ما هو الصوت عبر بروتوكول الإنترنت؟ الدليل النهائي في عام 2024

يعتبر نظام ال VoIP نظام اتصالات يستخدم جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أو هواتف VoIP أو متصفحات تدعم تقنية WebRTC لإجراء مكالمات هاتفية ونقل المعلومات من موقع إلى آخر. يحقق ذلك من خلال اتصال بالإنترنت. يختلف عن الهاتف التقليدي، المعروف أيضًا بخط الأرض، في كيفية إرسال المعلومات والبيانات.

يستخدم خط الأرض أسلاك نحاسية لنقل الإشارات التناظرية. على الجانب الآخر، يستخدم ال VoIP اتصال إنترنت عريض النطاق لنقل البيانات. يتم تحويل البيانات من البيانات التناظرية الأصلية، ونقلها كبيانات رقمية ثم تحويلها مرة أخرى إلى إشارة تناظرية حتى تتمكن من فهم ما يقال.

غالبًا ما تكون أنظمة ال VoIP حلول مكتبية شاملة تقدم البريد الصوتي، وتسجيل المكالمات، وميزة عرض المتصل المخصص، وتحويل البريد الصوتي إلى نص. تستخدم العديد من المكاتب تقنية ال VoIP لإنشاء نظام اتصالات موحد للمكتب يجعل من السهل على الفرق التواصل مع العملاء وبينهم.

VoIP يحتاج إلى اتصال بالإنترنت وأجهزة معينة لنقل البيانات. تتضمن الأجهزة جهاز كمبيوتر شخصي ومودم كابل. إذا قمت بالاتصال من هاتف، يجب أن تكون لديك محول هاتف؛ يحول المحول الإشارات التماثلية إلى إشارات رقمية، مما يسمح بنقلها عبر الإنترنت. الجهاز الذي يدعم VoIP مثالي أيضًا. خلال المكالمة، يتم نقل البيانات مرة أخرى إلى إشارة تماثلية حتى يمكن للطرف الآخر فهم ما يقال.

إذا استخدمت VoIP مع الهاتف المحمول، يمكنك الاتصال بالإنترنت بشكل لاسلكي لنقل البيانات. يتم تخزين البيانات في السحابة والوصول إليها من خلال لوحة على الكمبيوتر أو الجهاز المحمول. قد تتضمن البيانات جهات الاتصال وأرقام الهواتف الخاصة بالأعمال.

تدين صناعة الVoIP بشعبيتها بين الشركات من جميع الأحجام إلى عدد قليل من الصفات الإيجابية الفريدة. تشمل هذه المزايا الرئيسية:

• غالبا ما توفر الخدمة قيمة جيدة مقابل المال: عادةً ما تكون خدمات ال VoIP حلاً فعالاً من حيث التكلفة حيث تتيح للشركات إجراء المكالمات واستقبالها بأسعار أقل بكثير من الخدمات الهاتفية التقليدية. تسمح العديد من مزودي الخدمات بنقل أرقام الهواتف القائمة لديك، مما يتجنب إنفاق الأموال على أرقام جديدة محلية أو مجانية. كما تقدم أيضًا قنوات اتصال متعددة بخلاف إجراء المكالمات وإرسال الرسائل النصية. فإجراء المكالمات وإرسال الفاكسات والتعاون من خلال غرف الدردشة أو مؤتمرات الفيديو على خطة واحدة لخدمات الـ VoIP/UCaaS يكون أكثر كفاءة من الاعتماد على الاتصال الهاتفي وحده.
• لا حاجة لشراء معدات جديدة: بالإضافة إلى توفير من خلال البرنامج، نادرًا ما تتطلب حلول ال VoIP من الشركات شراء معدات جديدة. يمكنك استخدام الخدمة مع الأجهزة المتصلة بالإنترنت الموجودة بالفعل. إذا كنت ترغب في استخدام الهواتف المكتبية التقليدية، يمكنك شراء الأجهزة مباشرة أو استئجارها طالما كان ذلك ضروريًا.
• سهل الإعداد والاستخدام نسبيا: تقدر الشركات خدمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت لأن إعداد حساب جديد عادةً بسيط وسريع. يمكنك إدخال جميع معلومات الحساب والفوترة ذات الصلة بنفسك أو التنسيق مع ممثل مبيعات يمكنه التعامل مع عملية الإعداد. وبأي حال، يمكن إكمال عملية إعداد الصوت عبر بروتوكول الإنترنت في نفس اليوم عادةً، إن لم يكن خلال دقائق. حيث أن توفر الوصول للعملاء ضروري للنجاح، تقدر الشركات القدرة على إيجاد كل شيء جاهز ومشغل بأسرع وقت ممكن.
• يحسن بشكل كبير من وصول العلامة التجارية: خدمات ال VoIP قد قامت بتسوية الحقل لتصبح متاحة عبر الصناعات، مما يمكن الشركة الفردية من تشغيل نظام هاتفي فعال على مستوى يتوافق مع شركة أكبر بكثير. اعتمادًا على خطة الخدمة الخاصة بك، قد لا تكون لديك فقط عملاء داخليين يتصلون بشركتك ولكن يمكنك أيضًا الربط مع الأشخاص في جميع أنحاء العالم. بفضل الإنترنت، نحن الآن أكثر تواصلاً من أي وقت مضى؛ خدمات ال VoIP و UCaaS ذات الصلة قد سمحت للمحترفين باستغلال هذا من خلال جعل أساليب الاتصال سهلة وفعالة من حيث التكلفة.

