يعتبر مديرو المشاريع الأشخاص الأمثل لإنجاز الأمور بكفاءة وفاعلية. يحرصون على أن تبقى المشاريع في المسار الصحيح، وأن تبقى الفرق منسقة، وأن تتحقق الأهداف. ولكن ما الذي يجعل مدير مشروع جيدًا؟
يجب على مدير المشروع الناجح أن يمتلك مزيجًا من المهارات التقنية والقيادية والتواصلية. فيما يلي 10 مهارات إدارة المشاريع التي يجب على جميع مديري المشاريع العظام امتلاكها من أجل النجاح:
1. يبسط الاتصال
المديرين المشاريع الجيدين قادرون على التواصل بوضوح وفعالية حول ما يجب فعله ومتى، حتى يعرف جميع الأشخاص المعنيين ما يتوقع منهم. ويشمل ذلك إبقاء أفراد الفريق على علم بأي تغييرات في المشروع بالإضافة إلى تقديم التغذية الراجعة والإرشاد.
تقول PMI إذا استمرت هذا المستوى من التواصل، “هناك خطر فقدان النتائج المتوقعة أو نتائج أخرى”.
يا لها من صدمة. هل يمكن أن يكون كثرة التواصل سيئًا؟ نعم، عندما لا يكون منظمًا أو واضحًا أو عندما تتكون “التواصل” الخاص بك من بضع رسائل بريد إلكتروني غير متصلة. قدرة على التواصل تصنع فارقًا كبيرًا في نجاح أو فشل المشروع.
تعتقد أن المديرين المشاريع الفعالين يجب أن يعرفوا كيف يفعلون ذلك باستخدام أدوات إدارة المشاريع الجيدة. هذه القدرة هي مهارة تواصل مغفلة.
أداة إدارة المشاريع القوية مثل ClickUp تساعدك على تبسيط التواصل، وتوفير تحديثات للمساهمين / الرعاة وتحديد بوضوح مواعيد تسليم العمل والمهام.
2. إيجابي حول العمل
إذا شعر مدير المشروع بأن العمل غير معقول أو غير قابل للتحقيق، كيف سيشعر باقي أعضاء الفريق؟
إن لدى مدير المشروع العظيم القدرة على فهم أولويات المنظمة، وترجمة تلك القيم إلى فريقه في المشروع، والتواصل بكيفية ارتباطها بالمشاريع والمهام الفردية. يعمل هؤلاء مديري المشاريع أيضًا مع الفريق على وضع استراتيجيات لتحقيق تلك الرؤية.
لتحقيق المواعيد النهائية والتواريخ النهائية وللحفاظ على المشروع في الوقت المحدد، يجب أن يكون مدير المشروع إيجابيًا حول العمل المناط به، مساعداً الفريق بأكمله على تحقيق ذلك.
يتطلب التوازن بين الإيجابية والواقعية حول المخاطر والقضايا بصدق وخبرة، وهذا يودي بنا إلى النقطة التالية:
3. يحل المشاكل
قد يبدو هذا واضحًا، لكن مدير المشروع الجيد يمكنه حل المشاكل. والأفضل من ذلك، إذ يتم تفويضهم لحل تحديات إدارة المشروع. سيتضمن حل المشكلات الأساسية هذه الخطوات الخمسة.
- تحديد المشكلة
- تحديد الأسباب
- توليد الحلول
- تحليل الحلول
- اتخذ إجراء
تبدو تلك الخمس خطوات بسيطة، ولكن في كثير من الأحيان لا نأخذ الوقت الكافي للتأكد من اتباعها بوضوح. قد نكون نعرف المشكلة، ولكن لا نقوم بتقييمها من جميع الزوايا أو توثيق أفكار الفريق حول ما يجب القيام به بعد ذلك.
قد تعني ذلك سحب القلم والورق للتركيز حقا والتفكير في ما حدث. اكتب كل خطوة من العملية وادون أفكار حول ما عمل وما لم يعمل في كل مرحلة.
