مهارات إدارة المهام في عام 2024: كيفية إدارة المهام لفريقك ولنفسك

سواء كنت عاملاً أو مدير فريق، ترغب في تحقيق أقصى استفادة من وقتك في العمل. ولكن حتى مع أفضل الفرق والأدوات والمعدات، قد يبدو أنه لا يوجد ما يكفي من الساعات في اليوم لإكمال قائمة مهامك.

هنا تأتي مهارات إدارة المهام لتكون مفيدة. على عكس إدارة الوقت، تركز إدارة المهام أقل على مبلغ من وقت يقضى على مهام وأكثر على وسائل لجعل المهمة أكثر فعالية – والتي، بالتمديد، توفر الوقت أيضًا!

مع إدارة المهام السليمة، ستعرف كيف:

• جدولة المهام
• تحديد أولويات المهام
• تنظيم المهام

ليس من السهل تأكيد كل شيء في قائمة مهامك، ولكن نحن نعلم أنك على استعداد للتحدي. في هذا الدليل، سنشرح ما هي مهارات إدارة المهام ولماذا تهم. وسنضيف بعض أمثلة على مهارات إدارة المهام الفعالة ونشارك خمس نصائح لإدارة المهام لتبسيط سير عملك.

ما هي مهارات إدارة المهام؟

إدارة المهام هي مهارة يمكنك بناؤها مع مرور الوقت لإدارة وقتك وواجباتك بشكل أفضل. إنها القدرة على إدارة وتنظيم وتحديد الأولويات وإكمال أولوياتك الرئيسية دون تعرق. يحاول محترفو إدارة المهام عدم القيام بكل شيء في وقت واحد، بل إكمال المهام الأهم بالوقت الذي يمتلكونه.

تحتاج مهارات إدارة المهام إلى مزيج من الرؤى القائمة على البيانات والتفكير الإبداعي والمبتكر. إن إدارة المهام تشمل الكثير من المهارات المختلفة وغالبًا ما تتطلب البرامج المناسبة لإدارة المشاريع التي تكون قابلة للتكيف مع احتياجاتك. ولكن لنعطيك فكرة أفضل حول بعض أهم مهارات إدارة المهام، ابدأ بالقليل من هذه.

• اعطاء الاولويه المهام: الأشخاص الذين يمتلكون مهارات إدارة المهام الصلبة يمكنهم التمييز بين المهام العاجلة وأقل أهمية التي يمكن الاستغناء عنها.
• تحديد الأهداف: بفضل مهارات إدارة المهام ستعرف كيفية وضع أهداف كبيرة على المدى الطويل وتقسيمها إلى مهام صغيرة يمكن تنفيذها
• إدارة الوقت: مهارات إدارة الوقت هي جزء من إدارة المهام. من خلال أن تصبح أكثر كفاءة في سير عملك، ستوفر الوقت وتحسن جودة عمل فريقك. ما الذي لا يُحب؟
• اتباع المنهجيات التي أثبتت جدواها: لا تحاول إعادة اختراع العجلة. منهجيات إدارة المهام مثل لوحات الكانبان ومصفوفات إيزنهاور تدعم إدارة المهام الصلبة.

لماذا تعتبر مهارات إدارة المهام مهمة؟

ربما تحب سير عملك كما هو الآن. أو ربما فكرة ضبط إدارة المهام تبدو وكأنها مهمة أخرى على قائمتك المتزايدة باستمرار.

نحن نفهم – الجميع مشغولون! ولكن القدرة على إكمال المهام بسرعة وكفاءة تستحق الجهد. خذ الوقت لتحسين إدارة المهام وسترى عدة فوائد.

منع الإرهاق أو التغلب عليه

نعلم أن الإرهاق المهني معقد، لكن أن تصبح أكثر كفاءة في العمل هو وسيلة رائعة للتوقف عن الشعور بالضغط الزائد وقلة الحماس. إذا كنت تقود فريقًا، فإدارة المهام بشكل صحيح تقلل من الإرهاق عن طريق إزالة الخطوات المعقدة والعمليات المؤلمة التي تنهك فريقك.

مع الخليط الصحيح من أدوات إدارة المهام المتعددة الاستخدامات والمهارات، سيتوقف الجميع عن التحريك على محورهم وسيجدون الطاقة للبقاء متحمسين.

اتخاذ قرارات أفضل

هل تشعر أنك بحاجة إلى القيام به كل الأمور الآن؟ ربما لا تعرف: أنت ببساطة بحاجة إلى مساعدة في تحديد أهم المهام أولاً.