للهواتف عبر بروتوكول الإنترنت العديد من المزايا، ولكن هناك أيضًا بعض العيوب التي يجب عليك التفكير فيها قبل اتخاذ القرار بالانتقال.

• جودة المكالمة ليست متسقة دائما: واحدة من العيوب الرئيسية هي أن نظام الهاتف، وبالتالي جودة المكالمات، يعتمد تمامًا على جودة اتصال الإنترنت – كلما كان اتصالك أفضل زادت جودة المكالمات. ومع ذلك، إذا توقف اتصالك بالإنترنت لأي سبب في أي وقت من الأوقات، فإن هواتفك ستتوقف أيضًا. يمكن أن تؤدي اتصالات الإنترنت بسرعة منخفضة أيضًا إلى مشاكل في المكالمات مثل انقطاع المكالمات أو تشويش في الخط.
• المشكلات الأمنية المحتملة: الاتصال بالصوت عبر بروتوكول الإنترنت الخاص بك ليس دائمًا آمنًا. وهذا يعني أنه يمكن بسهولة اختراق المكالمات بحيث يمكن للآخرين الاستماع إلى المكالمات. من المهم التحقق من الشركة التي تتعاقد معها لخدمات الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت لمعرفة ما إذا كانت تستخدم تشفير عالي المستوى لحمايتك وبيانات شركتك.
• ليس جيدا لمكالمات الطوارئ: الأرقام ليست دائمًا محلية حيث يعمل الأعمال التجارية على تطوير وجود في أجزاء معينة من البلاد بينما يكون المتصلون في مواقع أخرى. في حالات الطوارئ، يبحث المستجيبون أولاً في رقم الهاتف لتحديد موقع المتصل لتقديم المساعدة. إذا كان لديك عنوان طوارئ E911 متصل بالخط VoIP، فقد يستغرق الأمر وقتًا أطول للمستجيبين الوصول إليك.
• يمكن تصنيفها بشكل غير صحيح على أنها “خطر احتيال” للمتصلين: أثناء اختبار حلول الاتصال الصوتي عبر الإنترنت (VoIP) المعينة، اكتشفنا أن بعض مقدمي خدمات الهواتف قد يختارون تصنيف رقمك كـ “خطر احتيال” أو وضع علامة عليك كمحتوٍي على رسائل غير مرغوب بها. وهذا بغض النظر عما إذا كان التمييز مستحقًا أو دقيقًا. على الرغم من أن هذا ليس صحيحًا بالنسبة لأكثر خدمات الاتصال الصوتي عبر الإنترنت ذات السمعة الطيبة، إلا أنه من الممكن أن تكون هذه احتمالية ينبغي مراعاتها عند اتخاذ قرار الشراء.