إليك مثال على استخدام هذه قائمة مراجعة إدارة المشروع لحل مشكلة لدى موظف: الخطوة الأولى: تحديد المشكلة يواجه الموظف صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية. الخطوة الثانية: تحديد الأسباب لديهم الكثير من العمل على طاولتهم وليس لديهم وقت كافٍ لإكمال كل شيء. الخطوة الثالثة: توليد الحلول الحلول الممكنة قد تشمل تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين، وتحديد المواعيد الواقعية، أو استخدام أداة إدارة المشاريع لإدارة أعباء العمل بشكل أفضل. الخطوة الرابعة: تحليل الحلول تحليل الحلول سيتضمن ميزانية الجوانب الإيجابية والسلبية لكل حل وتحديد ما يعمل بشكل أفضل لكل عضو في الفريق. الخطوة الخامسة: اتخذ إجراء بمجرد أن تحدد ما هو الحل الأفضل، حان الوقت لاتخاذ الإجراء وتنفيذ خطة إدارة المشروع الناجحة.
يمكن أن يرفع هذا القائمة التفصيلية البسيطة لحل المشكلات مدير مشروع مقبول إلى واحد موثوق به.
4. يبقى هادئا
جيد، ليس على مستوى الطبيب في قسم الطوارئ أو رجل الشرطة. ولكن يتعين على مدير المشروع تحقيق توازن بين احتياجات المشروع، جنبا إلى جنب مع أولويات المؤسسة، وإخراج الفريق وأي مساهمات شخصية يجب أن يقدموها أيضًا. دون أن ننسى أي عناصر محبطة قد تكون خارج سيطرة مدير المشروع، مثل النظم أو سير العمل القديمة.
هذا يمكن أن يكون مجهدًا.
لكن يتمتع المدير المشروع الجيد بالقدرة على التراجع قليلًا، وتحليل الخيارات المقبلة واستخلاص الدروس حتى وسط الانتكاسات.
المدير المشروع هو الشخص الذي يجب عليه تنظيف الأمور ومواجهة المشروع مرة أخرى – ربما من منظور مختلف. ولكن في هذه الحالة، يجب على مدير المشروع معرفة ما الذي حدث خطأ وعدم ارتكاب نفس الخطأ مرة أخرى. يجب على مدير المشروع الجيد أن يكون قادرًا على تحديد ما الذي حدث خطأ وتقديم حلول بديلة.
حافظ على هدوئك وقد بحكمة. تعاون مع فريقك لإيجاد الحل المناسب للجميع.
5. المندوبين بشكل جيد
لماذا يعتبر التفويض بشكل جيد مهمًا؟ يمكن لمدير المشروع تحقيق المزيد. قد تكون قادرًا على التقديم لفترة وجيزة، ولكن في نهاية الأمر، ستغمرك المطالب بوقتك.
في الواقع، ستحقق المزيد إذا قمت بتمكين الأشخاص بالطريقة الصحيحة.
“سيزيد الحد الأعلى لما يمكن تحقيقه فقط مع كل شريك تمكينه للمساهمة بأعمالهم الأفضل في أولوياتك المشتركة. وبالمثل، تنخفض قوتك مع كل مبادرة تتمسك بها بدون داعٍ”، كما يشير جيسي سوسترين من PwC في مراجعة هارفارد للأعمال.
وفي هذا السياق، يفهم مدراء المشاريع الناجحون قوا وضعف الأشخاص الذين يديرونهم ثم يستخدمون وينشرون قواهم لزيادة الإنتاج.
يساعد استخدام أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp في التفويض بشفافية، وتقديم تقارير، والتفاصيل، وميزة التعليق. وتتمتع بتسلسل تنظيمي سهل الاستخدام – قوي بما يكفي للفرق تعدية الوظائف، ولكن مع ميزة حصص الخصوصية التي يمكن تخصيصها للمدراء أو المساهمين المحددين فقط.
6. يعطي الأولوية للعمل
كل عنصر لا يمكن أن يكون الأولوية الأولى. وفقًا لتعريفه، يجب أن يتخذ شيء مكان الأولوية الثانية. سيفهم مدير المشروع الجيد كيفية تحديد أولويات العمل للفريق ومن ثم اتخاذ الاختيار الصحيح.
المفتاح هنا؟ فهم العاجل مقابل الهام والتخلص من الضوضاء. قد يصر المموّل أو الأطراف المعنية بالمشروع على العمل فورًا، لكن مدير المشروع الجيد يبقى هادئًا ويعرف كيف يحدد ما هو أهم.
لماذا هذا مهم؟ لأن المهام الهامة تضيف قيمة. إنها قيمة مصفوفة إيزنهاور. مصفوفة إيزنهاور هي نظام يعتمد على الرباعي حيث تفصل المهام حسب أهميتها وقيمتها.