مع مجموعة المهارات الصحيحة ، يمكنك اتخاذ قرارات عالية الجودة تلقائيًا لإكمال المهام بشكل أفضل. للمهام المعقدة أكثر ، يمكنك استخدام طريقة تحديد الأولويات (ستتعرف على ذلك قريبًا) لمعالجة المهام في الترتيب الصحيح.

إدارة المهام مهمة لأنها تساعدك في تحديد الجداول الزمنية ، وتفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين ، وتحديد أهداف المشروع واقعية.

إجراء مشاريع أكثر سلاسة

تنفيذ خطة مشروع ليس لأصحاب القلوب الضعيفة. بغض النظر عن مدى إدارتك لفرق المشاريع بشكل جيد، فإن العثور على كفاءات تساعد جميع أصحاب المصلحة في توفير الوقت والمتاعب يمكن أن يكون مفيدًا فقط. إدارة المهام تدعم إدارة المشاريع الصحيحة من خلال تقسيم أفكارك الكبيرة إلى عمليات صغيرة قابلة للتنفيذ. إنها المفتاح لإكمال المهام بشكل أسرع وأكثر دقة على نطاق واسع.

احصل على نتائج قابلة للقياس

كمدير، تحتاج إلى نتائج قابلة للقياس. يعمل الاستثمار في مهارات إدارة مهام فريقك على زيادة أداء قسمك ويجعل من الأسهل قياس مساهمات الجميع.

إدارة المهام ليست ممكنة بدون بيانات. لحسن الحظ، يجعل برنامج تتبع الأهداف من السهل البقاء على المسار الصحيح ولقاء المواعيد النهائية. حتى إذا فشلت المهمة، ستخبرك البيانات بالضبط أين حدثت الأمور بشكل خاطئ لذا يمكنك قرار ما يجب فعله بشكل مختلف في المرة القادمة.

إنجاز المزيد في يوم عملك

هناك فقط 24 ساعة في اليوم، ومع الأمل أنه تقضي فقط من ثماني إلى 10 ساعات في العمل. أنت إنسان فقط، لذا من الطبيعي أنك لن تكون قادرًا على إكمال كل مهامك في إطار زمني محدود.

إدارة المهام الفعالة ليست حول العثور على طريقة سحرية للقيام بكل شيء في نفس الوقت. تتضمن الأمر تحديد أولويات المهام حسب تاريخ الاستحقاق، وتفويضها لفريقك، واختيار كتلة من الوقت للعمل العميق.

لا حاجة لإرهاق نفسك مع مهارات إدارة المهام، ستنجز المزيد أثناء عملك وستتمتع بتوازن أفضل بين العمل والحياة.

أمثلة على مهارات إدارة المهام

مهارات إدارة المهام هي العنصر السري للنجاح في مكان العمل الذي يتطلب المبادرة اليوم.

هل أنت مستعد لاعتماد إدارة المهام لنفسك؟ إليك بعض الأمثلة على مهارات إدارة المهام للعمل عليها مع فريقك.

تحديد أولويات المهام

الترتيب حسب الأولويات هو واحد من أهم مهارات إدارة المهام. عندما تعرف كيف تحدد مهام الأولوية، فإنك تعطي الأمور الأكثر إلحاحًا الاهتمام الفوري وتضع الأعمال ذات الأولوية المنخفضة جانبًا.

لكن تحديد أولويات المهام لا يأتي بشكل طبيعي للجميع. لو كل شيء يشعر بأهمية متساوية ولا تعرف كيف تتقدم قدماً، استخدم تقنية ترتيب المهام الأولوية للوضوح. على سبيل المثال، يساعدك قالب مصفوفة إيزنهاور لـ ClickUp في تقسيم المهام إلى أرباع للقيام بالمهام، جدولة المهام، تفويضها، وحذفها.

استخدام برنامج إدارة المهام

تتبع مهام فريقك على لوح أبيض أو ملاحظة لزجة هو وصفة للفوضى. إدارة المهام الحديثة تتطلب تحويل سير عملك الإلكترونيًا ومشاريعك ومهامك لزيادة الرؤية والمساءلة.