عندما تفكر في أي خدمة VoIP هي الأفضل لشركتك، هناك بعض الميزات الهاتفية الأساسية لـ VoIP التي يجب البحث عنها. وتشمل هذه العناصر عادة:

• الرد الآلي يقضي على حاجة الاستقبال بواسطة استخدام نظام آلي لتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب. قد يكون نظام الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) جزءًا من هذا الحل.
• معرف المتصل يضبط النغمة للمكالمة عن طريق إخبارك من هو على الطرف الآخر من الخط. هذا أمر حيوي في صناعات المبيعات والخدمات.
• تعليق المكالمات يسمح لك بوضع المتصل على الانتظار حتى تتمكن من إتمام محادثة أخرى أو قطعة من الأعمال قبل التعامل مع احتياجاتهم.
• قائمة انتظار المكالمات يضع المتصلين تلقائيًا على الانتظار ويحدد قائمة انتظار في الترتيب الذي اتصل به المتصلون أول مرة. ويشار إليها أيضًا بتوزيع المكالمات التلقائي أو ACD.
• الموسيقى قيد الانتظار يُساعد في الحفاظ على المتصلين في الانتظار لفترات أطول مقارنة بالاستماع إلى فترات الصمت عند الانتظار.
• رنين مخصص مثل الموسيقى التي يُعقل بها، هذا ما يسمعه المتصلون الواردين أثناء انتظار التحدث مع شخص ما. عادةً ما يكون رسالة أو لحنًا.
• المكاتب الساخنة يمنح الموظفين القدرة على تسجيل الدخول إلى أي جهاز متصل للوصول إلى رسائلهم ومكالماتهم.
• تقليب المكالمات هذا يسمى أيضًا بسحب المكالمة. يسمح لك بتحويل المكالمة من جهاز واحد إلى آخر أثناء المكالمة.
• أدوات المؤتمرات تسمح بالمؤتمرات الصوتية أو البصرية مع الموظفين أو مجموعة أخرى تقوم بإنشائها.
• التكامل هذه التقنيات تربط نظام ال VoIP بأدوات المكتب الشائعة الأخرى مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو سلاك.
• مراقبة المكالمات يمنح المديرين القدرة على الاستماع إلى المكالمات لأغراض التدريب. عادةً ما يتم تشغيل رسالة تفيد بأن “المكالمة تُراقب لضمان الجودة” في بداية المكالمة.
• همس المكالمات تسمح هذه التقنية للمدير بأن يهمس في أذن ممثل الهاتف لمساعدته في تدريبه خلال المكالمة في الوقت الحقيقي.
• استدعاء barging يتيح للمديرين الانضمام إلى المكالمة إذا لم يتمكن ممثل الهاتف من تلبية احتياجات العميل بشكل كافٍ.
• تدوين سجلات مكتوبة مفيدة للمكالمات يمكن استخدامها للتدريب أو كدليل على محادثات المكالمات.
• تسجيل المكالمات يمنح المديرين الفرصة لاستعراض ليس فقط الكلمات التي قيلت ولكن النبرة والتسليم التي قيلت بها.
• الاتصال السريع ميزة توفير الوقت تتيح للموظفين الاتصال بأرقام يتصلون بها بشكل متكرر بنقرة أو نقرتين فقط.
• المكالمات دعوات المكالمات تتم إعادتها إلى جهاز آخر حتى تتمكن من استقبال المكالمات من موقع آخر بعيد عن المكتب.
• الفاكس الرقمي يُزيل الحاجة إلى جهاز مكتبي قديم تقريبًا. بينما لا تستخدم معظم الشركات الفاكسات بشكل نادر، يمنحهم ذلك القدرة على القيام بذلك من جهاز الكمبيوتر.
• تحليلات المكالمات يوفر للمديرين البيانات الرئيسية حول أوقات المكالمات والتحليلات الحاسمة حول المكالمات.
• الدردشة الحية بديل حديث يفضله العديد من المستهلكين لاستخدامه بدلاً من ترك رسالة والانتظار لاستدعاء الاتصال.