بعد فهم أهمية وقيمة كل مهمة، يقوم مدير المشروع الجيد بتقدير الوقت المطلوب لكل منها ثم يصنفها وفقًا للأهمية من ثمانية.
7. يتعاون ويستمع
التعاون يتعلق بالعمل المشترك، ولتحقيق ذلك بنجاح، الاستماع النشط ضروري. لا يمكنك أن تتعاون بدون الاستماع والسعي للفهم.
إذا كنت تعمل مع فريق مشروع تطوير والشفرة بدأت بالتحلل أو لا يمكن أن تمر عبر مرحلة مراقبة الجودة، عليك أن تقوم بتقييم الوضع قبل الوصول إلى استنتاج. الأسئلة الأولى قد لا توفيك بالجواب الدقيق الذي تحتاج إليه – بدلاً من ذلك، قد تحتاج إلى استخدام نهج مختلفة لإيجاد الحل.
العمل المشترك يساعدك في تجربة أشياء جديدة، والتجربة والعثور على حل واضح.
سيشجع مدير المشروع الجيد على هذا التعاون بين الفريق وخلق بيئة تحفيزية، بدلاً من عزل كل شخص في قفصه الخاص.
الأدوات الجيدة – مثل ClickUp وهذه الأدوات الأخرى للتعاون عبر الإنترنت – يمكن أن تساعدك في إنجاز العمل.
من خلال وجود مجموعة شفافة من المشاريع والمهام، يمكن لأفراد الفريق رؤية ما يجب عليهم فعله والتواريخ التي يجب عليهم الانتهاء منها فيها. يجب أن تعزز الأدوات الجيدة للتعاون الإنتاجية، لا لتنقص منها.
8. يدير الوقت
أحد الأدوار الرئيسية لمدير المشروع هو التأكد من أن الفريق يلتقي بالمواعيد النهائية ويتبع جدول المشروع.
هذا لا يعني تتبع كل دقيقة يتم إنفاقها على المهام أو تدبير كل حركة لهم (سيكون كوابيسًا)، بل فهم ما يحتاج إلى القيام به ومتى يجب أن يتم الانتهاء منه.
إدارة الوقت تشمل أيضًا تتبع ما يحدث في الوقت الحالي وما هي الموارد المتاحة للمهام. هذا هو المكان الذي تبرز فيه أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp، لأنه يمكنك تقسيم العمل إلى قطع قابلة للإدارة تغذي أهداف فريقك الكبيرة.
9. التركيز على أصحاب المصلحة
المعنيون هم أي شخص يؤثر أو يتأثر بمشروعك والمنتجات التي يقدمها.
هؤلاء الأفراد لديهم مصلحة كبيرة في ما تقوم به، لذا عليك التأكد من أنهم على اطلاع دائم بما يحدث. سيحافظ مدير المشروع الجيد على إبلاغ المعنيين، ولكنه سيشرح أيضًا ما يلزم لتقديم ما يبحثون عنه.
هذا ما يفعله مدير مشروع جيد – إنه يبني علاقات مع المعنيين وأفراد الفريق. وبهذه الطريقة، عندما تحدث تغييرات أو تحديات، يمكن لمدير المشروع اتخاذ المبادرة قبل أن تتحول المشكلة إلى أمر أكبر.
10. تحفيز
وأخيرًا، يجب على مدير المشروع الجيد أن يفهم ما هو ممكن وما هي الحدود.
عندما يواجهون تحديًا، يجب أن يكونوا مبتكرين بما يكفي لوضع حلولهم الخاصة وطرق مواجهتها. يجب أن يفكروا خارج الصندوق عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع من أجل مواكبة العصر. انظر ماذا يمكن للتكنولوجيا الجديدة أن تفعل لجعل المشروع يسير بشكل أسرع وأفضل.
مديرو المشاريع المبتكرين والمبدعين هم من يدفعون المشاريع للأمام. إنهم يقدمون حلولاً للمشاكل التي لم يكن الناس يعرفون بوجودها ويجدون طرقًا لجعل ما كان مستحيلاً في السابق، ممكنًا.
كن مدير مشروع رائع لفريقك
المديرين المشاريع الفعّالين يعرفون ما يلزم لرفع مشروع عادي إلى مشروع ناجح حقاً. هذا يتطلب مزيجًا من المهارات الناعمة، والإدارة، والقيادة، إلى جانب مجموعة المهارات التقنية الصحيحة لتحديد الأولويات واتخاذ القرارات الصحيحة.
Leave a Reply