ClickUp Tasks تجلب جميع مهام فريقك ، المستندات ، اللوحات البيضاء ، الدردشات ، والتقويمات إلى منصة واحدة. ما عليك سوى فتح جدول المهام ل:

• إنشاء المهام
• تعيين مهام فرعية لعناصر إجراءات أكثر تعقيدا
• إعداد المهام المتكررة وفقا لجدول مخصص
• إضافة تبعيات المهام

أفضل من ذلك، يُظهر ClickUp تقدم مهام الجميع في لوحة تحكم في الوقت الحقيقي. ليس هناك حاجة للنظر إلى كل مهمة، موظف، أو مشروع: قم بإنشاء لوحة تحكم مخصصة وأنت في طريقك للنجاح.

مهمة واحدة

تحية الناس للقدرة على القيام بأكثر من مهمة في آن واحد كمكانٍ لتكون كلّه، ونهاية الإنتاجية، ولكن هذا ليس صحيحاً. إن القدرة على القيام بأكثر من مهمة في آن واحد تبعث على تشتيت انتباهك على عدة مهام في نفس الوقت، مما يجعلك تُخصص فقط جزء صغيرًا من انتباهك لكل مهمة. عملك يستحق أن تركز عليه بنسبة 100%، لذا حاول أن تركز على إتمام مهمة واحدة فقط بدلًا من محاولة القيام بأكثر من مهمة في آن واحد.

باستخدام القيام بمهمة واحدة فقط، تركز فقط على إكمال مهمة واحدة في كل مرة، ورغم أن هذا قد يبدو غير فعال، إلا أنك ستفاجأ بكمية عملك وسرعته (ونوعية عملك). عندما تكرس كل انتباهك لشيء واحد.

لجعل هذا الأمر أسهل حتى أكثر، قم بتقييم مهامك في برنامج إدارة المهام بحسب أهميتها. سيكون من الأسهل بكثير تحقيق المهام المحددة في قائمتك عندما يكون لديك قائمة رئيسية واضحة وقابلة للاجراء في متناول يدك.

إدارة التغيير

كثير من مديري المشاريع يقودون فرقهم من خلال إدارة التغيير، وحقيبة أدوات إدارة المهام القوية بالتأكيد تجعل هذا أسهل.

على سبيل المثال، إذا كان فريقك يستخدم منتجات مايكروسوفت ويندوز 10 ولكنه يرغب في التحول إلى أجهزة آبل ونظام تشغيل ماكوس، ستحتاج إلى قيادة فريقك خلال هذا التغيير الكبير.

بدلاً من ترك فريقك ليتصرفوا بأنفسهم، خطط لكل شيء في لوحة بيضاء في ClickUp. يمنحك ذلك مساحة رقمية مرنة لتطوير عمليات جديدة وتثبيت التفاصيل. والأفضل من ذلك، يمكن تحويل اللوحات البيضاء إلى مشاريع ومهام بنقرة واحدة فقط، لذا التنفيذ سهل وسريع.

تحديد الأهداف

من الأسهل بكثير التعامل مع المهام ذات القيمة العالية عندما تكون لديك أهداف. المشكلة هي أن الكثير من المديرين يحددون الأهداف وينسونها بسرعة.

تحتاج إلى تحقيق أهدافك، لذا قم بإدخالها في تطبيق لتتبع الأهداف لتكون مسؤولًا عنها. هذه التطبيقات تتبع الأهداف القصيرة والطويلة الأمد، مما يساعدك في قياس التقدم في كل مرحلة من مراحل المشروع.

ClickUp Goals يأخذ هذه الخطوة إلى الأمام بربط أهدافك بمهامك، مما يظهر الارتباط المباشر بين مهامك اليومية وخططك طويلة الأمد.

كيفية تحسين مهاراتك في إدارة المهام

حتاج إلى بآمر هنداتسونج ماناجمنت؟ جرب هذه النصائح لإدارة المهام وانظر كيف يرتفع إنتاج فريقك بصورة مذهلة.

1. التسجيل في التدريب

يمكننا التحدث عن إدارة المهام طوال اليوم، لكن في نهاية المطاف، عليك أن تستثمر في معرفتك الخاصة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم منتجات Microsoft، يمكنك الاشتراك في ويبينار تعليمي حول حل المشكلات في PowerShell.

كلما زادت معرفتك بمهامك ومشاريعك وأدواتك وصناعتك، زادت قدرتك على التعامل مع قائمة مهامك. لا تكن خجولًا: اشترك في ورش العمل، والمؤتمرات، والندوات حول إدارة الوقت والإنتاجية والتنظيم.

2. حاول حظر الوقت

حصر الوقت هو مهارة إدارة المهام حيث تكرس وقتًا محددًا أو يومًا من أيام الأسبوع لمهمة معينة.