لكل ما يقوم به، تكون أنظمة ال VoIP عادة أرخص من الحصول على خطوط أرضية لنفس عدد أرقام الهواتف

بسبب أن تكنولوجيا الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) هي حلاً شاملاً يقدمه معظم مقدمي الخدمة، هناك إضافات يمكنك طلبها لتخصيص عملك وتلبية احتياجاته الفريدة. تشمل بعض الإضافات الشهيرة:

أرقام الهواتف الافتراضية والغرور

عند طلب رقم هاتف، يمكنك طلب من مزود الخدمة رقم هاتف افتراضي أو رقم هاتف ذو طابع خاص. يسمح لك الرقم الهاتف الافتراضي بالحصول على رقم من منطقة جغرافية لا تقيم فيها، مما يساعدك على خدمة العملاء بشكل أفضل من أي مكان في العالم. ويعتبر رقم الهاتف ذو الطابع الخاص سهل الحفظ لأنه يرتبط الأحرف بالأرقام، وغالباً ما يمثل جزءً من اسم الشركة أو شعارها.

مؤتمرات الفيديو

يمكن للشركات استخدام تقنية مؤتمرات الفيديو لعقد اجتماعات داخلية أو لإجراء لقاء افتراضي وجهاً لوجه مع العملاء. هذا جزء من نموذج الأعمال الجديد، وخاصة بعد الجائحة، وهو شيء ستتمناه معظم الشركات كإضافة لنموذجها الأساسي. يدمج تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) أفضل برامج مؤتمرات الفيديو مع وظائف الاتصال.

المكالمات الجماعية

استضافة المكالمات الهاتفية المؤتمتة هي وسيلة هامة لعقد اجتماع افتراضي أو ندوة. تستخدم أفضل مزودي خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت تكنولوجيا المكالمات الهاتفية الجماعية الرائدة وتجعلها تجربة سلسة.

إدارة علاقات العملاء

معظم الشركات ترغب في أن يتكامل نظام هواتفها مع برامج إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بها. وهذا يعني أن لدى ممثلي الهاتف الخاص بك الوصول إلى تفاصيل العملاء المهمة والمشتريات أثناء إجراء المكالمة. إنه وسيلة فعالة لتزويد فريقك بالبيانات. تعمل أفضل مزودي خدمة VoIP مع أنظمة CRM الأفضل.

معظم أصحاب الأعمال يعتقدون أن جميع أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت متشابهة. هناك بعض الاختلافات في أنواع خدمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت التي يمكنك الحصول عليها.

مستضاف

خدمة الهاتف الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت المستضافة تختلف عن حلول الهاتف الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت الموجودة داخل المؤسسة. عندما يكون كل شيء داخل المؤسسة، يتم تثبيت وصيانة كل شيء من المعدات إلى الاتصال من قبل الشركة التي تنفذ النظام. أما عندما يتم استضافته، يتم صيانة نظام الهاتف الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت بواسطة مزود النظام. الشركة التي تنفذ نظام الهاتف تحتاج حقًا فقط إلى توفير الهواتف واتصال الإنترنت. يتحمل مزود الخدمة جميع تكاليف الأجهزة الباهظة الثمن الأخرى.

مستند إلى السحابة

يستخدم أنظمة الهواتف الصوتية عبر الإنترنت القائمة على السحابة الإنترنت لإجراء المكالمات واستضافة كل شيء على شبكة الخوادم لدى مزوّدي الخدمة. عندما يختار العمل هذا النوع من أنظمة الهواتف، لا يجب إدارة العتاد؛ ببساطة يقومون بتوصيل الهواتف والاتصال.

UCaaS

الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS) هي تكنولوجيا اتصالات معتمدة على السحابة تعتمد على ست وظائف رئيسية للاتصالات. الوظائف الستة للاتصالات هي:

• سعة الهاتف
• مؤتمرات الصوت والفيديو والويب
• المراسلة الموحدة
• التراسل الفوري
• التنقل
• العمليات التجارية التي تم تمكينها بواسطة الاتصالات

تتجاوز خدمة الاتصالات في السحابة القابلة للتكيف مجرد حلول الصوت عبر بروتوكول الإنترنت وتدمج أيضًا حلول SIP. يمكن تخصيص الأنظمة لخدمة احتياجات الأعمال الخاصة. تساعد أفضل مقدمي خدمات الاتصالات في السحابة الشركات على تحسين عملياتها وتبسيط العمليات اليومية.

