختلفة

التدريب هو جزء أساسي من عملية التوظيف. بينما يمكنك توفير ورق عمل ومستندات عامة تلبي احتياجات جميع الموظفين الجدد، بغض النظر عن موقعهم الوظيفي، فإن ذلك من المحتمل أن يكون غير فعال. بدلاً من ذلك، قم بتصميم مجموعة متنوعة من موارد التدريب لتلبية احتياجات الموظفين الجدد ومواقع عملهم الجديدة. من خلال إدراج الصور ومقاطع الفيديو، على سبيل المثال، يمكنك الحفاظ على انتباههم وزيادة فعالية التدريب الخاص بك.

12. استضافة اجتماعات مع كبار القادة

بينما من المهم للموظفين الجدد أن يلتقوا بأفراد الفريق الذين سيعملون معهم وبالمديرين أو المشرفين الذين سيلتزمون بهم، إلا أنه من الأهمية الكبرى أن يتعرفوا على كبار القادة مثل الرئيس التنفيذي ورئيس المالية، حتى وإن لم يكونوا سيرونهم بانتظام. إذا سمحت جداول أعمالهم، فعليك ترتيب اجتماعات مع هؤلاء الشخصيات البارزة حتى يتمكنوا من معرفة المزيد عن الشركة والرؤية والرسالة. حتى لو كان الاجتماع قصيرًا معهم، فإنه قد يفعل المعجزات بشأن عزم الموظف الجديد.

المتابعة: إجراء عمليات تسجيل الوصول بعد التوظيف

عملية التوظيف هي عملية مستمرة. هذا يعني أنه ستحتاج إلى التواصل مع الموظفين الجدد بانتظام. اجتمع معهم بشكل متكرر خلال أشهرهم الأولى والربع الأول حتى يتمكنوا من مشاركة آرائهم ومخاوفهم بشأن وظائفهم الجديدة وتقدمهم. يمكنك أيضًا استخدام هذا الوقت لتقديم الثناء أو التوصيات.

الخلاصة

قد يكون من المغري ضغط كل شيء في أيام عمل الموظف الجديد الأولى. ولكن القيام بذلك يمكن أن يفاجئهم ويثبت مشاعر الشك حول موقفهم الجديد وشركتك. جرب تقسيم عملية الدمج على مدى أسابيع أو شهور وتقسيمها إلى شظايا صغيرة، وسيكون من المرجح أن يحتفظ الموظفون الجدد بجميع المعلومات الجديدة ويؤدون وظائفهم بنجاح.

لا يمكن إنكار أن عملية الدمج تأخذ الوقت والجهد. ولكن إذا اتبعت هذه القائمة التحقق والتزامت بها، يمكن لشركتك الاستفادة من عائد ضخم. ستلاحظ أن موظفيك أكثر سعادة وإنتاجية. لن يقلل هذا فقط من خطر مغادرتهم، بل سيحسن من نتائجك المالية.