إذا كنت غير متأكد من الوظائف التي تتطلب كتلة زمنية خاصة بها، استخدم برامج تتبع الوقت لمعرفة كيف تقضي وقتك. على سبيل المثال، إذا شعرت بأنك مكتظ بالرسائل الإلكترونية، جرب فحص البريد الإلكتروني مرتين فقط يوميًا، من الساعة 8 صباحًا إلى 9 صباحًا ومن الساعة 4 مساءً إلى 5 مساءً.

إن إكمال المهام في الوقت المحدد يتيح لك التركيز على العمل الفعلي للساعات الست الأخرى من يوم عملك.

جرب تقنية بومودورو لزيادة الإنتاجية. مع هذه التقنية، يتم وضع موقت لمدة 25 دقيقة من العمل العميق مع استراحة لمدة خمس دقائق ثم تكرار العملية حتى انتهاء الكتلة الزمنية.

إذا كنت قلقًا بشأن فريقك يقاطعك، فقم بحجب هذا الوقت في جدولك حتى تكون غير متاح للاجتماعات. تجعل التكاملات في ClickUp من السهل دمج تقويم Outlook أو Apple أو Google في نفس المنصة التي تدير فيها مهامك.

3. احتضان تقنية إدارة المهام

لقد قلناها من قبل، وسنقولها مرة أخرى: لا يمكنك إدارة المهام إذا لم تتتبعها. تُبقي قائمة المهام الرقمية فريقك على نفس الصفحة وتوفر درجة من المساءلة التي لا يمكنك الحصول عليها من خلال الملاحظات الثابتة أو المخططات الورقية.

ابحث عن حلول إدارة المهام مثل ClickUp مع تطبيق محمول بحيث تظل على اطلاع على مهامك أثناء التنقل. تكاملات واجهة برمجة التطبيقات مفيدة أيضًا لجلب كل أعمالك وأدواتك إلى منصة واحدة.

لا تحتاج إلى القيام بكل شيء يدويا أيضا. ابحث عن ميزات تحويل المهام، التي ستجدها في معظم تطبيقات الإنتاجية القوية. تقدم أتوميشنس في ClickUp أكثر من 100 قاعدة جاهزة لتوفير الوقت في تعيين المهام، وتغيير الحالات، وغير ذلك، أو يمكنك إنشاء قواعد جديدة خاصة بك.

4. استخدام القوالب

تملك نفس الطريقة التي تستخدم فيها قوالب إدارة المهام من أجل القيام بالأشياء في وقت قياسي. سواء كنت بحاجة إلى تقرير يومي مشفر بألوان أو تنسيق جاهز لطلب العرض، فإن القوالب توفر وقتاً ضخماً.

قالب مثالي لتنظيم وتحديد أولويات المهام أيضًا. يُظهر قالب إدارة المهام في ClickUp جميع المهام والحالات وأعضاء الفريق ومستويات الأولوية لمراقبة تقدم مشروعك.

5. مندوب

مبدأ باريتو يقول إن 80% من نتائجك تأتي من 20% من إسهاماتك. بمعنى آخر، ربما تأتي معظم نتائجك من مشروع أو مهمة واحدة.

من الصعب تركيز طاقتك على الجهود التي تحرك الإبرة إذا كنت منتشرًا بشكل كبير. قم بتطبيق قاعدة 80/20 عن طريق تفويض المهام ذات القيمة المنخفضة لفريقك. على سبيل المثال، ربما تكلف موظفًا بأخذ الملاحظات أو البحث عن تطبيق قائمة مهام للفريق.

إنهاء المزيد من العمل باستخدام Clickup

المهام لا يجب أن تكون مخيفة. إذا كان فريقك مكتظًا أو يكافح ضد العمليات الدقيقة، فاستثمر في مهارات إدارة المهام لتشغيل إدارة أكثر كفاءة تقوم بالمزيد في وقت أقل.

مهارات إدارة المهام هي الأساس، ولكنك تحتاج أيضًا إلى نظام لإدارة مهامك. يقوم ClickUp بتبسيط سير عملك من خلال جلب جميع المهام والوثائق والأهداف والمحادثات والتقاويم والمزيد إلى منصة موحدة.

تغلب على مهامك ورفع من إنتاجيتك مع إدارة المهام الفعالة وبرامج إدارة المهام قابلة للتخصيص. أنشئ فضاء عمل ClickUp الخاص بك الآن مجانًا.