CPaaS

منصة الاتصال كخدمة (CPaaS) تقدم خدمات الاتصال المخصصة القائمة على السحابة لأنظمة الاتصال الموحدة. نظرًا لأنه قابل للتخصيص، فهو متكيف تمامًا مع أي نشاط تجاري واحتياجاته. تم دمج كل شيء للعمل في الوقت الحقيقي على المنصة ولا حاجة للوصول إلى أنظمة خارجية.

هناك العديد من مقدمي خدمات VoIP يتنافسون هناك للحصول على عملك. قد يكون من الصعب التمييز بين أيهم هو أفضل خدمة VoIP بالنسبة لك. في الواقع، هناك حتى بعض مقدمي خدمات VoIP المجانية التي يمكنك الحصول على خدمات منها. اختيار أفضل خدمة VoIP لعملك غالبًا ما يكون مرتبطًا بالعوامل التالية: خطط التسعير: عند اختيار مزود الخدمة، من المحتمل أن يكون السعر هو اعتبار رئيسي. تريد أن تكون الحلول أقل تكلفة من الخطوط التناظرية وقادرة على توفير لك جميع الميزات التي تحتاج لتشغيل عملك بنجاح. في الوقت نفسه، عند النظر في الخطط، انظر إلى الميزات المقدمة في كل مستوى. ستجد أن معظم الخطط الأساسية، التي تكون الأرخص سعراً، تحتوي على أقل عدد من الميزات وقد تضطر لدفع مزيد من المال للحصول على ما تريد. جودة الخدمة: انتبه بشكل خاص إلى كيفية التعامل مع قضايا الخدمة وما إذا كانت هناك مشاكل متكررة مع المكالمات. لا ترغب في التعاقد مع مزود للخدمة يسقط المكالمات بانتظام أو يواجه مشاكل في الخط. يقدم العديد من مقدمي الخدمة ضمان تشغيل بنسبة 99.99٪. يجب أن يساعد ذلك على زيادة ثقتك بأن تكنولوجيتهم ستتحمل الاستخدام اليومي الذي تقوم به. أدوات الاتصال والتعاون: تركز مزودو خدمة الصوت عبر الإنترنت (VoIP) على تقديم ميزات الحديث والنص بشكل خاص. يوسع البعض منهم لتقديم أدوات مركز الاتصال، بينما يهدف البعض الآخر إلى أن يكونوا “حلاً شاملاً” للشركات. إذا كنت بحاجة فقط إلى رقم احترافي ونظام هاتف أساسي، ستقدم العديد من الخيارات حلاً مكثفًا كلفته.

إذا كنت ترغب في تجربة تشبه الاستخدام الموحد للاتصالات والخدمات (UCaaS)، فحاول الالتفات نحو مزودي الخدمة الذين يقدمون خدمات المؤتمرات الصوتية والمرئية وميزات غرف الدردشة. سيجعل ذلك الأمر أسهل ليس فقط لكونك متاحًا للزبائن ولكن أيضًا لتمكين الموظفين من التواصل والتعاون بشكل أفضل على المشاريع. رضا العملاء: في أبحاثك، انظر إلى آراء العملاء. كم هم راضون عن جودة البرنامج والدعم المتعلق؟ هل هناك عملاء بقوا مع مزود خدمة VoIP لسنوات؟ كن حذرًا من آراء العملاء الأخيرة حيث يمكن أن تشير مجموعة من التعليقات السلبية بعد التحديثات أو تغيير في السياسات إلى أن ما كان خدمة رائدة في وقت سابق قد تكون على وشك الانخفاض بشكل كبير في قاعدة عملائها. دعم: توفر بعض شركات ال VoIP دعما للعملاء على مدار 24 ساعة / 7 أيام في الأسبوع، بغض النظر عن خطة الخدمة التي تشترك بها. بينما تقوم البعض الآخر بتقييد الوصول إلى دعم العملاء بشكل كبير على الفئات الدنيا، مما يجبرك على الترقية إلى خيارات أكثر تكلفة لضمان القدرة على الوصول إلى وكيل حي. يجب على أصحاب الأعمال الذين يتوقعون مساعدة بشرية في أي وقت يحدث فيه طارئ أن يضعوا في اعتبارهم بشدة مقدمي خدمات ال VoIP الذين يعتبرون دعم العملاء عالي الجودة أحد أولوياتهم.